overzicht

Agile Finance – 5 tips om van het begrotingsproces een feestje te maken!

Veel organisaties ervaren het begrotingsproces als een noodzakelijk kwaad dat enorm veel energie kost en een teleurstellend resultaat heeft. Het kan echter ook anders. Het begrotingsproces kan ook een feest zijn. De gemeente Noordwijk ervaart dit. Voor het 2e jaar op rij helpen wij de gemeente bij het wendbaar opstellen van de programmabegroting. In plaats van drie maanden duurt het proces een week. Een adaptatie van het Scrum raamwerk nemen we als vertrekpunt. In dit artikel geven we 5 tips die helpen om met een wendbaar en plezierig proces te komen tot een gedragen begroting.
Datum
23 september 2020
Auteur
Bart Claassen
Delen

Tip 1: werk met een vast schrijfteam

Op de meeste plekken waar een begroting wordt opgesteld, leveren beleidsmedewerkers ieder hun eigen stuk aan. Het is dan de taak voor de afdeling financiën om hier een waardevol stuk van te maken waar iedereen mee akkoord gaat. Agile coach Bart: “In de praktijk betekent dit eindeloos heen en weer mailen, punten en komma’s aanpassen en veel herstelwerkzaamheden. Wij hebben hiervoor een andere aanpak ontwikkeld. We laten de begroting schrijven door een multidisciplinair team dat werkt volgens het Scrum raamwerk. Dit team bestaat uit een schrijver, een gespreksleider, een strateeg en een financial. Gezamenlijk heeft dit team alles in huis om een goed eindproduct op te leveren.”

Het team in Noordwijk zorgt ervoor dat er één schrijfstijl is wat de leesbaarheid van het stuk verhoogt. Daarnaast zorgt het team ook voor de congruentie in de gehele begroting. Hoe ga je bijvoorbeeld om met het benoemen van de gevolgen en onzekerheid van Covid-19? Benoem je dit alleen in de introductie, bij ieder programma of bij elke aparte activiteit? Waar je voor kiest maakt niet uit, de consistentie wel. Een schrijfteam let hier direct bij het schrijven op. Het team zorgt ook voor eenduidigheid in het taalgebruik (leesbare taal) en het kort en bondig formuleren. Mark van Oostrum (schrijver in het schrijfteam):

Als we de beleidsmedewerkers de teksten laten aanleveren dan krijg je zeer uitgebreide teksten en een enorme variatie in schrijfstijlen. Met de manier waarop wij werken ontstaat er een complete begroting die leesbaar, congruent en waardevol is en niet onnodig veel pagina’s bevat. De begroting van 2020 was concreet en actiegericht en daar is de gemeenteraad heel blij mee.

Tip 2: bereid de organisatie op de juiste manier voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat spreekwoord gaat bij het schrijven van een begroting ook op. Dat betekent in dit geval niet te weinig maar zeker ook niet te veel voorbereiding. Bart: “Wij vragen dat beleidsmedewerkers weten wat ze in de begroting willen opnemen, maar dat ze niet de hele tekst al op papier hebben uitgewerkt. Het is de taak van het schrijfteam om het op papier uit te werken. Het uitwerken en het aanleveren van informatie gebeurt dan ook niet via e-mail, maar door middel van interviews. Het schrijfteam interviewt de beleidsmedewerkers die per thema gezamenlijk hun input geven.“

Mark: “het proces zoals wij dat gebruiken vraagt om voldoende afstemming vooraf door de beleidsmedewerker onderling, zodat er op het moment van schrijven geen discussie meer hoeft plaats te vinden. Ook de bestuurlijke afstemming vooraf is cruciaal. Wanneer we de begroting gaan schrijven en er zijn nog geen keuzes gemaakt, dan wordt het schrijven onmogelijk en een slopend proces.” 

Wanneer je op deze manier te werk gaat vraagt dat ook om voldoende voorbereiding in het proces. Het schrijfteam heeft de juiste faciliteiten nodig, agenda’s moeten geblokt worden en alle betrokkenen moeten worden meegenomen in het proces en de verandering. Dat is niet geregeld met het rondsturen van een e-mail met daarin de veranderde aanpak. Net als bij de interviews vraagt ook dit om direct contact met betrokkenen. Organiseer bijvoorbeeld een kick-off. Indien je die naast informatief ook leuk maakt dan begint het feestje daar al.

