Wat maakt een Obeya zo effectief?
Een een goed ingerichte Obeya bevat een aantal elementen die zorgen voor succes. Ten eerste de informatie: die moet niet alleen begrijpelijk en betrouwbaar zijn, maar ook relevant en leiden tot een goed gesprek. In de Obeya beslis je op basis van feiten. Dit doen we met visueel management: hierdoor kijken mensen letterlijk naar hetzelfde plaatje. Daarnaast zorgen we ook voor “Data Eigenaren” – mensen die verantwoordelijkheid nemen voor het up-to-date houden van data.
Credit: User Story Mapping, by Jeff Patton (O’Reilly, 2014).
Maar een Obeya is méér dan informatie op de muur. Minstens net zo belangrijk is wie je uitnodigt en hoe je dat faciliteert. Belangrijk is om de juiste mensen bij elkaar te krijgen zodat je samen gedragen beslissingen kunt maken. Daarnaast is het ook belangrijk om aandacht te hebben voor het gedrag en de cultuur binnen de Obeya: mensen komen deze ruimte in om samen inzichten op te doen en beslissingen te maken. Tot slot is psychologische veiligheid en een groeimindset belangrijk: feedback en leren zorgen er immers voor dat je steeds betere beslissingen kunt maken.
Aanpak
Onze aanpak is meerzijdig: we kijken naar zowel de data, het bouwen, het leiderschap, de facilitatie en de benodigde cultuur- en gedragsverandering om mensen in beweging te krijgen en impact te maken.
We gaan als volgt te werk:
Stap 1 – Introductie workshop
Hierin bepalen we de bedoeling van een Obeya, en of de Obeya hiervoor het juiste instrument is.
Stap 2 – Rollen en ritme bepalen.
We bepalen wie de Obeya bouwt (“Bouwer”), wie de sessies faciliteert (“Host”) en wie de data aanlevert en up-to-date houdt (“Data Eigenaren”). Volgens het “voor doen, samen doen, zelf doen” principe zullen wij bouwen en facilitatie eerst voordoen, en daarna overdragen naar de organisatie. We zorgen dat er regelmatige sessies in de Obeya worden ingepland in de agenda’s, want regelmaat is sleutel tot succes!
Stap 3 – Voorbereiding: Obeya Bouwsessie
Het Obeya team gaat aan de slag om de juiste informatie te verzamelen en de Obeya te bouwen. Met onze partner Agile Walls kunnen wij prachtige modulaire fysieke muren leveren. De eerste sessie wordt voorbereid en gecommuniceerd binnen de organisatie.
Stap 4 – De eerste Obeya sessie
We faciliteren de eerste Obeya sessie met alle mensen.
Stap 5 – Zelf doen
We begeleiden de bouwer en host om zélf de Obeya voortdurend te blijven verbeteren (bouwen) en regelmatig sessies te faciliteren. De inzet bestaat uit voordoen, trainen en individuele coaching totdat de organisatie het zelf kan.
Onze expertise
- We worden erkend als expert door Obeya Association, het wereldwijde kennisinstituut over het Obeya gedachtegoed.
- We zijn internationaal spreker op het gebied van Obeya, met name over het faciliteren ervan: een Obeya is méér dan visueel de informatie aan de muren hangen.
- We bouwen fysieke Obeya’s in samenwerking met onze partner, AgileWalls.
- We bouwen ook digitale Obeya’s.
Voorbeelden van digitale en fysieke Obeya’s
Bij gemeente Amsterdam hebben we een Obeya ingericht voor de wildemanbuurt. Hier kwamen 5 opgaven bij elkaar en konden we effect-gestuurd werken: uitvoering komt bij de regisseurs. Het multidisciplinair team met partners bracht energie en maakte impact mogelijk. De visualisatie is gebaseerd op Agile Portfolio Management.
Bij gemeente Almere hebben we een fysieke muur gebouwd met de modulaire elementen van AgileWalls.
Meer lezen over Obeya
