Wat is Obeya?
Een obeya is een ruimte waar alle informatie te vinden is over de visie, strategie, koers en doelen van je organisatie en teams. Van voorin de keten (signalen uit de buitenwereld en trends) tot achterin (operationalisatie en kpi’s). Wij gebruiken obeya’s ook om de voortgang van de agile transformatie inzichtelijk te maken en gezamenlijk met het management focus aan te brengen.
In gesprek in de obeya (via WeBuildObeya)
De Obeya in de praktijk
Obeya is Japans voor ‘de grote kamer’. Het gebruik van een obeya vindt haar oorsprong in Lean en het Toyota productiesysteem. Het doel is om gezamenlijk overzicht te creëren. Vergelijk het met de brug van een schip of een verkeerstoren: één ruimte waar alle meeste recente informatie zichtbaar is. Een obeya is een handig hulpmiddel op managementniveau in agile organisaties. In de obeya is visueel zichtbaar gemaakt waar de organisatie staat in de realisatie van haar doelen en strategie. De prestatiecriteria hangen aan de muur en zijn inzichtelijk voor iedereen. De criteria worden in een vast ritme besproken en geupdate.
Obeya is goed te gebruiken in combinatie met Big Room Planning en Agile Portfolio Management. Beide middelen helpen directie en management teams om hun strategie door te vertalen naar alle projecten en activiteiten in de organisatie en deze te prioriteren. Beide vragen om kortcyclisch bijsturen van de strategie in gezamenlijkheid met alle collega’s.
Wat levert het op?
- Radicale transparantie. Heel veel informatie zit in ons hoofd. Dit wordt echter pas waardevol wanneer we het met elkaar delen. Als we dit delen kunnen we andere mensen hierin meenemen en kun je samen sturen op doelen en resultaten. Het bijkomend voordeel van radicale transparantie is het overbodig maken van controle. Als alles transparant is kun je sturen vanuit vertrouwen en hulp bieden en krijgen waar het nodig is. Een veelgehoorde klacht van managers en directies is dat de strategie niet leeft, ondanks dat zij zelf het gevoel hebben dat ze de strategie toch vaak uitleggen. Obeya biedt hier een helpende hand: doordat je missie visie, het pad daar naartoe en de huidige stand van zaken op elk moment inzichtelijk is, wordt strategie iets van iedereen.
- Verbinding. Een obeya geeft je de mogelijkheid om het strategisch, tactisch en operationeel niveau aan elkaar te koppelen. De organisatiepurpose en doelen worden vertaald naar programma’s, projecten en activiteiten, die weer bepalen wat er dagelijks op de werkvloer gebeurt. Als directie en andere inhoudelijk verantwoordelijken heb je een overzicht van alles wat er binnen de organisatie gaande is en kun je dit met elkaar verbinden. Bovendien krijg je een beter zicht op waar afhankelijkheden zitten.
- Kortcyclische sturing. Doordat je al het werk inzichtelijk hebt gemaakt en weet hoe het strategisch, tactisch en operationeel niveau met elkaar zijn verbonden, heb je de mogelijkheid om keuzes te maken en sturing te geven. Als organisatie moet je keuzes maken. Niet alles kan belangrijk en urgent zijn. Een obeya faciliteert het maken van deze keuzes. Je moet het nog wel zelf doen. Door kortcyclisch het strategische gesprek te voeren wordt het gemakkelijker om bij te sturen, koerscorrecties kunnen immers kleiner zijn. Daarnaast beperk je het risico dat je strategie uit de pas loopt met wat de realiteit van je vraagt.
Voorbeeld van een gedeeltelijke indeling van een obeya muur (via WeBuildObeya)
5 tips voor het inrichten van een obeya
- Houd het simpel: wanden vol zeer ingewikkelde informatie en spreadsheets, waarbij een presentatie nodig is om het te begrijpen, is niet de bedoeling. Hiermee lijkt alsof je organisatie transparant is, maar eigenlijk begrijpt niemand wat er staat. Kortom maak een obeya room met elkaar. Bepaald welke informatie iedereen wil zien en hoe je deze informatie visueel maakt.
- Actualiseer in een vast ritme: Het risico bestaat dat je de obeya in januari vult en dat je daarna geen update meer doet. Het is dan een waardeloze ruimte met oude informatie. Dit vraagt dus ook van je organisatie dat je een agile strategie hanteert die aanpasbaar blijft. Kortom: zorg dat ieder team (en dus ook directie) de informatie voortdurend bijwerkt. Het kan helpen om de datum erop te zetten, zodat meteen inzichtelijk is hoe oud de informatie is.
- Pas de bestaande overlegstructuur aan: Om de obeya echt voor je te laten werken moet de vergaderstructuur aangepast worden. De agenda van het managementteam vul je met prioriteiten van dat moment. Aan de hand van de overzichten neemt het leiderschap besluiten. De rol van het management verandert naar het aanscherpen van kaders, bijstellen van doelen, keuzes maken en het slechten van drempels zodat de werkvloer kan doen wat nodig is om de klant goed te bedienen en productiedoelen te halen. De transparantie die je beoogt, vergt ook dat je kijkt naar wie aansluiten in de overleggen om metrics toe te kunnen lichten. En nog een voordeel: obeya meetings zijn vaak strak, kort en inspirerend.
- Let op de onderstroom: Hoe ‘objectief’ een obeya er ook uit kan zien, uiteindelijk speelt in een gesprek van een directie veel meer dan de zichtbare feiten. En juist in het voeren van het gesprek ligt de sleutel. Als men hierin kwetsbaarheid kan laten zien, ruimte houdt om fouten toe te geven en met elkaars persoonlijkheden leert werken, levert dat een vermenigvuldiging op van de teameffectiviteit. Een goede coach of facilitator zorgt ervoor dat de obeya niet alleen de plek is waar informatie zichtbaar is, maar waar ook het goede gesprek plaatsvindt. Soms over wat er te zien is, maar soms ook over wat er onzichtbaar is.
- Maak de obeya aantrekkelijk: De schoonheid van de obeya kamer trekt mensen aan. Met mooie wandplaten zoals die van WeBuildObeya, kies je zelf de modellen die je deel wilt maken van de obeya en combineer je die tot een indrukwekkende muur. Door kleuren en vormen al in de achtergrond te verwerken, wordt het geheel meer dan een verzameling post-its.
