Big Room Planning bij de Gemeente Utrecht

In deze serie van cases nemen we een kijkje bij de klant. Welke problemen ondervinden andere organisaties bij het introduceren van Agile werken en hoe lossen we dit op? In deze case vind je het verhaal van Big Room Planning bij de gemeente Utrecht door collega Jens Bosman.

Het is 17 april 2019. Ik heb net een workshop Agile & Scrum afgerond en pak snel de trein vanuit Nijmegen naar Utrecht, waar ik een gesprek heb met mensen van de gemeente. Mijn collega Nienke wacht me op in de koffiebar op de zesde etage van het Stadskantoor en niet veel later worden we opgehaald en begeleid naar één van de vergaderruimtes, waar vier mensen op ons zitten te wachten. Ik merk, door alle afkortingen en jargon die over tafel vliegen, dat het even duurt voordat ik in het gesprek zit. Gezamenlijk tekenen we het probleem uit en komen tot de achterliggende vraag.

De gemeente Utrecht is, net als vele andere gemeenten, flink in beweging. Snelle ontwikkelingen in de maatschappij, andere verwachtingen van burgers en een complexer wordende omgeving vragen om wendbare manieren van werken. De situatie waarin een deel van de afdeling al agile werkt, zorgt hier en daar voor een complexe hybriditeit, omdat bestaande structuren nog traditioneel georganiseerd zijn. 

Ze vertellen dat het een uitdaging is, om tot een eenduidige, gedragen en uitlegbare prioritering van projecten te komen. De uiteenlopende belangen van de 14 verschillende organisatieonderdelen vragen om een heldere prioritering om vervolgens de (beperkte) beschikbare capaciteit van de teams (en andere afdelingen) zo effectief mogelijk in te zetten. We komen tot de conclusie dat dit vraagt om een Big Room Planning (BRP). Een uitstekende methode om op een energievolle en interactieve manier tot deze besluitvorming te komen. 

Aan de slag

Samen met mijn andere collega, Carmen, beginnen we een week later met een tweetal Gemba walks, ontleend uit het Japanse woord voor werkvloer, waarin we spreken met een aantal van de belanghebbenden. Daarmee scherpen we het probleem nog verder aan. Zo blijkt uit de gesprekken dat we nog niet direct aan de slag kunnen met de Big Room Planning, omdat de werkvoorraad eerst nog in kaart moet worden gebracht.

De hoeveelheid projecten per organisatieonderdeel blijkt namelijk flink te kunnen oplopen, omdat deze voor een jaar in kaart zijn gebracht. Voor de BRP maken we uiteindelijk een planning voor het aankomende kwartaal en daarom vragen we eerste 10 projecten per organisatieonderdeel te selecteren.

Ook zien we dat wanneer het gaat om businesswaarde, nog niet iedereen hetzelfde beeld heeft. Dit komt, omdat het bij een gezamenlijke prioritering belangrijk is waar je op gaat prioriteren en dat we elkaar helpen tijdens een georganiseerd inloopspreekuur. Samen met Carmen en de versterking vanuit de gemeente zelf, helpen we met het zo helder mogelijk beschrijven van de businesswaarde van de eigen projecten per organisatie onderdeel.

Magic estimation

De eerste stap, het prioriteren, kan beginnen. Mijn collega Carmen weet een beetje magie toe te voegen aan deze opdracht. Zij heeft precies de oplossing voor deze uitdaging, namelijk de Magic Estimation! Dit is een manier om je werkvoorraad in te schatten op waarde en moeite. Je gaat aan de ene kant inschatten hoeveel waarde een item oplevert, businesswaarde, zoals ze dat bij de gemeente Utrecht noemen. Dit omvat alle waarde die het item toevoegt voor inwoners, samenleving, collega’s, etc.. Die waarde verdelen we in categorieën small, medium en large. Dit doen we ook voor de moeite die het kost om deze waarde op te leveren. Hierin zit de tijd, geld en moeilijkheidsgraad van het werk opgenomen. 

