overzicht

Agile topvrouwen #4: Petrie Velthof – Politie Nederland

Elke maand gaat Nienke van de Hoef, Agile coach en co-founder van Organize Agile, in gesprek met een bijzondere vrouw voor wie Agile weinig geheimen meer heeft. De vierde dame met wie Nienke in gesprek gaat is Petrie Velthof, Aanjager Agile Innovatie bij Politie Nederland. Geen organisatie wendbaarder dan de politie zou je verwachten. Zeker op straat moet je snel kunnen handelen naar wat er op je afkomt. Hoe Agile is de politie eigenlijk?
Datum
21 augustus 2019
Auteur
Nienke van de Hoef
Delen

Laten we bij jou beginnen: hoe kwam jij in aanraking met Agile?

“Ik werk nu 12 jaar bij de politie in verschillende functies. Ontwikkeling en innovatie blijken steeds de spil in mijn bijdrage te zijn. Ik was altijd bezig iets nieuws toe te voegen om mijn eigen werk, of dat van een team beter, effectiever en wendbaarder te maken. Zo ben ik in de rol van innovatiecoach voor Opsporing Midden-Nederland gerold. Het kwartje viel pas toen iemand zei: ‘Dus jij werkt binnen deze aanpak Agile?’. Ik vroeg toen nog heel bleu wat Agile is. Dat was dus blijkbaar wat ik liet zien! Toen nog meer mensen hetzelfde tegen me zeiden, ben ik me in Agile gaan verdiepen. Dat is ongeveer tweeënhalf jaar geleden.”

Het is grappig dat ze zeiden dat je Agile doet. Zo te horen moet het eigenlijk zijn: je bént Agile.

“Zo zou je het kunnen zeggen inderdaad! Het was een feest van herkenning toen ik me in Agile ging verdiepen. Nu kon ik wat ik intuïtief op veel fronten al aanvoelde, verder aanscherpen met goede werkvormen en tools. Waar ik eerst specifieke innovaties begeleidde, ging ik vanaf toen meer het Agile gedachtengoed in de organisatie brengen.”

Eerst werkte je dus aan specifieke innovaties en pas later aan de mindset? 

“Het is het verschil tussen iemand steeds een vis geven of een hengel. Ga je innovatietrajecten begeleiden, of ga je teams leren hoe ze zelf meer innovatief en wendbaar kunnen worden? Ik heb zelf onder andere een training scrum master en product owner gevolgd, een SAFe course en Agile Leadership. Daarnaast heb ik alles aangegrepen wat ik kon aangrijpen, zoals participeren in RTE Summits en deelnemen in agile learning networks.”

Dat herken ik heel erg. Dat je iets gaaf vindt en dat je er dan helemaal in duikt en alles wilt weten. Vond je ook veel medestanders binnen de politie?

“Ja, bijvoorbeeld bij het Q-team, een start-up bij opsporing die experimenteert met nieuwe technologieën en inzichten. De mensen van het Q-team hadden zelf al snel door wat Agile kan bieden. Van daaruit zagen we steeds meer teams die al met Scrum of Kanban werkten. Ik ging kijken, leren en aanhaken bij deze teams. Eerst vanuit mijn lokale rol als innovatiecoach en later landelijk. Verbinding tussen agile teams is super belangrijk: met bijna 70.000 mensen in dienst op honderden locaties en hoge werkdruk binnen de teams, is het niet altijd eenvoudig de juiste (agile) mensen snel te vinden. Veel blokkades kunnen teams zelf oplossen. Wanneer dit bij meerdere teams niet lukt, probeer ik te hierbij te ondersteunen.”

 

Heb je eigenlijk een formele opdracht?

“Heel lang had ik die niet. Mijn opdracht als innovatiecoach was te zorgen dat er meer innovaties gingen plaatsvinden. Dat is zo diffuus als je het maar hebben kan.”

En wanneer doe je het dan goed?

“Ik heb het diffuse in mijn voordeel gebruikt. Ik heb zelf een concrete opdracht gemaakt: ik ga vanuit een platformgedachte intrinsiek gemotiveerde mensen stutten, faciliteren en koppelen. Sinds vorig jaar doe ik dat als Aanjager Agile Innovatie en zit ik bij de Staf Korpsleiding. Het feit dat er landelijk ruimte werd gegeven voor iemand met mijn rol, is een goed teken.”

Dus eigenlijk ben je nu chef Agile bij de politie? Een soort Chief Agile Officer, een ‘CAO’?

