VvAA - Kennismaken met Kanban

“Is dat Agile alleen iets voor ontwikkelteams of kan het ons ook helpen ons werk leuker en gemakkelijker te maken?”

Die vraag kwam van een team dat dossiers afhandelt bij VvAA, een financiële dienstverlener in de medische sector. Organize Agile begeleidt hier een grote agile transformatie en van deze hulpvraag van een dergelijk team worden wij heel blij. In iedereen zit een veranderaar, dus maken we meteen een afspraak om zo snel mogelijk aan de slag te gaan.

De stavaza in een Excelsheet

Hoe kan dit team het beste geholpen worden? Op de werkvloer vertellen de teamleden hoe ze hun werk doen en de gezamenlijke workload managen. In een grote ingewikkelde Excelsheet houden ze de stand van zaken bij. Genoeg ruimte voor verbetering!

We besluiten Kanban te gebruiken als startpunt om leuker en effectiever te werken. Met een agile game maakt het team kennismaken met zelforganisatie en Kanban. De sfeer is goed en al snel verbetert het team het gesimuleerde werkproces en nemen collega’s werk van elkaar over. Na de game is het tijd om met het eigen werkproces aan de slag te gaan. Ze gebruiken de principes uit de game om de eerste stappen te zetten in het optimaliseren van hun eigen werkproces.

Stop met starten, start met afmaken

Na de twee uur durende sessie begrijpen de teamleden de beginselen van Kanban en hebben ze een bord gebouwd om hun eigen werkproces te managen. Op de werkvloer brengen ze in kaart in welke stap van het werkproces de verschillende dossiers zich bevinden. De eerste bottlenecks worden inzichtelijk. Daarnaast zien ze dat heel veel werk bijna af is en dat is zonde. Het team spreekt af zich minder te richten op zo snel mogelijk nieuwe dossiers oppakken, maar eerst zo veel mogelijk lopende zaken af te maken. Stop met starten, start met afmaken!

Trots op het team

Het is een drukke periode, dus het team gaat hierna weer snel aan de slag. Het bord voelt nog wat onwennig en er is nog wat scepsis of dit gaat werken. Maar: het team is bereid het uit te proberen. Elke ochtend komt het team kort bij het bord bij elkaar om te kijken naar de stand van zaken en te bespreken wat prioriteit heeft. Binnen een paar minuten zit iedereen weer op zijn stoel en is druk aan de slag.

Elke dag lopen we even bij hen langs om te informeren hoe het gaat en om lastige vragen te stellen. “Waarom zijn jullie nu met dit dossier begonnen? Dat andere dossier is bijna klaar, zou het niet handig zijn om dat eerst op te pakken?”. Met een dagelijkse foto van het bord krijgen we een goed beeld van de voortgang en het veranderende gedrag van het team. Na een week wacht ons een verrassing: het team heeft het bord zelf aangepast! Het ziet er veel strakker uit en het proces is versimpeld. We zijn hartstikke trots op het team.

Bottlenecks worden zichtbaar

Niet alles is al opgelost. Waar mogelijk handelt één teamlid dossiers door het hele traject af. Eerder gaven ze dossiers vaak door. Dit is prettig voor de klant én gaat sneller omdat teamleden zich niet steeds opnieuw hoeven in te lezen. Het team zou dit graag nog meer doen, maar niet iedereen is al opgeleid om het gehele proces te kunnen doen. De bottlenecks die op het bord verschijnen, maken deze trainingsbehoefte extra zichtbaar.

Nieuwe energie

De manager van het team is erg gelukkig met de nieuwe werkwijze. Ook voor hem is het veel eenvoudiger geworden om te zien hoe het werk ervoor staat. Hij kan gemakkelijk zien of er een structureel probleem is als het werk oploopt of dat er toevallig meer aanvragen zijn. Hij houdt meer tijd over voor andere dingen en is blij met de nieuwe energie en de samenwerking in het team. Dat geldt ook voor de teamleden: Kanban mag voorlopig nog even blijven, besluiten ze.