Wendbaar bezuinigen

Dit zijn bijzondere tijden. Als gevolg van COVID-19 zijn de prioriteiten van veel organisaties sterk en soms blijvend veranderd. De waarheid van gisteren is niet de waarheid van vandaag. De nieuwe situatie zet budgetten onder druk. Veel publieke en private organisaties komen in de problemen. Er zijn minder inkomsten, of er moeten onverwachte uitgaven worden gedaan. Er moet bezuinigd of opnieuw gebudgetteerd worden. Door dit op een innovatieve manier aan te pakken is het mogelijk dit proces niet alleen prettiger te maken maar kan het ook de aanloop zijn naar een structureel gezondere en wendbare budgetcyclus. Het kan ook veel van de huidige pijn bij bezuinigen in de organisatie oplossen.

Een pijnlijk proces

Budgetteren op zich wordt door velen al ervaren als een lastig proces. Wanneer je moet gaan bezuinigen is dat natuurlijk helemaal vervelend. We willen altijd meer en zijn juist bezig met het verbeteren van zaken en meer waarde opleveren. Nu we ineens minder kunnen doen betekent dat dat je moeilijke gesprekken moet voeren. Projecten en programma’s die lopen moeten afschalen en soms stopgezet worden. Doelen moeten bijgesteld worden en wellicht moet je zelfs afscheid nemen van mensen. Dat heeft niet alleen gevolgen voor individuen, de gehele organisatie voelt deze pijn. Je probeert zo rationeel mogelijke keuzes te maken, maar hoe bepaal je waarop je het beste kunt minderen? Je probeert zoveel mogelijk waarde voor de lange termijn te behouden maar hebt ook ademruimte nodig op de korte termijn.

Als afdeling financiën heb je met nog meer en specifiekere pijnpunten te maken. De opdracht voor het bezuinigen wordt door de directie gegeven en afdelingen gaan daarna aan de slag om te kijken of ze zaken kunnen, stoppen, minderen of anders kunnen doen. Pas daarna wordt je als afdeling aangehaakt. Vaak zijn er dan al keuzes gemaakt, keuzes waar je misschien niet achterstaat. Als finance professional wil je de organisatie helpen met je expertise. Daarvoor moet je echter op tijd aangehaakt zijn.

 

Waarde maximaliseren

Op een gezonde manier bezuinigen gaat niet over minder geld uitgeven, maar primair over waar willen we ons geld wél aan besteden. Daarmee is het niet alleen een financiële exercitie als wel een gesprek over prioritering. Gegeven de nieuwe situatie: wat is het meest waardevolle of noodzakelijke waaraan we ons gereduceerde budget willen besteden?

Als we wendbaar bezuinigen, gaan we altijd uit van de meest recente inzichten. De kosten die in het verleden gemaakt zijn of investeringen die we al gedaan hebben (sunk costs) mogen ons er niet van weerhouden nú de juiste keuzes te maken. We starten daarom met een schone lei, ook wel zero-based genoemd. Het gesprek op deze manier voeren vraagt om visie en een gezonde dosis lef.

In de praktijk betekent dit dat we twee onafhankelijke gesprekken voeren: We prioriteren met de kennis van nu de opgaven, pas daarna leggen we de beschikbare middelen over de prioritering heen.

 

Bezuinigen naar wendbaarheid – aan de slag

Een bezuinigingsronde is natuurlijk niet prettig. Vaak worden keuzes op de afdeling zelf gemaakt en wordt er eindeloos gemaild en vergaderd. Er wordt door de afdeling een voorstel gedaan en dan gecheckt door financiën en directie en op de grote hoop gegooid. Deze kan energieker, soepeler én we kunnen deze aangrijpen om het budgetteringsproces structureel beter en veerkrachtiger in te richten. Het energieker en soepeler zit in het proces. Je kunt samen met financiën de keuzes voorbereiden en uiteindelijk in een gezamenlijke ‘big room’ de gesprekken voeren en keuzes maken. Je kunt een ‘dedicated’ team op de opdracht zetten dat in een aantal sprints en in nauw contact met de stakeholders de beste oplossing vindt. Dit is een intensief proces maar niets vergeleken met het maken van de verkeerde of niet-gedragen keuzes. Wat het best past bij jouw organisatie is afhankelijk van de organisatiecontext.

Kortom: het bezuinigings probleem kun je en moet je op een andere manier aanpakken wanneer je wendbaarheid voor de toekomst wilt creëren. Dat vraagt niet alleen om een ander gesprek, maar ook de flexibiliteit in het proces die nodig is om met de huidige crisis om te gaan kunnen behouden nadat de crisis voorbij is.

 

Contact

Benieuwd hoe wendbaar bezuinigen jouw organisatie zou kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact op.