overzicht

5 Tips voor een agile functiehuis

Wat is een agile functiehuis? Deze vraag achtervolgt mij al een jaar en het lukt me niet om één sluitend antwoord te geven. Het klinkt ook ergens paradoxaal om zoiets robuusts als een functiehuis wendbaar te maken. Dit wordt nog gecompliceerder door de koppeling met het salarissysteem. Is de toegevoegde waarde van een functiehuis niet juist dat dit overeind blijft staan, zelfs in tijden van reorganisatie en afspiegeling? Kortom, ik spreek liever over een functiehuis dat past binnen een agile organisatie. Een functiehuis dat transparant, eenvoudig, snel aan te passen is, en aansluit bij de wensen van je collega’s.
Datum
18 maart 2020
Auteur
Minke Buizer
Delen

Om je meteen uit de droom te helpen, de trend van één algemene functie voor iedereen is niet Agile. Ook werkt het niet om iedereen zelf zijn functie te laten bepalen. Dit levert veelal honderden verschillende functies op. De eerste optie klinkt simpel en de tweede staat mooi in het kader van eigenaarschap. Alleen, hoe vind je in deze organisaties mensen met bepaalde kennis en expertise?

Kortom hét agile functiehuis bestaat niet en zal er ook nooit komen. Wel is er behoefte aan een functiehuis dat past bij een wendbare organisatie. Want elke wendbare organisatie loopt een keer tegen haar (oude) robuuste functiehuis aan. Op dat moment is het belangrijk om voorop te stellen wat de mensen nodig hebben, in plaats van je laten leiden door het bestaande (achterhaalde) HR systeem. Het doel is om tot een functiehuis te komen dat toekomstbestendig is en ruimte biedt voor nieuwe functies en marktconforme salarissen.

Randvoorwaarden voor een agile functiehuis

Hoe kom je nou tot zo’n passend functiehuis voor een wendbare organisatie? Hieronder geef ik een aantal tips op basis van mijn ervaringen en gesprekken met andere HR professionals. Voordat ik dat doe, bespreek ik eerst de randvoorwaarden die nodig zijn voor een agile functiehuis.

Voorwaarde 1: Start met bepalen wat de waarde van het functiehuis voor jullie organisatie is

Ga niet op zoek naar het ideale model. Ten eerste bestaat dit niet. Ten tweede is het beter om te luisteren naar de wensen van je mensen in plaats van het volgen van een bestaand model. Het is daarom belangrijk om er voor te zorgen dat de gesprekken over vernieuwing van het functiehuis de juiste zijn.

Maak een goede start door de belangrijkste vraag te stellen: Wanneer en waarom voegt een functiehuis waarde toe voor ons?

Antwoorden die ik vaak hoor op deze vraag zijn:

  • Als het duidelijkheid en houvast biedt
  • Als het kan dienen als een uitgangspunt voor salariëring
  • Als managers het kunnen gebruiken om handig in één keer met de hele functiegroep te kunnen communiceren
  • Als het zorgt voor transparantie
  • Als het helpt om onderscheid te maken tussen mensen
  • Als het een uitgangspunt biedt voor ontwikkeling en groeipaden

In deze opsomming zit meteen de achilleshiel van het functiehuis. Het heeft niet één homogeen, maar meerdere doelen. En voor verschilende personen vertegenwoordigt het verschillende waardes. Mijn advies is, om gezamenlijk de hoogste waarde voor jullie organisaties te bepalen. Wees gerust, dit hoeft niet hele heidagen te kosten. Hou het klein, door alleen deze simpele vraag te stellen: Wanneer is voor jou het functiehuis waardevol?

Voorwaarde 2: Bepaal uitgangspunten samen met collega’s en Ondernemingsraad

Door samen de uitgangspunten te bepalen, benoem je wat nu en in de toekomst echt belangrijk is voor jullie organisatie. Een voorbeeld van een aantal uitgangspunten zijn:

  • Transparantie
  • Toekomstbestendig
  • Opgezet in samenspraak met alle collega’s

 

Starten met een Agile functiehuis

De tips hieronder helpen je om een functiehuis in te richten dat past bij een organisatie die de agile waardes en principes doorleeft. Als dat bij jouw organisatie het geval is, zal het inrichten van een agile functiehuis dan ook makkelijker zijn dan als je organisatie Agile nog niet heeft omarmd.

