Gemeente Amersfoort: naar structureel agile werken

Eilandjes 

‘We hadden hier altijd ieder ons eigen pakketje. Zo hadden we een stuk of zestig eilandjes gecreëerd, waardoor het een grote opgave was om verbanden te leggen en afstemming te vinden,’ vertelt Frans van Eck. Hij werkt bij de afdeling Samen Leven in het team Toegang en Preventie, samen met vijf andere collega’s.

Jens Bosman van Organize Agile schetst de situatie: ‘Mensen voelen zich heel verantwoordelijk voor ‘hun’ dossier. Ze bouwen langzaam maar zeker steeds meer expertise op. Het ‘eigen’ thema wordt zo ook steeds belangrijker. En voordat je het weet, werk je voornamelijk aan individuele prioriteiten en minder aan de prioriteiten van de organisatie als geheel.’

Omdat iedereen zijn ‘eigen’ onderwerp het belangrijkst vindt, is er te weinig aandacht en capaciteit om dingen af te maken. Zo kan het gebeuren dat projecten jaren op het projectenportfolio van de afdeling blijven staan. ‘We zijn het niet gewend om prioriteiten te stellen,’ legt Frans uit. ‘Ik vond het wel goed dat daar iets aan ging veranderen. We moesten van die eilandjes af en zorgen dat sommige problemen meer van ons allemaal werden.’

Behoorlijke omslag

Pauline Promes werkt in het opgaveteam Bestaanszekerheid en Participatie van Samen Leven. Ze was niet meteen enthousiast toen ze voor het eerst van agile werken hoorde. ‘Ik had een beetje een allergie voor al die Engelse termen. Ik had één keer een scrum gedaan en toen dacht ik: dat is leuk, maar het vraagt wel een behoorlijke omslag van een team.’ Toen het team van Pauline begon met agile werken, hadden ze binnen de kortste keren zeven verschillende posters aan de muur hangen. ‘Voor ieder teamlid één.’ Ze lacht. ‘We komen wel uit een structuur van allemaal losse deeltjes hè? Jij bent van dit en ik ben van dat. Dat ben je niet in één keer kwijt.’

In datzelfde team werkt ook Sandra van Dijk. ‘We roepen al een paar jaar binnen de gemeente dat we anders zouden moeten gaan werken. Ik heb ooit een keer de yellow belt gehaald voor LEAN. Dat vond ik heel erg leuk. Sinds die tijd ben ik ook aan een aantal scrumteams gaan deelnemen. Ik ben nieuwsgierig van aard.’

Visual gemaakt door Thea Schukken (beeldinwerking.nl)

Werkdruk

Sandra en Pauline zien ook nog een duidelijke andere noodzaak van agile werken. Pauline: ‘De urgentie zat ook in de werkdruk. Maar in plaats van dat we tijd krijgen om ons die nieuwe manier eigen te maken, krijgen we er eigenlijk alleen maar werk bij.’ Sandra beaamt dit: ‘Ik ben product owner geworden, voor 4 tot 8 uur per week. Maar het is mij niet duidelijk wat ik nu precies heb afgestaan.’ Jens Bosman snapt dat de nieuwe product owners dit zo ervaren. ‘Idealiter is iemand fulltime product owner, maar dat past niet in elke organisatie en/of situatie. Je wil daar als organisatie wel naartoe groeien, afhankelijk van het soort opgaven en de omvang en samenstelling van de teams. Daarnaast is het belangrijk voor organisaties om te beseffen dat een nieuwe manier van werken ook ‘verandertijd’ kost. Tijd die je niet aan inhoud kunt besteden.’ 

Frans vindt dat de werkdruk nog te doen is, maar dat de uitdaging vaak ligt in de complexiteit van vraagstukken en de veelheid aan uiteenlopende, grote belangen. ‘Er gaan relatief grote bedragen om in het sociaal domein. Bovendien zijn de belangen groot en is de doelgroep kwetsbaar. Dat levert soms stress op, maar een echt hoge werkdruk door de hoeveelheid werk is er niet, vind ik. Al doen we wel heel veel, maar dat komt vooral omdat we niet de juiste keuzes maken. En agile werken kan daar wel goed in helpen.’

Prioriteiten stellen

Frans is net als Sandra product owner geworden. Ook bij hem is dit bovenop zijn vaste takenpakket gekomen. ‘Dus ik ben volwaardig lid van het team en tegelijkertijd heb ik de opdracht om de prioriteiten te stellen als het mis dreigt te gaan. Dat zit niet in mijn karakter. Ik zou het liever als organisch proces vanuit het team laten ontstaan. Nu moet ik besluiten dat iemands kindje even geen prioriteit meer is. En over mijn eigen pakket zou ik die knoop net zo eerlijk moeten doorhakken als over de onderwerpen van een ander. Die verschillende petten vind ik weleens spannend.’ Jens vult aan: ‘dat het spannend is kan ik mij heel goed voorstellen. Bij Samen Leven werken we volgens een principe ontleend uit Scrum@Scale, waarbij teams in de ochtend ieder een eigen dagstart houden. De belemmeringen die daarbij naar voren komen en niet door het opgaveteam kunnen worden opgelost, worden op een later moment die ochtend in een productowneroverleg beetgepakt. Op die manier ondersteunen de product owners elkaar onder andere bij het nemen van besluiten en/of het verdelen van werk.’

Ze merken wel dat het prioriteiten stellen helpt. Sandra: ‘De dagstartborden houden ons scherp. We betrekken de wethouder erbij en zo creëer je een moment dat je met zijn allen het hele takenpakket in ogenschouw neemt. Je kijkt samen naar de planning. Als een wethouder dan opeens met een nieuw verzoek op de proppen komt, kun je makkelijker zeggen: dit was wat we hadden afgesproken. Als dit er nu bijkomt, dan betekent dat dat er iets anders afvalt. En dan kun je het daar meteen samen over hebben.’