“Nee. Hoewel ik het wél een toffe naam vind. De kracht van de beweging die we nu maken, is dat er door het hele land ‘Chief Agile Officers’ zitten. Daarom geloof ik in de beweging die nu zichtbaar is bij de politie. Het feit dat we jullie van Organize Agile hebben gevraagd afgelopen jaar een eerste lichting van 8 interne agile coaches op te leiden en vanaf september zelfs een tweede lichting, draagt daar bijvoorbeeld ook aan bij. Als ik onze organisatie ergens moet plotten op transformatie, dan staan we aan het begin. Maar deze beweging die binnen het politievak echt van onderaf is gestart, heeft inmiddels wel zo veel volume gekregen, dat ze onomkeerbaar is!”

Politie Nederland

 

Wanneer doe je je huidige rol goed?

“We doen binnenkort een grote design sprint [inmiddels is deze succesvolle sprint geweest, red.] over hoe we Agile verder brengen binnen Politie Nederland. Ik heb het goed gedaan als er beklonken Agile roadmaps uit komen, die daadwerkelijk uitgevoerd worden. In twee dagen tijd gaan tien design teams (acht eenheden, het ICT Productiehuis en Staf Korpsleiding) aan hun eigen roadmap werken. Het mooie aan deze teams is de diversiteit: dit is een kans om losse experimenten aan strategie te knopen. We gaan met de 40 deelnemers samen op zoek naar de rode draad in Agile ontwikkeling en de 10 roadmaps brengen we samen tot een landelijke roadmap. Hoe gaaf is dat?! Wanneer teams zelf onvoldoende middelen hebben om een ‘rode draad item’ verder te brengen, zijn er landelijk middelen en support toegezegd om de lokale ontwikkeling te ondersteunen. Dat noem ik echt police agility.”

Oké, en dan ligt die roadmap er. Wat is vervolgens jouw rol?

“Mijn rol is iedereen samen te blijven brengen; onze ‘Agile Pioniers’ en ook stakeholders op elk niveau, door onze organisatie verspreid. Ik breng een stuk daadkracht en doorzettingsvermogen en koppel experiment aan strategie. Ik hoef echt niet voor de teams te bedenken hoe hun roadmap eruit ziet. Zie mij als de stok achter de deur. Daarnaast is het ook politiek: ik ben bijvoorbeeld al maanden bezig om stakeholders door het land te betrekken en hen te helpen met de juiste mindset te kijken naar de design sprint en de agile ontwikkeling in het algemeen. Leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het doorbreken van barrières op de weg naar een Agile organisatie. Het is vanuit een team niet altijd eenvoudig om die leidinggevenden mee te krijgen.”

Je moet het veel meer over die hengel hebben en niet die vis geven. Is bestendigen lastig?

“Ja, het is lastig om er een nieuwe way of working van te maken. Dat merk je zeker bij een wisseling van leiding in een eenheid of bij de Staf Korpsleiding. Het ligt nog heel erg aan de personen en hoe zij tegen Agile aankijken. Gelukkig hoeft niemand van ons dit alleen te doen!”

Wat vind je nu het mooiste voorbeeld van Agile werken bij de politie?

“Ik vertel het liefst over een team Veelvoorkomende Criminaliteit (VVC) in Oost-Nederland. Het Q-team heeft daar een transformatie gekickstart en mensen uit het blauw zagen zelf de kansen. Ze zijn het gewoon gaan doen, zonder middelen, vanuit hun overtuiging, met vallen en weer opstaan. Van meer dan 200 plankzaken -dat zijn zaken waar de recherche niet aan toekomt- zijn ze naar nul gegaan. Het ziekteverzuim liep enorm terug en de medewerkerstevredenheid schoot de lucht in. De medewerkers gaven aan dat ze weer weten wat de bedoeling van hun werk is. Dan begrijp je waarom je Agile wilt werken.”

Welk verschil kan Agile vooral maken bij de politie? Wat is de waarde?

“Niet eindeloos vasthouden aan wat je in het begin hebt bedacht, maar jezelf dwingen om reflectief te blijven en je af te vragen of wat je doet nog waarde toevoegt. De mensen bij de politie worden vooral gegrepen door het kortcyclische, het bijstellen van doelen en de focus op het toevoegen van waarde. Ook feedback is een belangrijke waarde van Agile voor de politie, bijvoorbeeld de demo, review en retrospective na een sprint bij Scrum.”

Voor mij als buitenstaander heerst het beeld dat feedback al heel erg in de politiecultuur zit. Je doet toch debriefings om te evalueren of je iets handig hebt aangepakt?

