Vroegtijdige samenwerking
Om als ondernemingsraad optimaal waarde te kunnen toevoegen, helpt het als je tijdig in de verandertrajecten betrokken bent. Juist om mee te kunnen denken vanaf het begin. Ik zie organisaties nog te vaak de OR pas betrekken wanneer de hele koers als is uitgedacht. Vaak onder het mom van de WOR schrijft dit voor. Met als gevolg dat instemmingsaanvragen, waar maanden aan is gewerkt, door de OR worden tegengehouden en dus ingetrokken. Dit is een enorme verspilling aan arbeidsuren, wat niet nodig is. Het enige hierin dat de WOR bepaalt, is dat zaken die instemmingsplichtig zijn schriftelijk bij de OR moeten worden ingediend. Dit sluit dus niet uit, om al vanaf het begin tussen OR en directie van gedachten te wisselen. Zorg voor tussentijds contact en geef feedback op kleine onderdelen, voordat de schriftelijke instemmingsaanvraag wordt ingediend. Door deze manier van samenwerking zal er een stuk minder verspilling ontstaan. Beide partijen weten immers vroegtijdig elkaars wensen.
Praktische tip: Deel het werk van grote adviesaanvraag of instemmingsverzoek op in kleine stukjes en zorg dat je als OR vanaf het begin hierop feedback kunt geven.
Transparant handelen
Door zelf zo transparant mogelijk te werken bevorder je een cultuur van openheid (en vaak daarmee het gepaard gaande vertrouwen). Dit betekend niet dat je elke adviesaanvraag met alle collega’s deelt, maar wees duidelijk over welke onderwerpen geheimhouding is afgesproken. Neem in die afspraak ook op voor hoe lang de geheimhouding geldt en voor wie jullie dit geheim dienen te houden (medewerkers, experts, vakbondsbestuur?).
Gelukkig kan je over veel dingen wel transparant zijn richting je achterban. Al is het alleen maar het proces en de onderwerpen. Wat hierin helpt is om een backlog (lijst met alle komende werkzaamheden/onderwerpen) bij te houden en deze op een voor iedereen zichtbare plaats op te hangen. Dit kan fysiek in de kantine zijn of digitaal op een centrale plek op het intranet. Houdt deze lijst up-to-date, zo weten medewerkers welke onderwerpen er spelen. Indien een onderwerp hoge prioriteit heeft verschuift deze omhoog op de backlog. Hierdoor weet iedereen in de organisatie waarmee jullie nu bezig zijn. Helemaal mooi is om regelmatig sessies met collega’s te houden over wat er bij hen speelt. Op basis van deze input pas je direct de backlog aan.
Praktische tip: Maak een Kanban voor al jullie OR onderwerpen en werkzaamheden. Hierdoor ziet iedereen waar jullie mee bezig zijn en wat eraan komt.
Stimuleer testen
We kunnen lang praten over of iets werkt, we kunnen echter ook gewoon aan de slag gaan en testen of het werkt. Ik verkies het laatste, aangezien dit sneller gaat en direct waarde oplevert. Vooral voor vernieuwingen die je spannend vindt kan een pilot uitkomst bieden. Vind je het spannend om te stoppen met beoordelen en een nieuwe vorm van ontwikkelgesprekken in te voeren? Test dit dan bij één of twee afdelingen eerst. Indien het gewenste effect uitblijft, evalueer en begin een nieuwe pilot. Zolang je maar niet verzandt in alleen maar praten.
Ik heb ook gezien dat een test goed kan werken wanneer OR en directie niet op één lijn zitten. In dit geval ging het om een verandering in vakantiedagen, namelijk volledige vrijheid aan dagen. Na een lange vergadering vol discussie bleven de standpunten ongewijzigd, waardoor de OR geen instemming zou verlenen. Nogmaals overleggen heeft geen zin, het beste is om de nieuwe regel te gaan ervaren. Daarom is overgegaan op een pilot waaraan twee teams deelnamen, waarmee zowel de directie als de OR akkoord gingen. Met de uitkomsten van deze pilot wordt een nieuw instemmingsverzoek gemaakt.