Tip 3: knip het werk op in behapbare stukken

Een hele begroting schrijven lijkt een enorme klus en kan voor sommigen zelfs angstaanjagend overkomen. Een onderdeel van een wendbaar planning en control product is daarom het opknippen van het product in stukken die minder afschrikken. Het schrijven van één programma is nog wel te overzien. Daarom schrijven we dus iedere dag een programma. Aan het eind van de dag leveren we dat programma op en is het ook klaar. Oké, sommige programma’s kosten iets meer tijd of uitzoekwerk, daarom bouwen we ook wat ‘slack time’ in. Meestal adviseren we dat niet aan teams, dan proberen we het werk zo op te knippen dat het precies in een sprint past. In het geval van een programmabegroting werkt dat net wat anders en werkt het inbouwen van die uitlooptijd prima. 

Het opknippen van het werk draagt ook bij aan de feestvreugde. Iedere keer dat je een programma afrondt kun je dat vieren met het team en stakeholders.

Tip 4: Betrek je stakeholders zo vroeg en zo vaak mogelijk

De bestuurlijke afstemming vooraf is cruciaal. Echter, net zo cruciaal is het betrekken van het bestuur bij de totstandkoming. Het schrijfteam schrijft dan wel de begroting, het bestuur en de beleidsmedewerkers geven hun input en moeten ook hun goedkeuring geven. 

Ron Prins (financial in het schrijfteam): “We betrekken de stakeholders in de ochtend tijdens de sprint planning wanneer we het werk voor die dag bepalen. Portefeuillehouders geven aan welke onderwerpen ze in dit programma terug willen zien. Beleidsmedewerkers, andere stakeholders en wij als schrijfteam zijn hierbij aanwezig, zodat iedereen hier vragen over kan stellen en alles duidelijk is. Een gespreksleider helpt dit gesprek met zoveel mensen in goede banen te leiden en tot een gewenst resultaat te komen: een duidelijke opdracht voor deze sprint.”

Wanneer de opdracht duidelijk is, kunnen de interviews beginnen. Deze kunnen offline maar zeker ook online plaatsvinden. Ron: “Een werkwijze die wij in Noordwijk prettig vinden, is om eerst de juiste informatie uit de geïnterviewden te halen en het daarna te verwerken tot een goedlopend verhaal.” 

Aan het begin van de middag is het programma klaar voor review. Het wordt opgestuurd naar dezelfde stakeholders die er ook in de ochtend bij waren. Zij krijgen leestijd waarna aan het eind van de middag de gezamenlijke review plaatsvindt. Eerst wethouders en daarna beleidsmedewerkers geven hun feedback, en teksten worden direct aangepast zodat iedereen het eindresultaat kan zien en daarmee akkoord gaat. Dit voorkomt dat men achteraf zegt dat ze het stuk niet herkennen, iedereen was erbij toen het akkoord werd gegeven. Zo wordt de feeststemming ook achteraf niet getemperd.

 

Tip 5: word elke dag een beetje beter

Wanneer je met een nieuwe werkwijze begint, merk je vaak dat alles nog niet loopt zoals gehoopt. Het is belangrijk om hiervan te leren en zaken aan te passen zodat het voor jullie wel werkt. Hoeveel tijd heb je bijvoorbeeld nodig voor een interview? Hoe concreet wordt je tijdens de sprint planning? Wie geef je als eerste het woord tijdens de review? Om deze processen te verbeteren sluiten we iedere sprint (dag) af met een retrospective. Hierin blikken we terug op het proces en bedenken we een aantal verbeterpunten zodat de volgende sprint (nog) beter wordt. 

Iedere dag wordt de samenwerking binnen het team en ook de afstemming met stakeholders verbeterd. Frustraties worden besproken en indien mogelijk opgelost. Om het afwisselend te houden kun je als scrum master verschillende thema’s gebruiken voor je retrospective. Je kunt het afstemmen op de behoefte van het team of aansluiten op het thema van het programma. Bij het programma ‘verkeer en parkeren’ gebruik je bijvoorbeeld een stopbord en andere verkeersborden om terug te blikken op het proces. Zo maak je ook van de retrospective een feestje!

Nog één extra tip van Ron:

Waar wij als schrijfteam aan het begin nog een beetje onwennig waren met de opdracht en werkwijze, liep dat bij het laatste programma als een trein. Plan daarom de complexere programma’s als laatste in, zo ben je als team beter in staat deze tot een goed einde te brengen.

Behoefte aan meer feestjes?

Zoals je ziet is het zeker mogelijk om van het begrotingsproces een feest te maken. Het kan zelfs een feest op gepaste afstand zijn, aangezien heel veel zaken ook online kunnen plaatsvinden. En je hoeft het niet tot één keer per jaar te beperken. Ook van de jaarrekening en de verschillende tussenrapportages kun je een feestje maken.

Wil je meer weten over het wendbaar aanpakken van het begrotingsproces of andere financiële vraagstukken?

Ja, ik wil er meer over lezen

Bart Claassen
Agile Coach