Voordelen van Big Room Planning
Het doel van een Big Room Planning is om samen met de belangrijkste stakeholders richting te bepalen, prioriteiten af te stemmen en capaciteit toe te wijzen voor het komende kwartaal. Big Room Planning is niet iets eenmaligs. Uiteindelijk wil je dat de Big Rooms onderdeel worden van de nieuwe way of working: de jaardoelen worden vertaald naar kwartaaldoelen in de Big Room en de teams knippen dat weer op in sprints. In tegenstelling tot meer traditionele manieren van plannen, gaat Big Room Planning uit van de kennis en kunde van medewerkers die dagelijks aan de projecten werken. In plaats van “top down”, “recht van de sterkste” of “de politiek meest handige” staat sociale cohesie voorop. Echt gezamenlijk tot een planning komen die niet voor een bepaald onderdeel, maar voor het geheel de meeste waarde oplevert.
Hoe pak je het aan?
Een Big Room Planning duurt één of twee dag(en) en brengt de belanghebbenden letterlijk samen in één grote ruimte. Meestal gaat het om zo’n 6-12 teams, maar met meer of minder deelnemers kan ook. Al vanaf drie teams loont het om het werk en de capaciteit met afhankelijke teams te verdelen. Het resultaat van de sessie is dat er een gezamenlijke prioritering tot stand is gekomen die door iedereen wordt begrepen en gedragen. Het proces tijdens de Big Room Planning is (inter)actief, energiek, resultaatgericht en fun!
Een voorbeeld van de agenda van een Big Room Planning (één dag) bij een Organize Agile klant
Samen prioriteren
Onze agile coaches helpen met de voorbereidingen, organisatie en het verbeteren van een Big Room Planning. Behoeften die ten grondslag liggen aan Big Room Planning zijn bijvoorbeeld:
- Sturen op het totale projectportfolio;
- Sturen en prioriteren op de klantwaarde van (project)voorstellen;
- De samenwerking verbeteren, de afhankelijkheden en synergiemogelijkheden beter in kaart krijgen en benutten;
- De project governance vereenvoudigen;
- De doorlooptijd van projecten verkorten.
Een goed begin is het halve werk
Onze ervaring leert dat een gedegen voorbereiding op een Big Room Planning cruciaal is. Deze voorbereidingen kosten tijd van alle betrokkenen. Zonder deze voorbereidingen is het ten zeerste af te raden de Big Room Planning te starten.
Op de voorbereiding van de Big Room Planning organiseren we een tweetal gemba walks, ontleend uit het Japanse woord voor werkvloer, waarin we vooraf spreken met een aantal deelnemers en andere belanghebbenden. In korte interviews en door observatie bij jullie op locatie krijgen wij beeld van de situatie en kunnen we de gesprekspartners meenemen in het idee achter de Big Room Planning. Gezamenlijk komen we tot een lijst van mensen die we willen spreken. Het resultaat van de gemba walk is een helder beeld van de situatie, waardoor de coaches de Big Room Planning goed kunnen faciliteren.
Voorbereidingen samen met de product owners waarin zij hun projecten al via een heldere manier “voorprioriteren” en afstemmen met hun stakeholders. Het is van belang dat projecten / epics ruim van te voren helder zijn. Daarvoor organiseren we naast een workshop, ook een moment voor het finetunen van de projectenlijst en een magic estimation sessie.
Voorbereidingen samen met de teams die op het moment van de Big Room Planning hun capaciteit inzichtelijk hebben en al geoefend hebben met voorspelbaarheid van opleveren van werk in sprints.
Voorbereiding samen met de eigen facilitators die de sessies uiteindelijk gaan begeleiden. Als je Big Room Planning als het nieuwe normaal ziet, wil je als organisatie zelf in staat zijn succesvolle sessies te organiseren en begeleiden. Daarom leiden we ‘on the job’ facilitators op om het stokje tijdens en na ons vertrek over te nemen. Deze interne facilitators worden gecoacht en getraind op de harde kant van Big Room Planningen (de techniek) en op de zachte kant: welk gedrag is nodig om de sessies een succes te laten zijn en hoe kan ik hier invloed op uitoefenen?
Big Room Planning bij Gemeente Utrecht
Het resultaat
De Big Room Sessies zijn een middel. Het gaat ons niet om de perfecte sessie organiseren, maar om het achterliggende doel te behalen. Wij gaan samen met jullie, met alle belangrijke spelers, tot een prioritering komen die voor iedereen logisch en uitlegbaar is.
Dit betekent niet dat er nooit stevige discussies zullen zijn of dat iedereen altijd fluitend de deur uit stapt. Geëngageerde professionals, complexe materie en uiteenlopende belangen zullen blijven zorgen voor een bepaald spanningsveld. Hier is niets mis mee. Maar de manier waarop we gezamenlijk binnen dit spanningsveld op een transparante manier besluitvorming organiseren, zorgt ervoor dat we waarde hebben toegevoegd voor het geheel en gezamenlijk leren. Dat is waar je het als agile organisatie uiteindelijk voor doet, toch?
Zelf aan de slag met Big Room Planning?