Tip 1: Leidt de uitgangspunten af van visie en kernwaarden

Het is belangrijk dat het functiehuis past bij jouw organisatie, dat wil zeggen bij jullie kernwaarden. Hoe werkt dat? Stel dat transparantie een kernwaarde is van jouw organisatie: Volledige transparantie betekent transparantie over alles, dus bijvoorbeeld ook voor salariëring.

Daarnaast moet transparantie dan niet alleen gelden voor het functiehuis zelf, maar ook voor het proces. Hiermee bedoelen we de manier waarop je functiehuis tot stand komt. Met andere woorden, neem medewerkers mee in elke stap die je gaat zetten en hou regelmatig reviews om feedback op te halen.

Een functiehuis wat in de basis goed is, maar niet past bij de organisatie, is niet het juiste functiehuis. Start dus met je kernwaarden en leid het functiehuis daar vanaf, niet andersom.

Tip 2: Check de uitgangspunten op de agile kernwaarden

Er zijn een aantal waarden om rekening mee te houden bij het vormen van een functiehuis. Belangrijk is bijvoorbeeld dat het nieuwe functiehuis bijdraagt aan de wendbaarheid. Als de klant andere werkzaamheden vraagt wil je dat snel kunnen leveren. Hierbij moet het niet zo zijn dat je eerst allerlei procedures door moet voor het creëren van een nieuwe functie. Hetzelfde geldt voor functies die niet langer nodig zijn. Een agile organisatie vraagt wendbaar personeel. Begrijp me niet verkeerd; hiermee bedoel ik niet makkelijk te ontslaan, maar het moet mogelijk zijn voor medewerkers om eenvoudig te switchen van werkzaamheden. Indien het functiehuis en de wendbaarheid van jouw organisatie met elkaar in conflict staan, dan is het zaak eerst stappen te nemen in het doorleven van de agile mindset binnen de organisatie.

Een andere belangrijke agile waarde is mensen boven systemen. De kern van Agile draait om mensen. Wat is er nodig zodat zij zich goed voelen en het beste uit zichzelf kunnen halen? Hier draagt een dichtgetimmerd functiehuis, waar geen ruimte voor persoonlijke wensen en groei is, niet aan bij. Wat je ziet is dat wanneer functies erg gedetailleerd omschreven zijn, medewerkers niet de ruimte voelen om afdelingsoverstijgende rollen op zich te nemen. In een multidisciplinair team werken wordt dan enkel gezien als extra werk. Werk dat bovenop het huidige takenpakket komt. Bovenop het takenpakket waarop de medewerker beoordeeld wordt. Om agile werken te stimuleren is het daarom van belang het functiehuis af te slanken en te versimpelen naar rollen. Rollen die per team afgesproken worden en regelmatig op teamniveau worden geëvalueerd om te kijken of ze nog steeds genoeg waarde leveren voor het team. Door het functiehuis te versimpelen, creëer je ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Tip 3: Hou het simpel

Hou de beschrijvingen van de functieprofielen simpel en beknopt (niet meer dan een A4-tje). Sommige organisaties hebben functiehuis-monsters gebouwd, die niemand meer begrijpt.

Formuleer liever drie uitgangspunten in plaats van een lange waslijst, Zorg dat iedereen ook de consequenties begrijpt. Het helpt om in een sessie met elkaar de gekozen uitgangspunten te vertalen naar de praktijk. Benoem diverse situaties en hoe je daarin vanuit de gekozen uitgangspunten dient te handelen. Wanneer je voor volledig transparantie kiest, dan zul je dit ook moeten doorvertalen naar de salarissen.

Een eenvoudig functiehuis heeft de voorkeur, met daarin eveneens eenvoudig omschreven functies. Dit betekent ook dat je de functieprofielen niet eenmalig kan schrijven en dan in de koelkast kan gooien, continu onderhoud is noodzakelijk. Stel regelmatig je functiehuis bij.

Tip 4: Richt je functiehuis in op verandering

Er zijn verschillende vormen van functiehuizen op de markt die in agile organisaties worden gebruikt. Ik heb het ideale functiehuis (nog) niet gevonden, ook omdat elke organisatie anders is en weer andere behoeftes heeft. Om je een eindje op weg te helpen, hieronder toch enkele voorbeelden:

Een vorm die ik vaak toepas is het terugdringen van functies naar 5-20 generieke functies, met daarbij rollen. Dit heeft als voordeel dat je eenvoud en overzicht creëert en tegelijkertijd de wendbaarheid bevorderd. Dit kan je langs twee assen doen: naar inhoud (communicatie, IT, ..), of naar vaardigheden (business partner, specialist, manager). In beide gevallen behoor je als medewerker tot een functie (groep) en kun je daaraan rollen toevoegen. Aan deze functies voeg je vervolgens salaris bandbreedtes toe voor een overzichtelijke salariëring.

