1. Erken dat agile werken echt anders is
Anders dan wat? Anders dan de wijze waarop de meeste organisaties werken. Agile werken (bjjvoorbeeld met Scrum) betekent werken in teams, teams met ruimte om hun werk te organiseren naar eigen inzicht. Agile teams hebben de tijd om de klus waar ze voor staan samen op te pakken en daarbij hun volledige skill-set te benutten. Vaak zien wij in organisaties dat teamwerk nieuw is, dat mensen worden ingezet op functie in plaats van hun bredere vaardigheden en dat samenwerken iets is dat mensen niet of nauwelijks gewend zijn of geleerd hebben! Als je dat wel wilt gaan doen is dat natuurlijk nogal een omslag. Daar mag best even bij stilgestaan worden.
2. Maak duidelijk waarom je agile wilt gaan werken
Agile werken komt meestal niet uit de lucht vallen. Er is een noodzaak om meer wendbaar te worden. De aanleiding kan bijvoorbeeld zijn dat:
- een organisatie wil dat er beter naar klanten wordt geluisterd;
- dat een organisatie beter in staat wil zijn om in te spelen op veranderingen in de omgeving;
- dat de organisatie wil dat er meer geïnnoveerd en geëxperimenteerd wordt;
- dat de organisatie wil dat collega’s elkaars talenten beter leren te benutten.
Wees duidelijk in wat je hoopt of verwacht van agile werken, inspireer en laat je verrassen door wat agile werken allemaal nog meer oplevert!
3. Onderken dat dat van iedereen iets vereist
Iets dat echt anders is vereist iets van iedereen. Van teamleden, van andere mensen in de organisatie, van leiders. Misschien ben je zelf wel initiatiefnemer, voel je je volledig ‘agile’ en zit je compleet in de overtuigingsmodus. Kijk dan eens kritisch naar jezelf. Wellicht zijn er ook dingen die jij lastig vindt. Als jij je kwetsbaar op durft te stellen kan dat voor anderen ruimte bieden om hetzelfde te doen en op zoek te gaan naar wat voor jullie samen werkt.
4. Maak ruimte voor mensen om zich te verhouden tot de nieuwe situatie
Misschien wil jij al vijf jaar met een agile werkwijze, zoals bijvoorbeeld Scrum aan de slag, volg je alles wat er te lezen valt over agile transformaties en kun je niet wachten om aan de slag te gaan. Dat geldt misschien niet voor iedereen in jouw organisatie. Voor veel mensen is agile nog steeds een leeg buzz-woord. Het is van belang om de nieuwe manier van werken samen betekenis te geven. Dat kun je bijvoorbeeld doen door een workshop te geven over agile werken waarin je het team een futurespective laat doen van hetgeen ze verwachten van agile werken.
5. Verken met elkaar wat het op kan leveren
Als Agile wat meer gaat betekenen voor iedereen, wordt het ook mogelijk om met elkaar te verkennen wat het kan opleveren. Werken in een team geeft bijvoorbeeld de ruimte om je collega’s beter te leren kennen en kwaliteiten van elkaar te ontdekken. Het geeft ook ruimte om elkaar te helpen en om samen tot veel betere inzichten te komen. Die voordelen zien en naar elkaar uitspreken levert draagvlak op voor agile organiseren.
6. Begin klein
Hoewel er ruimte moet zijn om bovenstaande vragen met elkaar te verkennen, is er maar één beste manier om te ontdekken in hoeverre je klanten en collega’s erop zitten te wachten dat je agile gaat werken. En dat is: beginnen! Beginnen doe je niet door je organisatie in een keer ‘te kantelen,’ maar door met een team aan de slag te gaan met iets waarvan je hoopt of verwacht dat het iets oplevert voor je klant. We raden aan dat ‘iets’ niet te groot te maken. Juist door met elkaar aan de slag te gaan leer je razendsnel wat de meeste meerwaarde heeft.
7. Maak ruimte om te leren en te ontwikkelen
Een valkuil is om uit enthousiasme een team zo vol te stoppen met werk dat er geen ruimte meer is om je eigen werkwijze te verbeteren. Dan zit je al snel vast in een nieuw patroon en dat komt het draagvlak niet ten goede. Hanteer de scrumpatronen ‘yesterday’s weather’ en ‘finish early.’ Beide helpen teams om ruimte te houden om de manier waarop ze werken te verbeteren.
Yesterday’s weather
Een geolied agile team heeft zicht op de hoeveelheid werk dat het kan verstouwen. Yesterday’s weather pleit ervoor terug te kijken naar de afgelopen sprint wanneer je de hoeveelheid werk van de volgende sprint plant. Het is een manier om te voorkomen dat je te veel hooi op je vork neemt. Het verleden is geen garantie voor de toekomst, maar is wel een van de beste voorspellers die we hebben.
Finish early
Als je een sprint plant met een beginnend team hoor je vaak: “En wat als we eerder klaar zijn?” Ten eerste zien wij vaker dat teams te veel dan te weinig werk op zich nemen en ten tweede is er niets mooiers dan ruim op tijd klaar zijn met je werk. Het geeft energie en zorgt ervoor dat er tijd overblijft om de manier waarop je werkt met elkaar te verbeteren. Wat zou jij doen als het werk dat je deze sprint had gepland af had en een halve dag over had om met je collega’s te werken aan het fundament van je werk of je onderlinge samenwerking?
8. Zorg ervoor dat ook de omgeving mee kan kijken
Als je binnen een traditionele organisatie agile gaat werken leidt dat op zijn minst tot verwondering. “Waarom zitten die mensen niet gewoon achter hun eigen bureau”, “Wat doen al die post-its daar?”, “Waarom hebben ze hier een heel team voor nodig?” Geef je collega’s vooral een kijkje in de keuken! Zelfs als je de psychologische veiligheid binnen het team op orde hebt kan het heel onveilig zijn om binnen een traditionele organisatie agile te gaan werken. Onbekend maakt onbemind en dat is funest voor de motivatie. Je mag mensen best verrassen (graag!), maar het is zonde ze van je te vervreemden. De remedie daartegen is transparantie en steun. Wees transparant in wat je doet en organiseer steun voor je werk en werkwijze, vergeet daarbij het management van je organisatie niet.
Is er in jouw organisatie al draagvlak voor agile werken?
Bekijk ook dit filmpje van collega Michiel over het organiseren van draagvlak.
