Het team Analyse & Intelligence (A&I) van gemeente Helmond is een hecht, negenkoppig team van collega’s die al een tijd samenwerken. Hun missie: ervoor zorgen dat het gemeentebestuur, de gemeenteraad, het management en de partners in de stad op basis van feiten en cijfers weloverwogen keuzes kunnen maken. Daarvoor worden uiteenlopende informatieproducten ontwikkeld, zoals dashboards en factsheets. Voorheen nam het vaak maanden in beslag voordat de klant zo’n product geleverd kreeg. Laat staan dat die tool direct naar tevredenheid was. Tijd voor een andere aanpak.
Basis agile in drie dagen
Het idee was dat agile scrum zou kunnen helpen om meer te halen uit A&I. Meer structuur, meer overzicht, meer focus, meer effect, meer plezier. Zodoende werd Organize Agile gevraagd om het team te trainen in deze nieuwe manier van werken. Jorike startte inderdaad met een driedaagse training waarin alle basisonderdelen werden geleerd en geoefend, zoals: het agile manifest, werken met sprints in een vast ritme, de rollen en ceremonies. Jorike: “Na deze dagen had het team voldoende basiskennis. Dat is prettig, want dan werkt iedereen vanuit hetzelfde niveau en perspectief. Maar belangrijker, ik wilde vooral een andere mindset activeren waarin ‘waarde voor’ en ‘leren met de gebruikers’ centraal staan. Gelukkig pakte dit team dit heel goed op en mocht ik hen ook na de training blijven coachen.”
Kortcyclisch, meer waarde
Jorike introduceerde het belang van kortcyclisch opleveren.“Dit team was gewend om projecten eerst volledig uit te denken vóórdat ze tot uitvoering overging. Daarom duurde het heel lang voordat de klant iets kreeg waar hij iets aan had. Als agile trainer/coach daag ik de groep dan graag uit. Hoe kun je dit proces radicaal versnellen? Kun je bijvoorbeeld opleveringen kleiner maken? Dus niet de klant laten wachten op een perfect product, maar snel een eerste, -wellicht nogal brakke-, versie bieden waarmee hij in ieder geval al íets kan.” Het team vond dit behoorlijk spannend. Toch weerhield het ze niet om de uitdaging aan te gaan. Jorike: “Ik moet zeggen; dit team durfde echt te experimenteren. Dat scheelt een hoop. Zo leverde dit team in slechts één sprint al een dashboard op. Was dit perfect? Verre van! Maar door deze versie meteen ook met de gebruiker te evalueren en te verbeteren, wist het team direct op de behoeften in te spelen en zo meer waarde te leveren.”
Training in praktijk
Marian Foolen-Huys, expert Analyse & Intelligence bij gemeente Helmond, volgde het traject en vertelt enthousiast: “Het kortcyclisch opleveren is nu onze manier van werken. Gedurende ons ontwikkelproces demonstreren we de actuele versie van ons product aan de klant. We leveren elke cyclus weer een beetje meer waarde. En nog mooier, ook onze totale doorlooptijd is er korter op geworden. Zij blij, wij blij. Win-win dus!”
Kritisch prioriteren
Tijdens het coachingstraject werd ook helder dat A&I veel focus verloor doordat het team veel ad hoc werk oppakte, zelfs ten koste van gepland werk. Jorike coachte het team om kritischer te prioriteren. Hoe acuut is het werk écht? Hoeveel ‘bloed’ vloeit er als iets geen voorrang krijgt op het geplande proces? Vaak blijkt dat mee te vallen. Marian merkt hoeveel verschil dit inzicht maakt: “We stellen nu scherper en openlijk de vraag: is dít echt nú nodig? Zo ja, dan pakken we het op. Of deels. Maar we durven ook sneller ‘nee’ te zeggen. Dat betekent niet dat we de vraag afwijzen, maar niet nú oppakken. Want lopende klussen leveren soms meer op, juist doordat we ze afronden.”
Van eiland naar eenheid
Een mooie bijvangst van het agile werken is een sterker teamgevoel. “Waar collega’s voorheen de neiging hadden om ieder zijn eigen ding te doen, doen we nu veel meer vanuit gezamenlijkheid”, gaat Marian verder. Ze noemt het digitale sprint-bord waardoor iedereen hetzelfde beeld heeft van waar het team aan werkt, wie welke taak heeft opgepakt en wie nog ruimte heeft. “We doen het nu meer samen, minder vanaf aparte ‘eilandjes’. Iedereen werkt nog steeds gefocust, maar dat eilandjes-gevoel is stukken minder. Ik zie echt dat we elkaar meer helpen als de één wat meer tijd heeft dan de ander. Het werk is nu meer van iedereen.” Ook Jorike kijkt met trots terug op het traject, vooral omdat ze échte verandering ziet. “Ik hoor bij organisaties te vaak de aanname ´Als we leren scrummen, dan zijn we agile’. Niet dus. Je dóet misschien wel iets agile. Om agile te kunnen zíjn, vraagt veel meer om verandering van mindset, houding en gedrag. Daar kan coaching bij helpen.”
