overzicht

3 tips voor agile leiderschap

Een transformatie kan alleen slagen met goed agile leiderschap. Dat betekent dat management teams zich aanpassen en alle leden bereid zijn te leren. Eerder schreven we al over de 5 elementen van agile leiderschap: heldere kaders, ruimte om te experimenteren, voorbeeldgedrag, coachen vanuit vertrouwen en beschermen van teams. Ditmaal delen we drie tips voor leidinggevenden en directieleden om bij te dragen aan het succes van de agile verandering.
Datum
20 augustus 2020
Auteurs
Nienke van de Hoef
Bart Claassen
Delen

Tip 1: Maak het duidelijk

Als leider en/of leiderschapsteam is het belangrijk om een paar zaken helder te maken: de visie, de kaders, de doelen, de strategie en de keuzes die je daarbinnen maakt. Zo draag je bij aan meer focus, meer rust en een beter resultaat.

Een goede visie is een kompas voor de werkvloer

Misschien is het wel het belangrijkste dat je hebt te doen als leider: visie hebben en heldere kaders stellen. De visie ontwikkel je op basis van waar je organisatie voor staat, waar deze naartoe ontwikkelt en waar het onderdeel waar jij verantwoordelijk voor bent aan bijdraagt. Een visie is geen document maar een aansprekend verhaal, een wenkend perspectief, waar je elke keer weer naar kunt refereren. De input haal je van buiten, maar ook uit je eigen geloof van wat de toegevoegde waarde van jouw onderdeel is. Vergeet ook niet je medewerkers te bevragen. Samen maak je de club en op de werkvloer worden vaak meer strategische kansen gezien dan op de MT-tafel belanden. Met deze visie zet je de koers uit. Het inspireert medewerkers en ze krijgen er zin in om aan bij te dragen. Bovendien fungeert de visie als kompas op het moment dat teams operationele beslissingen maken. De opties meten ze af aan de richting die jij voorstaat. 

Bepaal het speelveld

Agile leiderschap betekent ook dat je naast de visie heldere kaders meegeeft. En een kader is zoals Brene Brown zegt: wat is ok en wat is niet ok? Buiten de kaders is niet ok, binnen de kaders is het speelveld dat je ten volle mag benutten. Een voorbeeld uit ons eigen bedrijf: onze missie is de toekomst van werk veranderen. We geloven dat organisaties echt anders moeten organiseren en werken om in de toekomst waardevol te blijven en een plezierige werkplek te blijven. We vragen dan ook ondernemersgeest van onze mensen en dat betekent dat we het ok vinden dat je ideeën uitwerkt in nieuwe producten of diensten. Niet ok is als je die lanceert zonder te hebben getoetst bij collega’s en klanten.

Autonomie en alignment leidt tot accountability

Door helder te zijn wat je met elkaar wilt bereiken en welke ruimte daarvoor is, spreek je mensen aan op hun autonomie en zorg je voor alignment. In de figuur die Henrik Kniberg maakte is mooi te zien dat agile leiderschap verder komt met een hoge mate van alignment en autonomie. Alignment betekent dat er congruentie is tussen wat mensen doen en wat de organisatie wil bereiken. De doelen cascaderen als het ware.

Henrik Kniberg / Spotify — Aligned Autonomy

 

Mensen die op deze manier kunnen werken, zijn taakvolwassen en professionele medewerkers. Dat betekent dat ze ook rekenschap, of accountability, af kunnen leggen over de keuzes die ze hebben gemaakt. Rekenschap vereist dat medewerkers eigenaarschap hebben en laten zien. Ze denken goed na over wat ze doen om dat te bereiken waaraan ze zich hebben gecommitteerd. Dat klinkt misschien abstract, maar is in de praktijk een heel fijne manier van werken. En leidt ook nog eens tot intrinsiek gemotiveerde medewerkers. Bovendien is het gesprek over wat maakt dat iemand iets op een bepaalde manier heeft gedaan veel interessanter dan de uitkomst te bediscussiëren. In een agile organisatie wil je immers continu leren om beter te worden. 

Prioriteren geeft focus

De visie vertaal je in doelen en de kaders landen in een strategie. Daarbij moet je je in een agile wereld geen lijvige plannen voorstellen, maar handvatten om te meten of je samen op de goede weg bent. Bovendien check je ze kortcyclisch met je team en collega managers waardoor je snel kunt bijstellen wanneer omstandigheden of behoeften veranderen. Het allermoeilijkste daarin is misschien wel keuzes maken. Prioriteiten stellen en focus aanbrengen is na het hebben van een visie een van de belangrijkste kwaliteiten van goed agile leiderschap. Als je echt resultaat wilt bereiken en waarde wilt toevoegen is moeilijke keuzes maken onvermijdelijk. In veel managementteams zien we hoe lastig dit in de praktijk is. Vaak bedien je meerdere klanten en stakeholders, met verschillende belangen. Daarnaast zoek je een balans tussen korte termijn, middellange en langetermijndoelstellingen. Er zijn ideeën en plannen genoeg. En toch: je kunt beter drie dingen goed doen: in een kort tijdsbestek met gefocuste capaciteit zodat je werkelijk iets afmaakt en waarde levert. Het tegenovergestelde is 20 projecten tegelijk in de lucht houden waarbij je na 2 jaar nog geen 10% af hebt. Task switching op individueel niveau werkt al niet, maar op organisatieniveau is het ronduit een drama. Deze video geeft een mooie weergave van hoe ineffectief het is om veel verschillende werkzaamheden naast elkaar uit te voeren. Niet voor niets is de titel stop starting, start finishing: laten we beginnen met dingen echt af te maken. 

