Natuurmonumenten en agile werken: nooit meer terug naar de oude manier

Het begon in 2017 met OERRR, het jeugdprogramma van Natuurmonumenten. Senior marketeer Rinia Willemse was vanaf het begin bij OERRR betrokken, in de rol van Product Owner: ‘Wij zijn altijd al een clubje geweest dat dingen uitprobeerde. Daarnaast hadden we een afdelingshoofd die voorstander was van agile werken en geïnspireerd was door andere organisaties. En ik heb een man thuis die agile werkt, dat maakte me enthousiast. We besloten met het OERRR-team de sprong naar agile werken te maken.’

Natuurmonumenten

Een campagne in zes weken

Dit team was bezig met een grote jeugdcampagne over de bij. Tot er een kink in de kabel kwam, alles opeens op losse schroeven stond en de livegang in gevaar kwam. Ze zochten externe hulp en trokken aan de bel bij Organize Agile ‘In zes weken tijd hebben we met behulp van Scrum die hele campagne ontwikkeld. Als we het niet op een agile manier hadden aangepakt, was ons dat niet gelukt,’ blikt Rinia terug. Met name het kortcyclisch werken en continu op klantwaarde richten heeft het team veel opgeleverd. Ook het feit dat ze een volledig mandaat van het management kregen, heeft bijgedragen aan het waanzinnige succes van de campagne.

 

Agile werken bleek besmettelijk

Barbara Hellendoorn werkt als manager van de gehele afdeling Marketing en Communicatie. ‘Toen ik startte bij Natuurmonumenten, had OERRR een status aparte. Het was allang geen pilot meer, maar dat team was volledig agile gaan werken.’ Barbara zag het effect op andere teams. Collega’s namen steeds meer aspecten uit het agile werken over. ‘Het werd besmettelijk en dat leverde blije medewerkers op,’ vertelt Barbara.

‘Mijn motto als leidinggevende is: maak mensen geweldig. Daar sloot agile werken goed op aan. Ik wilde dat mijn team dat zelf inzag, en niet dat ik het erin moest gaan duwen. Ik had liever dat mensen het zelf wilden. Het werkplezier bij het OERRR-team bleek een lonkend perspectief.’

 

Van silo’s naar stabiele teams

De coaches van Organize Agile troffen gepassioneerde mensen aan, heel gedreven en toegewijd. Het OERRR-team liep goed, ze werkten met veel plezier en behaalden resultaten samen. Dat was een mooi voorbeeld voor de rest. Natuurmonumenten wilde die energie en wendbaarheid bij meer doelgroepen creëren. Dus niet alleen voor kinderen, maar ook bijvoorbeeld voor sporters en natuurbeschermers. De vraag aan Organize Agile was: help ons stabiele, doelgroepgerichte teams te organiseren en een nieuwe, wendbare werkwijze te adopteren. 

Medewerkers van Natuurmonumenten zijn ervaren professionals en heel goed in wat ze doen. Het grootste probleem was dat ze in silo’s werkten en allemaal hun eigen doelstellingen nastreefden. Er werd hard gewerkt, maar iedereen stond wat los van elkaar en was bezig met zijn eigen stukje. Dat was de tweede aanleiding om met agile teams aan de slag te gaan.

Het laatste station

Webmaster Roel van der Kraan herkent dit: ‘De eenheid ontbrak soms. Vaak kwam werk voor mijn afdeling als een verrassing.’ Het team Data Digital, waar Roel in werkt, was voor veel projecten het laatste station. Daarnaast wist het team niet precies wist waar hun collega’s mee bezig waren. Het kwam vaak voor dat er opeens iets binnen een week af moest. Alles werd er doorheen gedrukt, want alles was belangrijk. Niemand wist van elkaar wat ze aan het doen waren en met welk doel. Er werd niet samengewerkt met het team en, omdat het team niet eerder werd betrokken, ook niet gezamenlijk geprioriteerd.

 

Zelfselectie in tijden van corona

Natuurmonumenten en Organize Agile besloten om met vijf stabiele teams aan de slag te gaan. ‘We zijn eerst veel gaan praten met mensen,’ vertelt agile coach Bart van Organize Agile, ‘op basis daarvan hebben we een schets gemaakt hoe de nieuwe situatie eruit zou kunnen zien.’ Vervolgens werd er voor elk team een product owner aangesteld. Daarna werkten ze aan de voorbereiding van de zelfselectie van de teams. En toen kwam corona. Op 16 maart 2020 zou de eerste selectiedag zijn voor de indeling van de teams, maar dat werd de eerste dag van de lockdown. Toen stonden Natuurmonumenten en Organize Agile voor een heel andere uitdaging: hoe gaan we op afstand ons werk doen en kunnen we dit selectieproces online doen? Dat bleek lastig maar is uiteindelijk goed gelukt. Gelukkig nog wel met één offline sessie (toen de maatregelen dit toelieten). De lockdown en de maatregelen hebben er wel mede voor gezorgd dat dit proces langer heeft geduurd dan gepland en goed was.

