Wat is Kanban?

Kanban is een agile werkwijze die teams helpt om doorlopend werk te organiseren volgens de principes van ‘pull’ en ‘flow.’ Letterlijk is Kanban Japans voor visueel bord. Het is een empirische werkwijze: je begint bij de manier waarop werk nu wordt georganiseerd en in kleine stapjes verbetert. Met Kanban heb je voortdurend inzicht in hoe het werk de klant bereikt, wat daarvoor moet worden gedaan en welk werk onderhanden is. Kanban teams zijn wendbaar doordat er doorlopend nieuw werk toegevoegd kan worden én je doorlopend prioriteert. Je werkt niet in sprints en kunt continu opleveren.

Voor wie is Kanban geschikt?

Kanban is voornamelijk bruikbaar voor professionals die werken als team en die vooral te maken hebben met doorlopende of herhalende werkzaamheden. Ze krijgen met behulp van Kanban inzicht in hun werkzaamheden zodat ze hier gezamenlijk op sturen en verbetering in aanbrengen. Voorbeelden van werkzaamheden die zich goed voor Kanban lenen zijn vergunningverlening, recruitment en functioneel beheer. De Nationale Politie gebruikt Kanban bijvoorbeeld voor de verwerking van aangiftes.

 

De belangrijkste principes van Kanban

Kanban bestaat uit vijf principes, die samen zorgen voor de optimale samenwerking en proces. De vijf principes zijn:
1. Visualiseer je werk – maak ál het werk transparant. Zo creëer je overzicht en inzicht in je werkzaamheden
2. Beperk ‘work in progress’ – focus en prioriteer. Maak dingen eerst af voor je aan iets nieuws begint.
3. Focus op flow – zorg dat de post-its zo soepel mogelijk over het bord verschuiven en los knelpunten op.
4. Maak afspraken expliciet – zet letterlijk de afspraken boven je Kanban en reflecteer hier regelmatig op.
5. Verbeter samen – reflecteer als team regelmatig op je proces en verbeter continu.

 

Waarom gebruik je Kanban?

  • Overzicht van alle lopende taken en werkzaamheden
  • Minder pieken of ongelijke verdeling van werkdruk in het team
  • Geeft je team focus en afgeronde producten
  • Bottlenecks worden inzichtelijk en kunnen aangepakt worden
  • Het wordt makkelijker om werk van elkaar over te nemen

Lees hier de case over Kanban bij VvAA.