 

Tip 2: Maak het transparant

Vertrouwen is de basis van agile leiderschap. Daarvoor is transparantie nodig. Bovendien maakt het veel regels en procedures overbodig. Op het moment dat iedereen over hetzelfde informatieniveau beschikt, worden beslissingen kwalitatief beter. 

Maak werk zichtbaar

Transparantie maakt het werken met autonome teams mogelijk, zorgt dat medewerkers zelfstandig beslissingen kunnen en durven nemen en dat de organisatie makkelijker dezelfde richting op gaat. Gedeeld overzicht en inzicht helpt om de juiste keuzes te maken. Agile teams werken vrijwel allemaal met een visueel bord. Bij voorkeur fysiek aan de muur, maar ook digitaal via tools als Trello, Miro of Mural. Op dit bord kan de voortgang van het te verrichten werk staan, maar bijvoorbeeld ook de status van het behalen van verschillende (strategische) doelen zodat iedereen weet of we de gezamenlijke deadline halen. Alleen als we inzichtelijk hebben hoeveel werk er al klaar is en nog gedaan moet worden is het mogelijk om elkaar te helpen en écht als team te opereren. Als één onderdeel te laat is heeft dat meestal gevolgen voor alle onderdelen.

Sturen vanuit gezamenlijkheid met Obeya

Een mooie werkwijze die bijdraagt aan agile leiderschap en op managementniveau veel wordt gebruikt is Obeya. Een obeya is een (virtuele) kamer waar zichtbaar is wat de visie, strategie en doelen van je organisatie en teams zijn. Maar het is meer dan een instrument: met het gebruik van Obeya komt een werkwijze die gepaard gaat met een andere overlegstructuur en ander gedrag. Het helpt om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en vanuit gezamenlijkheid de strategie bij te stellen. De prioriteiten zijn zo altijd actueel en mensen en middelen worden daar ingezet waar ze de meeste toegevoegde waarde hebben.

Obeya bij opdrachtgever, in samenwerking met www.agilewalls.nl

Doorleef kernwaarden

Veel organisaties hebben kernwaarden. Niet zelden zijn het loze begrippen. Zonde, want waarden kunnen enorm behulpzaam zijn. Als ze echt kloppen, worden ze doorleefd en zie je ze in alles wat de organisaties doet en uitstraalt terug. Het is voor individuele medewerkers een check om te zorgen dat ze bijdragen aan waar de organisatie voor staat. Zo is de waarde van hypotheekverstrekker Viisi radicale transparantie. Dat betekent dat alles – zo lang het niet schadelijk is – openbaar is. Iedereen kan altijd alles inzien en dat gaat best ver: zo kan iedereen ook elkaars salaris opzoeken. Ga eens met elkaar het gesprek aan: in hoeverre werken wij echt naar onze kernwaarden en waar zie je dat aan?

Gedijen in het niet-weten

Transparantie is kwetsbaar, maar helpt om samen het goede te doen. Misschien is het allerspannendst wel toegeven dat je iets niet weet. Veel managers zijn getraind en vaak gekozen vanwege hun besluitvaardigheid. Dat is iets wat je in een agile organisatie deels moet ‘ontleren’: laat zoveel mogelijk besluiten nemen door de mensen die er het meeste verstand van hebben. Dat vraagt van je dat je soms ook aangeeft het antwoord gewoonweg niet te weten. Mooie inzichten kunnen worden ontleend aan Deep Democracy. Met deze methode leer je besluiten nemen met aandacht en waardering voor andere opvattingen. Naast dat ze breder worden gedragen, worden besluiten er ook beter van. 

 

Tip 3: Maak het menselijk

Nu velen van ons thuiswerken, zien we grote verschillen in hoe goed mensen zich daarbij voelen. Van een manager die plichtmatig een keer per maand zijn medewerkers langs belt om te horen hoe het met ze gaat tot de manager die elke ochtend met zijn team start met een gezamenlijke check-in waarbij even wordt gecheckt hoe iedereen erbij zit. 

Teams maken het verschil

Wat ons opvalt: de mensen die zich onderdeel van een team voelen, halen meer plezier en voldoening uit het thuiswerken. Een vast team is dan ook een absolute must. Bij voorkeur een team waarmee je samen werk moet verzetten, maar als het niet anders kan volstaat een groep mensen waar je simpelweg bij hoort en die oog voor elkaar hebben, ook. Zolang er maar verbondenheid en contact is. 

Put people first

Hoewel Agile in essentie om klantwaarde leveren draait, sluiten we ons volledig aan bij Richard Branson’s quote: Put Your Staff 1st, Customers 2nd, & Shareholders 3rd”Agile leideschap vraagt dat je je mensen voorop zet en hun intrinsieke motivatie weet aan te boren dan komt die klantwaarde vanzelf. Onderzoek dus wat zij nodig hebben om het beste werk ooit te doen. Is dat een fatsoenlijke thuiswerkplek? Regel het. Is dat een virtuele borrel op vrijdag? Organiseer het. Is dat een vast ritme om gefocust aan concrete doelen te werken? Plan het in. 

Bonustip

We hebben in dit blog drie tips voor agile leiderschap gegeven en bij iedere tip kun je vast een aantal actiepunten bedenken die je gaat toepassen. Als dat inderdaad zo is dan geven we je nog een laatste bonus tip: ‘ga ook hierbij niet met alles tegelijk aan de slag’. Bedenk welk onderdeel je het meeste aanspreekt en waarmee jij denk echt impact te maken op je mensen. Start daar waar je het grootste verschil kunt maken. Zorg dat het onderdeel van jouw en jullie werkwijze wordt en kies dan het volgende verbeterpunt. 

 

Een agile organisatie vraagt sterk leiderschap om duurzame verandering te realiseren. Wij rekenen op je!

Nienke van de Hoef
Co-founder & agile coach
Bart Claassen
Agile Coach