Het model van Baarda biedt een andere insteek voor de beloning en ontwikkeling. Hierin wordt niet uitgegaan van functies maar van het probleemoplossend vermogen en de toegevoegde waarde van medewerkers. Styr, specialist op het gebied van beloningsvraagstukken, heeft een vergelijkbaar maar iets eenvoudiger model ontwikkeld waarbij een onderscheid wordt gemaakt in zes groepen van toegevoegde waarde. Voordeel van beide is dat groei en waardecreatie voorop staat. Het schept duidelijke kaders voor salarisstijging en het daarbij behorende gesprek. Het laat tegelijkertijd zien van welk ‘niveau’ je een tekort hebt voor het voortbestaan van je organisatie op de lange termijn. Let hierin wel altijd op dat je de vakspecialist goed blijft waarderen, dit is immers degene die direct waarde toevoegt!

Bovenstaande modellen voorzien elk in een andere behoefte, namelijk; duidelijkheid waarvoor je in dienst bent versus duidelijkheid betreffende je ontwikkeling en bijbehorend waardering in salaris. Ze zijn dus ook goed te combineren. Dan moet je er wel voor zorgen dat je het simpel houdt en niet weer een nieuw functiehuis-monster creëert.

Tip 5: Kleine stapjes, tussentijds waarde

Zorg er tot slot voor dat je de hele verandering van het functiehuis op een agile manier aanpakt. Dit doe je door transparant te zijn over het proces en in kleine stapjes waarde te leveren. Dit klinkt eenvoudig, maar vaak is dit voor HR een hele andere manier van werken. Het betekent namelijk dat je de OR vroegtijdig en regelmatig betrekt, i.p.v. in één keer een groot stuk voor de aanvraag tot instemming. Ook dien je collega’s continue van de voortgang op de hoogte te houden om transparantie te waarborgen. Geloof mij, alleen berichtjes op intranet voldoen hier niet in. Beter is: ga met mensen praten!

Dit betekent ook dat je niet pas na een half jaar iets van waarde kan opleveren. Start bijvoorbeeld met het proefdraaien van bepaalde functiegroepen of repareer de scheve salarissen direct waarvan je nu al weet (op basis van een benchmarkonderzoek) dat ze te laag zitten.

Conclusie

Om terug te komen te komen op de beginvraag ‘wat is een agile functiehuis?’, hét agile functiehuis bestaat dus niet en zal er ook nooit komen. Wel is het noodzakelijk om het (oude) robuuste functiehuis om te vormen naar een nieuw model passend bij de wendbare organisatie. Het onderliggende doel hierbij is ruimte te bieden voor nieuwe functies met salarissen passend binnen de markt en de mogelijkheid tot afdelingsoverstijgend en multidisciplinair werken. Daarbij zijn twee randvoorwaarden van belang:

  • Start met het bepalen van de waarde van het functiehuis voor jullie organisatie
  • Bepaal daarnaast de bijbehorende uitgangspunten samen met collega’s en de OR.

Voor de ontwerpfase is het belangrijk om zowel de visie en kernwaarden van de organisatie alsook de agile waarden terug te laten komen in het nieuwe functiehuis. Wat betreft de agile waarden betekent dit dat het nieuwe functiehuis bijdraagt aan de wendbaarheid van de organisatie én dat mensen boven systemen worden gesteld, waarbij geadviseerd wordt af te stappen van het dichtgetimmerde functiehuis. Dit doen we om te voorkomen dat de ruimte tot persoonlijke ontwikkeling en afdelingsoverstijgend werken wordt geremd.

Tot slot, staan we stil bij het schetsen van kaders en de inrichting. Wat betreft de inrichting schets ik drie voorbeelden:

  • 5-20 generieke functies met daarbij rollen
  • Het model van Baarda
  • Het Styr model

De rode draad binnen deze drie vormen is de duurzame factor:

  • Ruimte voor het toevoegen en/of wijzigen van functies
  • Ruimte voor de medewerker om zich nieuwe rollen of vaardigheden eigen te maken
  • Duidelijkheid over kaders en groeimogelijkheden én over hoe je het beste een bijdrage kan leveren binnen de organisatie.

De belangrijkste vraag hierbij blijft: Wanneer en waarom voegt een functiehuis waarde toe voor ons?

Minke Buizer