Het is inmiddels 24 juni 2019, de Magic Estimation sessie staat op het punt van beginnen. Samen met drie collega’s faciliteren we ongeveer 20 deelnemers in het inschatten van de waarde en moeite van hun werkvoorraad. Dit doen we in totaal in zeven ronden én volledige stilte. Halverwege en aan het einde van de verschillende ronden pikken we een aantal items eruit en bespreken deze met de gehele groep. Deze items zijn het meest verschoven tijdens de sessie en blijkbaar onderwerp van discussie. Het resultaat is een geprioriteerde werkvoorraad. Het enige dat nu nog ontbreekt is dit geheel inplannen bij de teams van de organisatieonderdelen.

Big Room Planning

Daar is het moment waar we al zolang naar uitkijken dan eindelijk: de Big Room Planning zelf. Er is al veel werk aan vooraf gegaan. Voor de deelnemers en opdrachtgever is het de eerste keer dat ze zo’n sessie meemaken en dan gaan we nu anderhalve dag lang, met 50 personen, al hun werk voor het komende kwartaal inplannen. Met gezonde spanning begin ik aan de dag. Gelukkig heb ik ook nu weer een aantal collega’s naast me staan en gaan we samen de uitdaging aan. Na een eerste, interactieve en korte kennismaking beginnen we de middag met het inplannen van de projecten die als hoogste zijn geprioriteerd. Ieder team heeft zijn eigen plek in een grote zaal gekregen en begint eerst met de eigen werkzaamheden om vervolgens tot de afhankelijkheden met andere teams te komen. Na een tijdje zoeken de eerste teams elkaar op en vinden de eerste afstemmingsgesprekken plaats, precies waar de BRP voor is bedacht.

 

Big Room Planning

 

De middag loopt voorspoedig, al komen een aantal teams er achter dat ze niet altijd voldoende kennis de zaal in hebben meegenomen of dat er simpelweg teams ontbreken om tot een gedegen planning te komen. Uit de retrospective blijkt dan ook al snel dat we hier op dag twee verandering in moeten aanbrengen. Dat gebeurt en een dag later, aan het begin van de middag, hebben de meeste teams hun werk voor het komende kwartaal ingepland. Met een gezamenlijke confidence vote en een borrel sluiten we dag positief af. Het is ons samen gelukt om op een transparante manier de besluitvorming te organiseren en de werkvoorraad op elkaar af te stemmen.

En nu?

Nu zijn de ontwikkelteams volop aan de slag met het ontwikkelen van de geprioriteerde items. En wij? Wij zijn alvast bezig met het voorbereiden van de volgende Big Room Planning. Deze staat al gepland voor…… Ja, was het maar waar. Uiteraard gaat niets zoals gepland (daarom moeten we dus wendbaar zijn). Op de maandagochtend komen de afgevaardigden van de verschillende teams bij de Big Room Planning bij elkaar om de voortgang te bespreken. De ontwikkelteams zijn aan de slag gegaan maar komen er achter dat het plannen en de opdracht toch ingewikkelder is dan gedacht. Ik spring een gat in de lucht. We hebben namelijk onze belangrijkste les te pakken. De betrokkenen weten het niet alleen, ze voelen het ook. Ze hebben te optimistisch gepland, dat gebeurt altijd. Tijdens de BRP krijg je al het vermoeden dat de planning te ambitieus is, maar het mooie van Agile werken is dat dit een manier is van vallen en opstaan. De kracht zit hem er in dat ze er zelf achter komen dat ze te enthousiast zijn geweest met plannen. Dat kun je vertellen, maar begrijp je pas écht wanneer je het doet.

Gaan we nu dan geen volgende sessie houden? Natuurlijk wel! Begin oktober gaat de volgende plaatsvinden. De afgelopen keer waren wij, als Agile coaches van Organize Agile, de kartrekkers. De komende keer organiseren we samen met een aantal facilitatoren van de gemeente Utrecht. De derde keer treden wij niet meer op voorgrond, maar coachen waar nodig. En zo maken we de gemeente Utrecht een beetje wendbaarder en beter in staat om waarde op te leveren voor iedereen die woont en gebruik maakt van deze prachtige stad!