Wat willen we bereiken?
Veel onderdelen van de planning en controlcyclus schieten hun doel voorbij. Er is sprake van een zogenaamde systeemwereld: we hebben allemaal processen en structuren opgetuigd waar we heel druk mee zijn, maar die niet per se bijdragen aan klanttevredenheid. De kunst is om deze discrepantie te overbruggen. Wat we willen is bewuste keuzes maken, medewerkers met eigenaarschap en met elkaar geld aan de juiste dingen besteden. Als we op basis van nieuwe inzichten of ontwikkelingen willen heralloceren dan moet dat snel kunnen. Zo doe je niet alleen aan damage en risico control, maar zorg je ook dat de middelen daar zijn waar ze het meeste opleveren en bijdragen aan strategische doelen. Het is van belang om een visie te hebben op de rol die finance & control binnen jouw organisatie speelt. Uiteraard in de context van de grotere verandering die gaande is. Deze visie biedt een wenkend perspectief dat richting geeft in de stappen die je gaat zetten.
De keuze: transitie of transformatie
Grofweg zijn er twee sporen te bewandelen. Of je gaat compleet om en pakt het hele systeem, de structuur, werkwijze en principes aan. Je doet als het ware een transformatie binnen de finance kolom. Of je pakt het incrementeel aan en optimaliseert steeds verder naar een wendbare finance afdeling door de rol, werkwijze en het instrumentarium te ontwikkelen binnen de bestaande structuren en kaders. Na deze transitiefase kun je de transformatie inzetten.
De transitie is gericht op een aantal zaken fundamenteel beter en anders doen, denk aan data verzamelen en ordenen, duiden en beschikbaar maken voor teams. Tegelijkertijd vragen ook het gedrag en de cultuur die bij een agile organisatie horen om aandacht. Een van de belangrijkste principes daarin is samenwerking boven onderaanneming. Dat impliceert veelal een fundamenteel andere opstelling van financials in het contact met de operatie. De business of het primaire proces profiteren van de andere samenwerking met finance & control. Het is duidelijk wat het voor hen oplevert en niet alleen een kunstje om de accountant, de RvC of de bestuurders tevreden te houden.
De transformatie zit vervolgens in het echt op een andere manier doen. Dat gaat niet alleen om een andere structuur of versnellen, een andere mindset is cruciaal. Een goede financiële club helpt de business optimaal te presteren in termen van effectiviteit. Dat betekent uitputting van budgetten in plaats van onderbesteding. Dat betekent heralloceren op basis van klantwaarde. Dat betekent ontschot werken, vanuit de bedoeling van de organisatie. En dat betekent continu en kortcyclisch bijsturen op basis van actuele en goede data.
Voor veel organisaties impliceert dit een serieuze omslag, die ingrijpt op het systeem en de cultuur. Dit is de investering meer dan waard: niet alleen wordt de (eind)klant beter bediend, ook medewerkers hebben meer werkplezier omdat finance als een partner wordt gezien, in plaats van een hindernis.
Finance in beweging
Hoe kun je als finance & control starten met wendbaarder werken? De volgende drie principes helpen je om de eerste stappen te zetten:
- Transparantie
- Kortere cycli
- Dichter bij de klant
Transparantie: voor de meeste mensen in een organisatie werkt finance als een soort black box. Ingewikkelde producten worden volgens een moeilijk proces opgeleverd, om nog maar te zwijgen over de politieke lading van deze producten. Door meer naar buiten te treden en bijvoorbeeld visueler te werken kan een hoop van de mist en onduidelijkheid opgehelderd worden. Het gevolg hiervan is niet alleen dat je beter aansluit op de rest van de organisatie, deze transparantie zal ook zorgen voor een hogere kwaliteit omdat knelpunten en onduidelijkheden eerder zichtbaar worden.
Kortere cycli: financiële producten als begrotingen en jaarrekeningen worden in de meeste organisaties volgens een vast proces opgeleverd waarna ze in één keer gelanceerd worden. Dit betekent vaak een lange doorlooptijd en maakt het lastig om wijzigingen door te voeren. Door veel kortcyclischer en incrementeler aan deze producten te werken kunnen we de doorlooptijd van het maken van deze producten verkorten en zorgen dat het product beter afgestemd is op de wensen van de (interne) klant waardoor er geen wijzigingen achteraf meer nodig zijn.
Dichter bij de klant: door beide bovenstaande principes te volgen en daarnaast in veel nauwere samenwerking met de organisatie en de klant te werken kunnen we er voor zorgen dat we een veel relevanter product van een hogere kwaliteit opleveren. We verkleinen het risico op een verkeerd product door niet meer onder te duiken, maar kortcyclischer in samenspraak met de organisatie te werken.
De eerste stappen in Agile Finance
Verschillende agile werkwijzen kunnen je helpen in het uitvoeren van deze principes. Wil je de eerste stappen zetten in Agile Finance? We ondersteunen je graag. Denk bijvoorbeeld aan:
- Voorbereiding en begeleiding van de totstandkoming van jaarrekeningen, managementrapportages, begrotingen door middel van agile werkwijzen
- Innovatief bezuinigen
- Ondersteuning in gesprek tussen organisatie, bestuur/RvC en andere stakeholders;
- Training Agile planning en control;
- Optimalisatie van de finance en control functie met behulp van het Agile Portfolio Management;
- Advisering over agile werken in relatie tot thema’s die raken aan planning en control en vernieuwing instrumentarium;
- Het kortcyclischer koppelen van financien en strategie door middel van Obeya.