Je kan dus de lijn bewandelen van veel discussie en gesprekken voeren. Maar vaak zeggen daden meer dan woorden. Kortom test de richting die één van beide partijen op wil en ervaar wat dit doet. Benoem hierbij wel dat het om een test gaat, voordat iedereen in de organisatie denkt dat dit de definitief gekozen richting is.
Praktische tip: Maak testen tot een vast onderdeel bij een instemmingsaanvraag en ga alleen akkoord met een de nieuwe richting indien dit ergens in de organisatie getest is.
Agile mindset
Het eigen maken van een Agile mindset is de belangrijkste stap naar een Agile ondernemingsraad. Agile frameworks kunnen je helpen, maar als jullie de mindset niet omarmen dan is dit een lege huls.
Wat is dan die Agile mindset? Het Modern Agile principe van Joshua Kerievsky is een mooi uitgangspunt. Het gaat om een mindset, waarin je continue denkt vanuit klantwaarde. Hoe kan je waarde voor de klant toevoegen (dit kan ook een interne klant zijn). Door kleine stukjes werk op te leveren, test je continue. Hierin staat leren centraal en is een omgeving nodig waarin fouten maken mag. Immers niet elk stukje werk dat je test zal succesvol zijn. Hiervoor is veiligheid en vertrouwen nodig.
Nu terug naar jou als lid van de ondernemingsraad, wat moet jij met een Agile mindset? Wat mij betreft zijn twee zaken van belang:
- Je als OR zelf trainen in de agile mindset, zodat je op een wendbare manier gaat denken en handelen
- Een kritische rol ten opzichte van de directie, aangaande de agile mindset
1. Jullie eigen agile mindset
Train (nieuwe) OR leden direct in agile werken en denken. Laat hen weten waarom de organisatie het agile pad is gaan bewandelen, welke noodzaak hieronder ligt en wat dit voor de mensen betekent. Ga als ondernemingsraad op bezoek bij andere OR’s in agile organisaties, zodat je kan zien op welke manier zij werken. Kortom maakt de agile mindset je eigen en hou elkaar hierop scherp.
Praktische tip: Maak als OR jullie eigen Agile manifesto, door de agile waardes te vertalen naar jullie werk als OR. Wat zijn jullie Agile waarden en uitgangspunten waarlangs jullie je werk doen? Waar mogen jullie elkaar, en anderen jullie, scherp op houden?
2. Ontwikkeling organisatie brede agile mindset
Daarnaast heb je als OR ook een rol in de agile mindset van de gehele organisatie (er van uitgaand dat de organisatie zich aan het ontwikkelen is richting een agile organisatie). Neem in al jullie advies- en instemmingsaanvragen mee of deze aanpak de agile mindset stimuleert of juist afremt. Zo kan een beoordelingssystematiek gericht op individuele beoordeling juist een negatief effect hebben op de Agile mindset. Terwijl beloning op teamniveau juist de samenwerking en veiligheid in het team bevorderd. Wees hier als OR alert op.
Praktische tip: Ontwerp een agile mindset checklist voor alle advies- en instemmingsaanvragen (hiervoor kan je de agile principes of Modern Agile gebruiken). Zo check je iedere aanvraag op de mate waarin deze de organisatie brede agile mindset bevorderd.
Tot slot
Kortom door de stap naar een wendbare (agile) OR te maken, kun je van nog meer toegevoegde waarde zijn. Een agile aanpak heeft zowel invloed op het creëren van de gewenste werkomgeving organisatiebreed, als de manier waarop jullie als OR het werk doen. Met transparant werken, vroegtijdige betrokken zijn en snel tot testen over gaan creëer je een effectief werkende OR. Daarnaast heb je als OR een belangrijke rol in het creëren van een agile werkomgeving, waar mensen zich fantastisch en veilig voelen en de ruimte krijgen om te testen en te leren. Hierin kan het omarmen van de agile mindset jullie helpen.
Wil je hiermee aan de slag binnen jouw organisatie?
