Wie zijn jullie?
We zijn een team van drie politieagenten en twee ‘coördinatoren’ die de Agile Coach opleiding volgen. Daarnaast zet een aantal collega’s zich op flexibele basis voor ons in en werken we nauw samen met de officier van justitie.
Wat doet het team veelvoorkomende criminaliteit?
Ons team is verantwoordelijk voor het onderzoeken van veelvoorkomende criminaliteit. Je moet dan denken aan zaken als openbare geweldpleging, mishandeling, diefstal of verkeersconflicten. Iedere dag ontvangen we twintig tot dertig nieuwe zaken. Deze worden door ons gescreend en geprioriteerd. De prioriteitstelling is gebaseerd op een landelijke schaal van 1-4, waarbij 1 het meest ernstig is. Niveau 1 en 2 zaken worden altijd opgepakt, cases met niveau 3 of 4 worden opgepakt als er voldoende capaciteit is.
Hoe en waarom ben je begonnen met Scrum?
Voordat we werkten met Scrum gebruikten we een zogenaamde buffer waarin diverse zaken waren gekoppeld aan één collega, zowel digitaal als fysiek. De overige zaken zaten fysiek in de buffer, in een soort kaartenbaksysteem. Deze buffer en het aantal uitgezette zaken werd zo groot dat we het overzicht verloren. We wisten niet langer wie de leiding had over welke zaak en hoe de afzonderlijke zaken vorderden. Bovendien was de kwaliteit van ons werk wisselend omdat iedereen het werk op zijn eigen manier deed. Als er een succes te vieren was, was dit altijd individueel succes, omdat er binnen onderzoeken nauwelijks werd samengewerkt. De individuele succesbeleving en het solistisch werken ondermijnden het teamgevoel.
Eindeloos veel werk
Het werk was nooit af en bleef maar binnenstromen. We maakten lange dagen, lunchten aan ons bureau en als we naar huis gingen was onze energie op. Het voelde als een gevecht. Er waren duidelijk ingrijpende veranderingen nodig. We gingen op zoek naar een manier van werken die ons in staat zou stellen als team te werken en gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen en successen te vieren. Zo wilden we ons werkplezier herwinnen.
Via een omweg
We kwamen niet direct bij Scrum uit. We begonnen met een to-do-lijst. Zo hielden we het overzicht van hetgeen er per zaak nog moest gebeuren, maar dit gaf niet het gewenste resultaat. Integendeel, teamleden deden gewoon wat er op de lijst stond, zonder te overwegen of er wellicht effectievere manieren waren om onze doelen te bereiken. Ook voelde men zich niet verantwoordelijk voor een zaak omdat er slechts een taak werd afgestreept . Met de to-do-lijst hadden we de teamleden de handvatten ontnomen om initiatief te tonen en te groeien en te leren.
Goed voorbeeld doet volgen
In september zagen we een aankondiging van een eenheid in Arnhem die verantwoordelijk is voor de het bestrijden van vergelijkbare criminaliteit: “van 160 naar 0 zaken” luidde die. Dat maakte nieuwsgierig. Met z’n vieren hebben we een demo van onze collega’s in Arnhem bezocht. Dat werd een keerpunt. We besloten ter plekke dat we deze werkwijze wilden overnemen. Twee weken later hadden we alles dat we nodig hadden om te beginnen.
Hulp
Bij de demo kwamen we ook Ton tegen. Bij hem gaven we aan: “We willen een pilotteam zijn!” Ton werkt voor het Q-team. Een team dat de Politie helpt om te innoveren en de organisatie toekomstbestendig te maken. Dit was de eerste keer dat het Q-team Scrum zou inzetten voor dagelijkse kernactiviteiten. In eerdere trajecten die het Q-team had begeleid was er altijd een veranderopgave.
Ton adviseerde ons om dit een experiment te noemen, zodat we de tijd en ruimte kregen om te leren en aan te passen terwijl we verder gingen. Ton deelde ons enthousiasme en bood aan ons te helpen en te faciliteren.
Samen maakten we een kanban dat ons beter inzicht gaf in onze case-load en de voortgang en ons hielp om elkaar op een effectieve manier op de hoogte te houden, dat scheelde een boel belletjes en sms-jes.
Een schone lei
We hadden nog steeds veel achterstallig werk en dat drukte zwaar op het team. We besloten dat we een aantal zaken met prioriteit drie en vier niet zouden oppakken. De samenwerking en open communicatie met onze Officier van Justitie Reinier was hierin van essentieel belang. Hij begreep dat wij simpelweg capaciteit misten om alle zaken op te pakken en af te maken. Hij hielp ons met het vroegtijdig beëindigen van prio 3 en 4 zaken waardoor wij ons konden concentreren op belangrijkere zaken. We moesten ook leren om in iteraties te werken om te voorkomen dat de stroom aan werk maar zou blijven komen.
