Agile in 3 minuten uitgelegd
Een korte geschiedenis
De ontstaansgeschiedenis van agile is het beste te begrijpen door te kijken naar de technologische revoluties die hebben plaatsgevonden. Naar ons idee, zijn manieren van organiseren altijd gekoppeld aan wat je produceert. Die producten zijn over de afgelopen eeuwen sterk veranderd:
- 18e en 19e eeuw: opkomst van de stoommachine
Dit betekende het ontstaan van professioneel ‘management.’ De nieuwe machinerie vereiste vergaande deling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Een ‘manager’ overzag dit geheel. - 19e en 20e eeuw: opkomst van de verbrandingsmotor
Deze motoren maken producten mogelijk die nóg complexer zijn. Bijvoorbeeld auto’s met vele onderdelen. Dit betekende nog uitgebreidere processen, waarbij efficiëntie het streven werd. Denk bijvoorbeeld aan de Toyota productie filosofie en lean management. - 20e en 21e eeuw: opkomst van software en het internet
Deze technologie verschilt fundamenteel van de anderen: software is voortdurend aan te passen en dankzij het internet oneindig te verspreiden en te updaten. Dit betekent dat verandering aan de orde van de dag is en daarmee nieuwe wendbare vormen van organisatie en management nodig zijn. Centraal staat niet langer efficiëntie, maar aanpassingsvermogen, snelheid en effectiviteit.
Softwareontwikkelaars en teams hebben, zonder zich er helemaal bewust van te zijn, de agile revolutie gestart. Zij kwamen erachter dat ze niet konden werken met uitgebreide plannen, verstrikkende hiërarchie en lange procesbeschrijvingen. Het moest anders. Dus ontwikkelden ze nieuwe manieren van denken, werken en organiseren, die draaien om wendbaarheid.
De agile principes
De groei naar een wendbare organisatie noemen we een agile transformatie. Wanneer ben je een wendbare, ofwel agile organisatie? Vanuit onze brede ervaring kunnen we vier belangrijke kenmerken van een agile organisatie benoemen: ze hebben een flexibele strategie, multidisciplinaire teams, ze werken in korte cycli én ze werken visueel.
1. Flexibele strategie
Agile organisaties hebben een heldere purpose: ze weten waarom ze bestaan. Hoe je daar komt is voor de lange termijn niet meer te voorspellen. Daarvoor verandert de wereld te snel. Vandaar dat agile betekent dat je een flexibele strategie maakt. Die strategie stel je op met alle onderdelen van de organisatie én met een minimum aan ‘papieren plannen’.
2. Multidisciplinaire teams
Een agile organisatie bestaat niet uit afdelingen, maar uit teams. Deze teams zijn multidisciplinair, kunnen snel en zelfstandig handelen en ze experimenteren. Ook hebben de teams de drang om steeds beter te worden. Om teams en groepen van teams te laten samenwerken, spreken agile organisaties een duidelijke werkwijze af. Belangrijk is dat leiders in wendbare organisaties gedrag ontwikkelen om deze teams effectief te ondersteunen: ze werken volgens de principes van agile leiderschap.
3. Korte cycli
Met een vast ritme, krijgen agile organisaties resultaten voor elkaar. Deze ‘hartslag’ helpt teams om telkens op korte termijn, iets waardevols te bereiken voor de klant en om daarvan te leren. In de regel doet elk team dit in een cyclus van één tot drie weken. Interne opdrachtgevers, klanten en andere stakeholders helpen om aan het begin van elke cyclus richting te geven. En aan het eind van iedere cyclus geven zij ook feedback over de resultaten: snel bijsturen is dus de nieuwe werkwijze. Gedetailleerde lange termijn planningen? Daar doen agile organisaties niet meer aan!
4. Visueel werken
In één oogopslag wil je als team kunnen zien hoe de voortgang is in het project. Informatie over een klant die alleen bekend is bij een deel van het team? Een teamlid dat zijn taken niet af heeft en er mee weg probeert te komen? Alleen als je zo goed mogelijk alle informatie deelt en zichtbaar maakt kan het team het beste resultaat halen.
Agile als manier van denken
Het fundament van wendbaar organiseren zit in een specifieke manier van naar de wereld kijken. Met de agile bril op:
- Vrees je geen onzekerheid, maar omarm je die
- Zijn mensen niet lastig, maar het vertrekpunt
- Is wat je doet nooit af, maar altijd in ontwikkeling
- Zijn aannames er niet om op te schrijven, maar om te testen
- Gaat het niet om het beste individu, maar om een sterk team
Bovenstaande voorbeelden geven een duidelijk beeld van de waarden en principes die centraal staan binnen agile organisaties. Er zijn al verschillende agile waardensets, deze vind je onder andere bij Modern Agile (een community van mensen die geïnteresseerd zijn in het stroomlijnen, vereenvoudigen en verbeteren van de manier waarop mensen leren agile te zijn) evens als andere organisaties waaronder Eneco, KPN en Bosch.
Net als bij andere waarden, moet je agile waarden tastbaar maken en uitdragen. Het ontwikkelen van de agile manier van denken krijgt pas echt toegevoegde waarde als dit op de lange termijn wordt ingezet.
