Organisatie topsport
Wat bedoelen we hiermee? Vergelijk het eens met topsport. Formule 1 bijvoorbeeld, of wielrennen op hoog niveau. Je kunt blijven investeren in het verhogen van de capaciteit van de motor. Dan ga je waarschijnlijk veel meer brandstof gebruiken en je zal iets harder gaan, maar er is duidelijk sprake van afnemend grensnut. Je snelheid blijft niet evenredig toenemen aan de extra moeite die je erin stopt. Een auto in de vorm van een baksteen zal nooit vooraan rijden.
Op de fiets ken je het ook, je gaat harder trappen maar op een gegeven moment ga je niet harder meer. Je voelt vooral steeds meer luchtweerstand. Wat doe je dan? Precies, je gaat voorover zitten op je fiets om aerodynamischer te zijn. Ben je een serieuze wielrenner dan doe je misschien een fitting om beter op je fiets te zitten. Én je gaat je fiets aanpassen. Lichter frame, andere banden, etc.
Voor teams en organisaties is het eigenlijk niet anders. Je bent begonnen met harder fietsen, misschien heb je een agile werkwijze omarmd om sneller resultaten te leveren. Uiteindelijk zit er een grens aan wat je bereikt. Het is tijd om naar andere dingen te kijken. Je moet kijken naar wat jou en je organisatie afremt. Zijn er onhandige en tijdrovende processen, zijn systemen ingewikkeld, klopt de organisatiestructuur eigenlijk wel en hoe zit het met beslissingsbevoegdheid? Echt sneller worden vraagt om fundamentele aanpassingen in je organisatie en je organisatie-ecosysteem.
Wil jouw organisatie wendbaarder worden, heeft het dan meer zin om alleen maar mensen te blijven trainen en agile werken te eisen? Nee, sterker nog, dit kan je in het begin helpen maar zodra je tegen de grenzen van het systeem aanloopt wordt het ineffectief en roept het zelfs weerstand op. Wil je weer flow in je transformatie krijgen, dan moet je op zoek naar alles wat in jouw organisatie frictie oplevert, en dat weghalen.
Klein en aanstekelijk
Een internationale farmaceut wilde een wendbaardere organisatie worden omdat de veranderende markt en nieuwe strategie dit van hen vroeg. Dit betekende anders werken, anders denken, en anders organiseren. Maar daarnaast ook structureel op zoek gaan naar ballast in de organisatie: langzame processen, ingewikkelde systemen, etc. Eigenlijk alles wat mensen in de weg zit om goed werk te doen.
Dit structureel aanpakken heeft twee belangrijke effecten. Ten eerste wordt het leuker en makkelijker om je werk te doen, wat goede resultaten oplevert. Ten tweede werkt het aanstekelijk. Bij deze organisatie slaagden we erin om een aantal remmen eraf te halen waar mensen al lang last van hadden, waardoor collega’s zelf ook geïnspireerd raakten om de organisatie te verbeteren.
Hoe ga je aan de slag?
Een organisatie wendbaarder maken gaat dus ook niet over meer of harder of beter agile werken, het gaat over de belemmeringen voor wendbaarheid wegnemen.
Hoe maak je organisatie sneller in de praktijk? Ga op zoek naar de grootste rem in je organisatie en maak de situatie één procent beter. James Clear beschreef eenvoudige stappen om te werken aan kleine, ogenschijnlijk onzichtbare, verbeteringen. Structureel en niet incidenteel. Stabiele kleine verbeteringen zorgen op lange termijn voor grote veranderingen. Vergelijk het met het vliegwiel-effect. We lichten een aantal kleine tips toe:
1. Leer van wat al werkt
Zet een vergrootglas op de processen die al goed werken. Kijk of je de lessen die je daar geleerd hebt elders kunt kopiëren. Dit gaat ook op voor mensen die al excelleren. Misschien kunnen zij meer van dat gedrag laten zien? Uiteindelijk worden kleine beetjes meer van goed, iets geweldigs.
2. Vermijd kleine verliezen
Minder fout doen is een prima doelstelling. Dat klinkt niet heel “high performance” maar aan het eind van de rit is het dat wel. In de praktijk is het gemakkelijker om prestaties te verbeteren door de keerzijde van deze prestaties te verminderen in plaats van de positieve kant te benutten. Aftrekken is praktischer dan optellen. Dit bedoelen we nu precies met de rem eraf halen.
3. Kijk in de achteruitkijkspiegel
Heb je deze week minder van hetzelfde bereikt dan vorige week? Dan weet je wat je aankomende week te doen staat. We zijn geneigd te veel vooruit te kijken. Maar wat kunnen we leren van wat we deden?
4. Een rem wordt nooit een gaspedaal
Neem rücksichtslos afscheid van remmen. We willen hiermee zeggen dat je geen consensus nodig hebt voor het stoppen met remmen. Als remmen gaspedalen zouden kunnen worden is het handig ze te ontwikkelen. Kan dat niet? Haal je voet dan van de rem. Immers, een beetje minder remmen zorgt er wel voor dat je harder gaat maar het grote verschil ga je niet maken.
5. Haast je als je tijd hebt
Dan heb je tijd als je haast hebt. Als je geen weerstand voelt, kun je kiezen: ik leun achterover want het gaat prima zo óf ik geef nu juist een beetje extra gas. Zo bouw je je snelheid verder op en kost het minder moeite de snelheid vast te houden als er weerstand op je pad komt.
Hoe ga jij aan de slag?
We dagen je uit om op te zoek te gaan naar de rem in jouw organisatie en die eraf te halen. Hoe dat moet? Bedenk vandaag: “Waar ga ik morgen mijn organisatie 1% beter maken?” Is het echt zo simpel? Ja, maar je kunt ons altijd vragen om advies.