Hoe werken jullie nu?
We focussen ons niet meer op het aantal openstaande zaken. In plaats daarvan focussen we ons op de sprint. We richten ons erop dat we de dingen die we doen goed doen. De sprint planning helpt ons om ons inzicht te vergroten. Iedereen denkt mee over hoe we een zaak het beste kunnen oppakken. Een groep mensen weet altijd meer dan één!
Het is niet makkelijk om te besluiten dat sommige zaken moeten wachten tot de volgende sprint. We willen niemand teleurstellen. Maar het werken in sprints heeft ertoe geleid dat we zaken sneller oplossen en dat is winst voor de betrokken gedupeerden.
Welke rol heeft de officier van justitie?
Als de officier van justitie bij de sprint planning kan zijn, bespaart dat ons veel werk. Hij kan bijvoorbeeld aangeven dat twee in plaats van zes getuigen volstaan om de zaak voor de rechter te brengen. Of, wanneer getuigenverklaringen niet met elkaar stroken kan hij ons adviseren om te stoppen met een zaak, omdat het toch niet tot een veroordeling zal leiden. De officier van justitie speelt ook een belangrijke rol in het sturen in zaken en het prioriteren van zaken.
Wat doen de teamcoördinatoren?
De teamcoördinatoren screenen en prioriteren alle zaken en bereiden per zaak een voorblad voor. Op basis daarvan maken we samen een inschatting van de moeite die het kost om een zaak op te lossen. Ons werk draagt zowel elementen van de rol van scrum master als product owner in zich.
Kwaliteit
We gebruiken op ons bord nu een kolom voor kwaliteitsborging die we check noemen. Dit voorkomt dubbel werk en het helpt ons om te leren van elkaars werk. Hiervoor kwam het regelmatig voor dat we zaken teruggestuurd kregen van het Openbaar Ministerie omdat er meer informatie nodig was. Dat is nu niet meer zo. Teamleden kunnen elkaar uitdagen: “Moeten we hier ook niet om vragen?” “We missen nog een stukje bewijsmateriaal.” Dit voorkomt bovendien dat verdachten de dans ontspringen als gevolg van technische fouten.
Wat doet jullie manier van werken met je omgeving?
Het fijne van werken in sprints is dat je echt dingen afmaakt. Dat heeft een hele positieve invloed op ons werkplezier. Dat betekent ook dat we andere teams kunnen helpen, bijvoorbeeld bij een inval. Andersom staan zij ook voor ons klaar wanneer wij hulp nodig hebben. We hebben mobiele kanbans geïntroduceerd. Andere teams kunnen deze borden meenemen als ze tijd over hebben om ons te helpen. We krijgen ook regelmatig bezoekers uit andere delen van het land, die het leuk vinden om te zien hoe we werken.
Een van de mobiele kanbans van het VVC team
Bespiegelingen van een agile coach
Steeds meer eenheden van de Nationale Politie starten met Scrum. Ik hoop dat het voor hen even effectief is als voor de collega’s in Schiedam. Cruciaal is dat ze zich dan niet blindstaren op de mooie borden, maar ook kijken naar de nauwe samenwerking, de actiegerichtheid, de durf en leergierigheid van zowel de eenheid als de officier van justitie. Deze teams zullen hun organisatie gaan veranderen. Ik zal hun reis met belangstelling volgen en waar mogelijk helpen.
Wat als een paal boven water staat als je kijkt naar de ervaringen in Schiedam, is dat agile werken alles te maken heeft met mensen. Voordat het team ging werken met Scrum waren ze niet minder toegewijd, maar door hun manier van werken te veranderen zijn ze een ijzersterk team geworden.
De officier van justitie en de teamcoördinatoren spelen hierin een cruciale rol. Ze tonen leiderschap door een veilige ruimte te creëren voor het team om te leren en te experimenteren, door het team te laten groeien en steeds meer verantwoordelijkheid te laten nemen. Ze hebben geleerd om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Met name de officier van justitie toont daar een flinke portie lef.
Bron
Deze blog is gebaseerd op twee interviews. Een met het team veelvoorkomende criminaliteit en een met de officier van justitie. De namen van de geïnterviewden worden op hun verzoek niet vermeld vanwege de aard van hun werk.
