Het werken met Agile Portfolio Management is meer dan alleen het visueel maken van werk. APM zorgt ervoor dat het gesprek op gang komt en nieuwe inzichten brengt. Teams in verschillende sectoren en delen van organisaties passen APM inmiddels met succes toe. Hoe werkt APM in de praktijk?
Inzicht krijgen in de werkvoorraad
Recent zijn we gestart bij een regionaal opleidingscentrum in het het zuiden van het land. De afdeling Finance & Control is daar opgedeeld in drie teams: concern control, concern financiën en bedrijfskundige adviseurs. Deze teams waren gewend om vanuit hun eigen ‘eilandjes’ te opereren. Er was lang niet altijd duidelijk waar iedereen binnen de afdeling mee bezig was, vergadermomenten duurden lang en waren veelal ineffectief. Om de samenwerking en bedrijfsvoering naar een hoger plan te trekken, is de afdeling aan de slag gegaan met Agile Portfolio Management.
Na twee bijeenkomsten van ieder een halve dag, de zogenaamde ‘bouwdagen’, waarin we het portfoliobord opzetten, kwamen de eerste gesprekken op gang rondom de richting die het team op wil. Welke ambitie hebben we met elkaar? We namen ook de tijd om stil te staan bij de invulling die ieder aan deze gezamenlijke ambitie geeft. Een goede eerste stap om vanuit een gezamenlijk beeld te starten.
Voordelen van APM
Het werken met APM biedt verschillende voordelen. Binnen de afdeling Finance & Control zien we dit terug in drie overkoepelende punten:
- Inzicht krijgen in wat je samen wilt en doet. Door gezamenlijk bij de start te bepalen wat de ambities zijn en continu met elkaar het gesprek aan te gaan in het ritme waarin de bijeenkomsten plaatsvinden.
- Verbinding. Wekelijks komt het team bij elkaar. Dit zorgt voor verbinding tussen mensen en activiteiten en maakt dat je tijdig kunt bijsturen.
- Richting geven door te prioriteren. Toen het werk visueel werd gemaakt zagen de betrokkenen, dat ze met veel zaken tegelijk bezig zijn. Teveel! Door samen te bepalen wat ze niet meer gaan doen gaat het team nu voor wat écht belangrijk is.
Bij deze regionale opleider zijn ook coachingssessies onderdeel van het programma. Tijdens die sessies gaan we dieper in op de kwaliteiten en ontwikkelbehoeften van de verschillende teamleden en het geven van feedback.
Werken aan een gezamenlijke ambitie
Ook zijn we actief bij verschillende Waterschappen in Nederland met Agile Portfolio Management. Onder andere bij een gebiedsteam dat samen het Waterbeheerplan uitvoert. Het team bestaat uit mensen van verschillende afdelingen en heeft een helder doel: veilig, voldoende en schoon water. Dit team komt eens per drie weken samen met een kleine groep en eens per zes weken met een grote groep. Ook zij hebben inmiddels een goed overzicht wat er speelt binnen het programma en het team.
Gedurende de eerste bijeenkomsten bleek dat niet iedereen evenveel in te brengen had en is er voor gekozen een wisselende groepsgrootte toe te passen. Een mooie aanpassing die op basis van een retrospective naar voren kwam. Het lastige is nu echter de verbinding met elkaar te behouden, één keer per zes weken afstemmen is namelijk weer mager. Zo blijven we verbeteren en zoeken naar de juiste werkwijze voor een specifieke doelgroep.
Valkuilen
‘Aldoende leert men’ wordt wel gezegd. Ook voor APM geldt; leren door te doen. Soms denken teams dat ze door het portfolio te vullen al direct ‘agile’ en wendbaar zijn. Helaas. Er is een verschil tussen ‘doen’ en ‘zijn’. APM is een tool die je helpt om inzicht, verbinding en richting te creëren. De juiste mindset zorgt er uiteindelijk voor dat je ook écht wendbaar bent. De meest voorkomende valkuilen benoemen we hier:
- APM is niet een doel op zich. Het gaat om écht waarde leveren en niet hetzelfde te blijven doen in een ander jasje.
- Toch nog veel inhoudelijke discussie: de bedoeling is dat APM-bijeenkomsten de overige overlegmomenten vervangen. Tijdens deze bijeenkomst wil je kort en effectief vergaderen. Een gerichte agenda moet lange inhoudelijke discussies voorkomen.
- Niet alles is belangrijk: Via de buitenste ring hou je je team op de hoogte van de belangrijkste highlights, niet van je persoonlijke agenda. Het is goed om even met elkaar te zoeken naar het juiste niveau van informeren.
Hoe te starten?
Om er voor te zorgen dat APM goed uit de verf komt is het van belang om een aantal randvoorwaarden op orde te hebben:
- Commitment/ Prioriteit: zonder commitment geen resultaat. Oftewel, waar ligt de prioriteit? Kunnen teamleden voldoende tijd vrijmaken om samen gedragen ambities te realiseren? Bij teams die te weinig tijd kunnen vrijmaken om met elkaar aan de slag gaan ligt de prioriteit soms ergens anders.
- Gezamenlijke verantwoordelijkheid: het team is gezamenlijk verantwoordelijk voor de te realiseren ambities en helpt elkaar waar nodig.
- Mandaat in het team: binnen het team is er mandaat om besluiten te nemen binnen de projecten en prioriteiten die op het bord terecht komen. Wanneer je afhankelijk bent van beslissers buiten het team, gaat dit ten koste van de snelheid.
- Focus: durven keuzes te maken en dus ook nee durven zeggen tegen projecten of prioriteiten. Als je start met APM zul je zien dat het hele bord vol projecten/prioriteiten hangt. Dit geeft in eerste instantie overzicht van wat er speelt. Vaak veel en tegelijk. Dán is het moment om keuzes te maken, focus aan te brengen. Door gezamenlijk te prioriteren en te focussen op een beperkt aantal projecten kun je ze succesvol afronden. Dit in tegenstelling tot veel projecten die tegelijkertijd lopen en maar niet af komen.
- Resultaten/waarde opleveren: Door in een vast ritme bij elkaar te komen kun je tijdig bijsturen, samen prioriteren en richting bepalen. Dit maakt dat je continu gezamenlijk beslist, wat voegt de meeste waarde toe? Door de focus met elkaar te hebben op waarde en dingen écht af te maken kun je betere resultaten boeken.
Ook aan de slag met Agile Portfolio Management? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