“Klopt, een goede debriefing heeft dat in zich. Dat gaat op verschillende plekken heel goed. Maar op veel plekken nog niet, waardoor mensen zich soms niet gehoord voelen, of niet vooruit komen en uiteindelijk de passie voor hun werk kwijt kunnen raken.”

Het klinkt een beetje alsof je blootlegt wat er al is in de basis. Dus ik kan me niet anders voorstellen dan dat het dna van de politie Agile is. Politiemensen moeten op straat handelen naar wat er op hen afkomt, maar het lijkt onder een laag van bureaucratie, processen en andere rompslomp verdwenen te zijn. Het doet me denken aan de familiebedrijven die ik heb begeleid. Vroeger werd daar op zondagmiddag na de kerk aan de keukentafel de strategie besproken. Op maandag werd dat gewoon uitgevoerd. Maar omdat er allerlei mensen zijn binnengehaald is er een heel circus om de familie heen opgetuigd en daardoor vertraag je en word je logger. Zo klinkt dat bij de politie ook een beetje.

“Wat ik heel leuk vind, is dat je het over familiebedrijven hebt. Politiemensen voelen zich ook vaak heel close met elkaar: de blauwe familie. Vroeger hadden we de gemeentepolitie: superkleine bureautjes met één “familie”. Ze waren ontzettend goed op elkaar ingespeeld en de chef bepaalde de koers. Dat is niet meer zo eenvoudig. Mensen verliezen door bureaucratie en rompslomp soms de passie voor hun vak. Dat is het mooie van Agile werken: overal waar ze Agile experimenten doen, zeggen de mensen weer de bedoeling van hun werk terug te zien: de rompslomp verdwijnt niet, maar je krijgt er weer vat op. Je ziet de glinstering in hun ogen en de energie weer opborrelen.”

Wat vind je het grootste risico in deze Agile transformatie voor jullie politieorganisatie?

“Dat het ons niet lukt om de verbinding te maken tussen de Agile ambassadors op verschillende plekken in onze organisatie. Dat de brug tussen experiment en strategie niet geslagen wordt. Lokaal kunnen we namelijk niet genoeg slagkracht en budget vrijmaken om de investering te doen die nodig is voor de transformatie. We lopen nu nog het risico als er een wisseling van de wacht is, het dan klaar is.”

Dat het een hype was?

“Dat iedereen dan achteraf zegt: dat Agile werken was een wassen neus. Maar als ik kijk hoe groot de beweging nu al is, ben ik daar niet bang voor. Ook het ministerie van Justitie en Veiligheid en het Openbaar Ministerie nemen veel initiatieven op Agile vlak om de veiligheidsketen meer aan elkaar te knopen.”

Binnenkort ligt die roadmap er dus. Waar staan jullie over anderhalf jaar?

“Mijn droom is dat we volop in de Agile transformatie zitten en dat tussen de duizenden politiecollega’s ook Erik Akerboom kan spreken over hoe Agile werken Politie Nederland helpt om wendbaarder te worden en echt toegevoegde waarde te bieden bij wat de burger nodig heeft voor zijn veiligheid. We kunnen laten zien dat we niet langer worden overspoeld door bureaucratie, door vanuit alle lagen binnen de politie te focussen op dat wat er echt toe doet, waardoor we volop kunnen doen waarvan de meeste mensen in hun hart voelen dat nodig is.”

Hoe Agile ben jij thuis?

“Een Agile mindset is iets dat ik van nature heb. Ik vind het ontzettend prettig om continu te kijken waar ik naartoe wil, wat ik daarvoor nodig heb en om bij te stellen: kansen pakken in het hier en nu. “Wat voegt echt waarde toe in mijn leven?”, is een vraag die ik mij oprecht geregeld stel en dan handel ik daar ook naar: een jaar wonen in Berlijn, grote reizen met ons gezin, maar ook het creëren van ruimte voor mijn huidige rol binnen de politie zijn voorbeelden hiervan. Daarnaast hebben wij thuis ook een Kanban-bord op de muur. Die helpt niet alleen mijn man en mij aan overzicht en bij prioriteiten stellen. De taakjes van mijn zoon en dochters hangen er ook: opruimen, aankleden, je tas inpakken. Mijn zoon van 7 heeft daaraan toegevoegd dat we elke dag een grapje maken. Dus dat doen we. Als mijn dochtertje naar bed moet en ik heb nog geen grapje gemaakt, dan krijg ik dat te horen. Maar geen methodiek boven bedoeling hoor, dus soms zeg ik dan: ‘Morgen weer!’.

 

Nienke van de Hoef
Co-founder