Bedrijven komen en gaan. In de meeste gevallen vervangt nieuw leven het oude. Maar er zijn ook organisaties die, -om het cru te zeggen-, weigeren te sterven. Hun website glanst nog, maar intern struikelen en kruipen ze moeizaam voort. Soms al jarenlang. Meestal zijn de medewerkers hier de dupe van. Van hen wordt verwacht dat zij de brede tekortkomingen van het systeem opvangen. En daarin worden zij dan zover opgerekt tot ze hun eigen breekpunt bereiken en bezwijken. Of vertrekken. Deze medewerkers worden (tijdelijk) vervangen alsof zíj de zwakke onderdelen in een machine zijn. “Hij kon de verantwoordelijkheid niet aan”, hoor je dan. Of: “Zij was niet in staat haar werk op te knippen.” Collega’s die de situatie wel overleven, kunnen hier zelfs een vals, pervers gevoel van trots uit halen: “Dit werk is duidelijk niet voor iedereen weggelegd; ik ben de last man standing.” Dat klinkt krachtig en robuust, maar feitelijk zetten deze mensen ruimte vast. Letterlijk en figuurlijk. De rot in de kern wordt niet opgelost, alleen de symptomen bestreden. De overheadkosten schieten omhoog en de reputatie van goed werkgeverschap dondert naar beneden. Medewerkers zijn immers niet met hun vak bezig, maar met overleven.
Wegrottende maatschappelijke organisaties
Extra pijnlijk wordt het als een ‘dode kever’-organisatie een belangrijke maatschappelijke functie heeft. Bijvoorbeeld een gemeentelijke organisatie of onderwijsinstelling. Of een uitvoerende instantie van de overheid die zó verrot is dat het de maatschappelijke taak niet meer kan vervullen. Met de burgers als grootste gedupeerden.
FBI: “a shell of its former self”
De uitholling van de FBI onder President Trump is hier een voorbeeld van. Het eigenlijke functioneren van de organisatie werd onmogelijk gemaakt, maar het belang voor de maatschappij verandert niet. Het Engelse gezegde “a shell of its former self” geeft dit mooi weer. Eigenlijk zou het beter zijn geweest als de verrotting van de FBI zichtbaar was gemaakt. Het probleem was daarmee transparant geworden, de FBI had wellicht volledig opgeheven moeten worden en het gat en het probleem dat daardoor ontstond, had opgelost kunnen worden. Pappen en nathouden – en daardoor dus verder laten rotten – had niet langer gekund. Het belang was groter dan alleen de FBI zelf. Het hele maatschappelijke ecosysteem is in gevaar als we de functie van zo’n maatschappelijke organisatie niet op een duurzame manier invullen.
De oplossing: ingebouwde strategische zwakke punten
Ook sterke organisaties kunnen dus van binnenuit langzaam wegrotten. Maar als de oplossing niet sterkere robuuste organisaties is, wat dan wel? Het is veel beter om een organisatie zo te ontwerpen dat deze niet langzaam van binnenuit rot, maar in een vroeg stadium heel zichtbaar kapot gaat. Niet zomaar, op een willekeurige plek, maar op specifieke van tevoren ingebouwde (zwakke) plekken. Een organisatie die dus in feite is ontworpen om niet te buigen, maar te breken als de belasting te hoog wordt. Niet de hele organisatie, dat zou catastrofaal zijn, maar een klein falen om te voorkomen dat uiteindelijk het hele systeem in gevaar komt. Denk bijvoorbeeld aan hoe bij je thuis de stoppen doorbranden als je het netwerk overbelast. Vervelend natuurlijk, maar beter dan dat het hele huis afbrandt.
Stopknop tegen verrotting
Een belangrijke eigenschap aan een stop is dat als deze doorbrandt, het hele systeem stilstaat. Je kunt eenvoudigweg niet verder tot je er iets aan hebt gedaan. En draai je er gewoon een nieuwe stop in zonder het onderliggende probleem om te lossen, dan brandt de nieuwe stop ook door. Een klein falen wat je dwingt om een structurele fout in je systeem op te lossen. Met andere woorden, het oplossen van je structurele probleem is nu prioriteit nummer één geworden. Daarnaast branden stoppen in een vroeg stadium door, we gaan over een vooraf ingestelde grenswaarde heen, niet pas als het huis in de fik staat. Stoppen dwingen ons een probleem in een vroeg stadium op te lossen.
Stoppenkasten integreren in ecosystemen
Organisaties werken niet als machines, maar zijn zeer complexe ecosystemen. Toch is het interessant als we machinematige oplossingen, zoals een stoppenkast, in onze ecosystemen kunnen bouwen, zodat -ogenschijnlijk- kleine zwakheden ons ertoe dwingen eerst onderliggende probleem aan te pakken. Geen kans om stroom weer aan te zetten, voordat de kortsluiting is verholpen. Dit vraagt om een zowel technologische als culturele oplossing. We kunnen wel informatiesystemen, zoals Obeya, optuigen om problemen vroegtijdig te signaleren. Maar die hebben pas effect als de mensen ook meteen constructief reageren op deze signalen zodra ze verschijnen. Dat vraagt fundamenteel om een nieuw soort leiderschap. De beste bewakers van een gezond ecosysteem zijn de leiders met grote gevoeligheid voor signalen én de wil en kracht om direct het onderliggend probleem te doorgronden en op te lossen.
Samen het probleem van de dode kever bestrijden
Dode kever organisaties zijn overal om ons heen, hoewel ze van buitenaf moeilijk te identificeren zijn. Het herontwerpen ervan met doelmatig zwakke punten om fundamentele problemen aan te pakken, is nog uitdagender en vereist altijd een op maat gemaakte oplossing.
Nu ben ik benieuwd:
- Welke vormen van dode kever probleem zie jij om je heen?
- En welke kansen zie je om een stoppenkast in jouw ecosysteem in te bouwen?