Agile als manier van werken
Op basis van de agile manier van denken, zijn er door organisatieontwikkelaars, ondernemers en coaches allerlei manieren van werken bedacht. Deze manieren geven concreet aan welke stappen je kunt zetten bij het oplossen van een uitdaging binnen de organisatie. We noemen hier de belangrijkste agile werkwijzen van dit moment, per toepassingsgebied:
1. Kanban
De methode Kanban is een agile werkwijze die zich goed leent voor (productie) werk door het verminderen van opstoppingen in workflows. Het werkt met een redelijke mate van voorspelbaarheid, of zeer korte deadlines.
2. Scrum
Het Scrum framework draait om het managen van werk en projecten. De aanpak maakt gebruik van rollen, lijsten en bijeenkomsten.
3. Agile Portfolio Management
Agile Portfolio Management stelt teams in staat om inzicht te krijgen en de verbinding te leggen tussen mensen, ambities en activiteiten, en samen te sturen op wat belangrijk is. Het bevordert effectiever werken met verschillende afdelingen aan doelen die project overstijgend zijn.
4. Kort-cyclisch budgetteren
Kort-cyclisch budgetteren met Beyond Budgeting
5. Zelforganisatie
Ontwikkelen van een team met Zelforganisatie
Afhankelijk van de context, zullen er altijd verschillende agile werkwijzen geschikt zijn. Niet alles kan met Scrum worden aangepakt. Agile Portfolio Management kan naast afdelingen ook in een College van Burgemeester en Wethouders worden ingezet. Het is de kunst voor de agile coach en andere organisatieontwikkelaars om de juiste werkwijze te kiezen en om die zo toe te passen dat teams en organisaties hierdoor geholpen worden.
Agile als manier van organiseren
Een organisatie die wendbaarheid omarmt, zal uiteindelijk ook de eigen structuren, processen en systemen doorontwikkelen. Ook daar is niet één recept voor. Wel zijn er inmiddels uitgewerkte ‘raamwerken’ die helpen om (delen van) een organisatie vorm te geven.
Hier een aantal varianten van agile organiseren, met de betreffende raamwerken:
- Het inzetten van stabiele, multidisciplinaire en opgavegerichte teams met behulp van het Bow-tie model.
- Het inrichten van een wendbare IT organisatie met het Scaled Agile Framework (SAFe). Het framework gaat uit van drie organisatieniveaus: portfolio, program en team. Het beschrijft voor ieder niveau rollen en processen.
- Het laten samenwerken van grote groepen multidisciplinaire teams met behulp van de tribes van Spotify. Grote organisaties als ING hebben deze manier van werken omarmd waarbij multidisciplinaire teams, squads genaamd, veel vrijheid hebben om binnen de kaders zelf te bepalen hoe zij de werkzaamheden uitvoeren.
- SNAP (Scaled Network Agile Portfolio) is een scaling model dat specifiek is ontwikkeld voor gebruik buiten de IT sector. Het model gaat uit van een gezamenlijke purpose, maar laat maximaal ruimte voor teams om zelf invulling te geven aan hun werkzaamheden.
- Het zelfsturend organiseren van (grote) teams met Holacracy en Sociocratie 3.0 (S3)
In de praktijk zijn het vaak combinaties van deze modellen die een organisatie helpen. En ook hier geldt dat zonder voldoende aandacht voor de manier van denken, nieuwe structuren weinig zullen uitmaken.
Het omarmen van agile is in principe gemakkelijk. Als je de overtuiging deelt dat we mensen en organisaties in staat moeten stellen om mee te komen in een snel veranderende wereld, is de basis al gelegd. Vervolgens begint het ‘sleutelwerk’: het introduceren, experimenteren en leren van agile vormen van denken, werken en organiseren. Uiteindelijk kan dat uitmonden in wat we een agile transformatie noemen.
Agile toepassen
Agile leren en toepassen is een kwestie van doen. Een goede voorbereiding voordat je daadwerkelijk met agile aan de slag gaat, is lezen over agile en / of een training volgen. Het onderstaande overzicht helpt je verder.
Artikelen en blogs over agile:
- Agile Strategie. Zo maak je een wendbare en levende strategie.
- Agile HR training. Wendbaar organiseren staat of valt bij de ‘menskant’ van de organisatie: de manier waarop mensen zich in een organisatie ontwikkelen en elkaar daarbij helpen.
- Agile Marketing helpt marketing en communicatieprofessionals om minder bezig te hoeven zijn met plannen voor grote projecten of campagnes, en meer te doen met hun inzichten en data.
- Agile Finance. In de wereld van finance & control is flexibiliteit een steeds belangrijker thema: ‘dynamische’ control maakt een opmars en er wordt gezocht naar beter aanpasbare budgetten.
Meer weten?
Wil je meer weten over agile, de toepassing en scrum? Neem dan contact op met één van onze agile coaches of volg de Leiderschap in wendbare organisaties training.
Scrum Company, de opleidingstak van Organize Agile, helpt je om agile succesvol toe te passen in een non-IT omgeving. De opleidingen zijn praktijkgericht, op maat en interactief.