Van off- naar online samenwerken

Het online werken maakte niet alleen het vormen van de teams lastiger. Eigenlijk werden alle overleggen serieuzer en zwaarder. Er ontstonden wel allerlei ideeën om die online sessies toch weer wat leuker te maken. Het was voor iedereen schakelen. Alle agile technieken waren immers op fysiek samenkomen gebaseerd.

Agile coach Bart legt uit dat het belangrijk is om aandacht te blijven besteden aan mensen. ‘We zijn online check-ins te blijven doen: hoe zit je er vandaag bij? We deden ook energizers, zoals yoga- oefeningen achter het scherm. Aan het begin organiseerden wij dat, maar het werd al snel door de teams zelf opgepakt en omarmd.’

Team OERRR

 

Leiderschap en Obeya

Niet alleen de teams zijn anders gaan werken. Ook het leiderschap van Natuurmonumenten heeft hun manier van werken aangepast. Dit doen ze onder andere met een Obeya. Het werken met een Obeya zorgt ervoor dat ze samen een veel beter inzicht hebben in wat er allemaal speelt op de afdeling. Dat leidinggevenden en product owners daar met elkaar een gesprek over voeren. ‘Voor ons is het nu wel belangrijk dat we het prioriteringsproces goed krijgen. Het stellen van de juiste prioriteiten is altijd lastig. We gaan nu met het Eisenhouwer model werken. Op deze manier hopen we dat we scherpere keuzes kunnen maken en nog meer waarde voor de klant kunnen toevoegen.’ aldus Rinia. Het leiderschap vindt het werken met reviews ook een hele goede en prettige manier om op de hoogte te zijn van wat er speelt. 

 

Eigenaarschap

Roel, Rinia en Barbara merken niet alleen dat de resultaten beter zijn geworden. Rinia:

‘Ik zou nooit meer op de oude manier kunnen werken. Ik beleef hier zoveel werkplezier aan en die agile mindset neem ik overal mee naartoe.’

De doorontwikkeling van de agile mindset zie je nu ook terug in het scrum master en product owner gilde. Daar leren collega’s wekelijks van elkaar en behandelen ze cases door middel van intervisie. Daarnaast is er een transformatieteam dat hier actief mee aan de slag is. 

Dat is volgens Brenda van Organize Agile waar het om gaat. ‘Aan het begin moesten we de organisatie meenemen. Nu zeggen ze: we gaan zelf aan de slag en dan roepen we jullie er wel bij als dat nodig is. Er is veel meer eigenaarschap. Dat is precies de beweging die we willen zien. We kunnen een systeem inrichten en de tools geven, maar uiteindelijk gaat het erom dat je een agile mindset creëert.’


Natuurmonumenten

 

Nooit uitgeleerd

Barbara beseft dat er nog een wereld te winnen is. ‘We staan eigenlijk pas aan de start. Inmiddels hebben we een extra team gecreëerd waardoor er nog meer focus in de teams komt. Verder gaan we kijken hoe we de agile mindset ook bij de andere teams van Marketing & Communicatie onder de aandacht kunnen brengen, zodat ook zij de vruchten kunnen plukken van deze nieuwe manier van werken.’

Tegelijkertijd is er al heel veel geleerd de afgelopen jaren. Eén van de belangrijkste leerpunten was dat je een transformatie kortcyclisch moet aanpakken en vooral regelmatig moet evalueren. Dat laatste heeft het transformatieteam aan het begin te weinig gedaan, dat gaat nu beter.

 

Met de juiste mindset ambitieuze doelen behalen

Barbara vertelt dat Natuurmonumenten tot 2030 een aantal doelen heeft gesteld. Ze willen bijvoorbeeld verdubbelen in fondsenwerving inkomsten. ‘Dat zijn natuurlijk heel ambitieuze doelen, maar als iedereen enthousiast blijft meedoen aan het continu veranderen en samen wil werken, dan denk ik dat we deze doelen kunnen halen. Het gaat om die mindset. Als dat je lukt, kun je uiteindelijk alles.’