Als Agile-LEAN-teamcoach bij het Ministerie OCW vond Martijn het een gemiste kans om niet te reflecteren op het grotere plaatje en zo het continu verbeteren op een hoger plan te brengen binnen teams. Hoe gaat het nu met dit team in deze organisatie en hoe kan teamgericht werken bijdragen aan het resultaat?
Om hier Agile mee om te gaan heeft Martijn een specifieke teamgericht werken retrospective gemaakt. In samenwerking met Thessa Bos, Agile coach bij de ministeries EZK en LNV, heeft hij geëxperimenteerd hoe dit in teams landt. Want zonder feedback geen product en geen groei.
Om een goed beeld te krijgen van de uitdagingen en behoeften van een team, beschrijven we samen deze retrospective om een beeld te geven van de status van een team, bijvoorbeeld aan de start van een Agile transformatie binnen een team. De retro is ook een mooie tool voor een diepgaande evaluatie na drie á vier maanden.
1. Wat beweegt ons?
We zijn allebei fans van de ‘Gouden Cirkel’ van Simon Sinek en beginnen daarom met de waarom vraag. Wat beweegt ons? Wat is onze why, onze ambitie? Dit is een grote vraag waar je wel even tijd voor moet uitrekken, maar die veel energie en richting oplevert. Een fijne werkvorm is de ‘liberating structure nine whys’ (https://www.barryovereem.com/nine-whys/).
Een goede invulling van de why geeft magneetkracht aan het team en haar omgeving om de ambitie hierbinnen zo dicht als mogelijk is te benaderen.
2. Wat is de huidige toestand?
Vervolgens gaan we aan de slag met de andere vragen. Per teamlid inventariseren we hoe zij de huidige toestand zien door hen op post-its sleutelwoorden te laten schrijven. Als die op het bord hangen, kun je één of meerdere van de teamleden vragen de post-its te clusteren, waar nodig aangevuld met uitleg en aanvullingen van de andere teamleden. Analyseer met het team of het bepaalde gedragspatronen heeft. De hoofdpunten noteer je op een flap. Als coach geef je het team de pen om eigenaarschap te nemen over de inhoud.
3. Wat vertraagt?
Het volgende deel van de retro stelt teams in staat om naar binnen te kijken en hun eigen gedrag en omgeving beter te begrijpen. Wat vertraagt? Wat bij onszelf of onze omgeving vertraagt ons? Het is belangrijk als coach hier ruimte over te laten voor het goede gesprek en goed door te vragen om het team aan te moedigen zoveel mogelijk te reflecteren op teamgedrag en zich niet alleen te richten op hoe de omgeving het team vertraagt.
4. Wat versnelt?
De versnellingsvraag is een fijne vraag om positieve denkkracht op te wekken. Wat versnelt? Wat kunnen wij zelf doen om te versnellen of wat in onze omgeving draagt hieraan bij? Deze vraag helpt ook om te denken in sfeer van invloed. Wat kan het team en kunnen individuele teamleden zelf doen om te verbeteren? (En vergeet niet om aan het eind van de retro, als je aan de slag gaat met de vraag wat de volgende stap is voor het team, hen te laten nadenken over de vraag wat zij kunnen doen om omgevings belemmeringen op te lossen of hier beter mee om te gaan).
5. Wie of wat kan ons helpen?
Hulpvragen kunnen stellen is een belangrijke competentie om Agile te kunnen werken, maar is in veel organisatieculturen niet vanzelfsprekend. Het stellen van de vraag wat of wie het team kan helpen op de korte termijn helpen om te verbeteren, is een simpele en doeltreffende tool om mensen uit te nodigen op een andere manier te gaan denken. Om hulp vragen mag! Sterker nog, het is een voorwaarde voor efficiënt en effectief werken met meer werkplezier.
6. Welke risico’s lopen we?
Een andere krachtige vraag om anders denken te stimuleren is welke risico’s het team loopt als we zo doorgaan? Wat kosten ons gedrag en onze patronen ons?
7. Wat is de volgende stap?
De laatste vraag geeft het team de mogelijkheid om aan de slag te gaan met hun bevindingen. Nu we dit alles weten, wat is de volgende stap? Wat kunnen we concreet doen om te verbeteren? In LEAN spreken we over de volgende gewenste doeltoestand. Laat het team brainstormen over één of enkele eerste betekenisvolle stap(pen) die ze kunnen zetten om die doeltoestand te bereiken. Noteer een aantal (deel)resultaten en neem die mee in de backlog. Let er wel op dat je de stap(pen) haalbaar houdt en binnen bereik van de teamscope.
Door deze vragen te stellen en het team hierbij de inhoud te laten organiseren en haalbare punten mee te nemen wordt het team zich bewust van haar plek in haar omgeving, en kan het team effectief in haar omgeving functioneren.
Sommige teams zingen te los van hun omgeving en sommige teams laten zich te veel tegenhouden door hun omgeving. Door deze retro uit te voeren kan het gesprek met het team over haar plek in het landschap helder en efficiënt gevoerd worden en kan het team acties uitvoeren en acties vragen om effectiever in en met haar omgeving samen te werken. We gaan graag de dialoog aan met onze vakbroeders en/of teamleiders hoe zij de plek van een Agile team in haar omgeving bezien en hoe zij dit Agile evalueren.