Pauline merkt dat ze door de dagstart wel meer dingen samen doen. ‘Het gaat ook wat automatischer. Je gaat samen in een hok zitten en dan moet je eruit komen. Het werkt ook goed als teambuilding. We zijn nu ook duidelijker. Vroeger gebeurde het eerder dat we iets lang lieten liggen tot iemand piepte. Maar nu zeggen we: we doen het niet.’ 

Corona

Samen met Mariëlle Jansen-Adriaanse en Jorrit Frankhuizen, twee interne agile coaches van de gemeente Amersfoort, begeleiden Jens en zijn collega Carmen Guerra Jurado de verschillende Amersfoortse teams. Ze hebben bijvoorbeeld agile facilitators en product owners opgeleid en adviseren en coachen het MT in de nieuwe manier van werken. Corona maakt het proces er natuurlijk niet eenvoudiger op. ‘We hebben ons nog wel afgevraagd of we dit nu moesten doen,’ zegt Sandra, ‘maar goed, we hadden geen idee hoelang corona ging duren en we zaten toen in een tussenfase en dat werkte ook niet.’ De gemeente was al begonnen met takenpakketten te verschuiven. Op een gegeven moment krijg je een domino-effect en moet je eigenlijk wel door. ‘Dus toen besloten we: laten we het dan maar gewoon doen,’ vertelt Sandra. ‘Corona heeft toch alles al overhoop gegooid, dan kan dit er ook nog wel bij.’

Het team van Sandra en Pauline heeft een paar keer toestemming gevraagd om elkaar fysiek op te zoeken. ‘Juist van het fysieke van de agile manier van werken krijg je veel energie,’ merkte Pauline. ‘Dat je naar zo’n bord toe moet lopen. Nu doen we dat digitaal, maar dat werkt toch anders. Blijkbaar gebeurt er toch iets, juist door de fysieke beweging.’ ‘Er ontstaat meer op het moment dat we bij elkaar zijn,’ beaamt Sandra. ‘Als we met zijn allen thuis achter dat planbord zitten is het wel een beetje doodslaand bier.’

Maar ook hier schoot Organize Agile te hulp. ‘Jens begeleidt ons af en toe en dan start ie zomaar met een plaatje van een Jan van Haasteren-puzzel,’ vertelt Frans. ‘Dan vraagt ie: hoe zit je erbij vandaag? Wijs eens iemand aan op het plaatje? Dat lijkt kinderachtig en totaal niet passend bij de mensen die op dat moment in zo’n overleg zitten, maar toch helpt het om het gesprek wat losser te krijgen. Ik vind dat mooi om te zien. Dat je het iets luchtiger maakt en zo het gesprek beter laat lopen. Dat werkt supergoed.’

‘Corona heeft er inderdaad voor gezorgd dat je op andere manieren de werkvoorraad transparant moet maken’ geeft Jens aan. ‘Een behoorlijke extra uitdaging in tijden van thuiswerken, naast de tijd die je wil vrij maken om elkaar als team beter te leren kennen én het inhoudelijke werk dat moet gebeuren. Het vaste dagelijkse ritme, aan de hand van de dagstart, heeft er echter ook voor gezorgd dat teamleden de dag met elkaar beginnen waar ze voorheen eerder direct zelf aan de slag gingen. Het team als thuisbasis, is in tijden van vooral online contact met je collega’s extra van belang.’

Agile mee naar huis genomen

Ook thuis laat het agile werken zijn sporen na. Frans werkte tijdens de eerste lockdown met een scrumbord met de kinderen om het huiswerk af te krijgen. ‘Dat is een techniek die je dan toepast. Het gedachtegoed zit wel in je achterhoofd bij dingen die je doet. Ik blijf minder in dingen hangen, kan eerder denken: oké, dit is nu gebeurd, hoe verder en wat kan ik ervan leren? Als ik op de racefiets zit en ik krijg een lekke band, denk ik nu eerder: ach, ik sta hier in een prachtig bos en nu heb ik tijd om eens goed om me heen te kijken. Terwijl ik vroeger dacht: hoe zorg ik dat ik zo snel mogelijk thuis kom? Op dat soort momenten kan de agile mindset wel helpen. Je leert wat meer naar kansen kijken.’ 

Pauline vind het prettig dat als een taak af is, hij gewoon op het bord blijft staan onder de kop ‘feestje vieren’. ‘Zo ben je je veel bewuster van alles wat je af krijgt. Wat je samen bereikt.’ Ze heeft het laatst ook thuis toegepast. ‘Ik heb drie volwassen kinderen en ik had voor mijn verjaardag klussen aan hen gevraagd. We hebben een weekend lang samen klussen afgestreept en daarbij moest ik wel aan agile denken: dat je niet alleen zichtbaar maakt wat je moet doen, maar ook wat je al hebt gedaan en iedereen kiest de klus die het beste bij hem past. We werden heel fanatiek met afstrepen. En als er iets was gedaan dat er niet op stond, dan schreven we het erbij en dan kon het meteen doorgestreept worden. Dat werkte heel stimulerend.’

Frans, Sandra en Pauline zien inmiddels alle drie de voordelen van agile werken. Frans is zijn scepsis kwijtgeraakt. ‘Als ik nu cynisch of sceptisch ben, komt dat omdat we er nog niet in slagen om volgens de basisprincipes te werken. Het implementeren van zo’n nieuwe werkwijze is best ingewikkeld. Aan de andere kant denk ik dat we al best wat slagen hebben gemaakt en dan zie je dat het toch wel echt werkt.’