De organisatie is nu een jaar bezig met het experimenteren in wat wij de vierde ruimte noemen: de nieuwe (samen)werkplek die VR ontsluit. In het voorjaar besloten we om met deze organisatie een sprong in het diepe te wagen door de volle kracht van VR als samenwerkingsplatform in te zetten tijdens een agile sprint (een productiecyclus van twee weken) met twee IT teams. Het doel: ontdekken hoe Virtual Reality de samenwerking binnen de teams kan bevorderen. Het bleek een traject te zijn vol met positieve verrassingen. In deze blog vertellen wij over de reis die we met de teams hebben meegemaakt. En we delen lessen over het toepassen van VR voor teamsamenwerking.
Observatie van de sprint in traditionele vorm
Om de sprint in VR goed aan te laten sluiten bij de werkvormen van de twee IT teams, hebben wij een hele sprint geobserveerd. We waren aanwezig bij alle belangrijke ceremonies, zoals de sprint planning en de refinement. Tijdens deze ceremonies maakten wij uitgebreide aantekeningen van de activiteiten die doorlopen werden, en van de interacties tussen teamleden. Op deze manier hadden wij aan het einde van de observatieperiode duidelijk welke ceremonies wel, niet, of in aangepaste vorm geschikt waren voor Virtual Reality. We besloten bijvoorbeeld om niet elke daily stand-up in VR te doen, aangezien deze heel kort duren. Dat maakt de opstarttijd voor samenwerking relatief lang. Daarnaast kregen wij een goed beeld over de belangrijke verbeterpunten. De communicatie via video verliep te vaak in één richting. Veel camera’s waren uit en de focus was niet altijd even goed. In het beperkte medium dat videobellen is, kwam de teamontwikkeling niet echt op gang. En dat is des te belangrijker, omdat het team minimaal 2 dagen in de week vanuit huis werkt.
Voorbereiden van de sprint in VR
Na de observatie was het tijd voor de voorbereiding; ook daar komt best wat bij kijken. Allereerst, een gedetailleerde planning. Op deze manier krijgen we beeld op welke momenten van de sprint Virtual Reality ingezet gaat worden. Bij elk van de agile ceremonies bekijken we tevens welke VR-omgeving het meest geschikt is. Tijdens deze sprint maakten we gebruik van twee verschillende applicaties: één voor ceremonies waarbij schermdelen van belang was, en één voor activiteiten waarin we vooral het ‘vrij kunnen rondlopen’ van Virtual Reality konden benutten.
Naast de planning is er ook een logistieke puzzel: we willen ervoor zorgen dat de VR headsets netjes terecht komen bij alle teamleden van de twee IT teams. We verzamelen hiervoor alle adressen en sturen dan onze headsets door het hele land. Nadat alle headsets waren aangekomen op bestemming, waren er in kleine groepjes uitgebreide onboarding-sessies, om ervoor te zorgen dat iedereen de basis van werken in VR goed onder de knie krijgt.
Aan het eind van de voorbereidingsfase zorgden we ervoor dat alles klaar voor gebruik was. De ruimtes binnen de VR applicaties werden voorbereid en we controleerden dat alle functionaliteiten naar behoren werkten, zoals onze oplossing voor het schermdelen.
Het startschot van de samenwerking in Virtual Reality
Dinsdag 12 april was het dan zover, nu gaat het echt beginnen. Je raad het misschien al: de eerste ceremonie op het programma was waar elke sprint mee begint: de sprint planning. Het was een spannend moment om voor het eerst met zijn allen bij elkaar te komen in de virtuele ruimte. Hoe gaat de dynamiek zijn, en krijgt niemand een technisch probleem? Gelukkig verliep het zonder problemen, en waren alle deelnemers ook snel gewend aan de nieuwe omgeving. De teams focusten zich al snel op het maken van de planning.
Tijdens de planning werd er naar de backlog gekeken en na overleg werd er een concreet plan opgesteld. We merkten tijdens deze sessie al snel verbetering in de communicatie. Er werd bijvoorbeeld aanzienlijk meer onderling gesproken vergeleken met de sprint planning die plaatsvond in een 2D vergaderapplicatie. Deze interacties creëerden meer duidelijkheid, waardoor dat de planning vloeiender kon verlopen. Waar een sprint planning normaal makkelijk 2,5 uur duurde, was deze sprint planning binnen 1,5 uur klaar. Een besparing van tijd, dankzij een meer gefocust gesprek.
De slotfase: de demo in VR
Tijdens de laatste dag van de sprint kwam allereerst de demo aan bod, waarin de belangrijkste ontwikkelpunten uit de sprint werden gepresenteerd. Bij deze sessie waren er ook een aantal externe stakeholders aanwezig. Dit was een lastige sessie. We ondervonden hier vooral problemen met het combineren van deelnemers die vanuit Webex wilden deelnemen met de deelnemers in VR. Hierdoor konden bepaalde personen elkaar niet horen, wat tot communicatieproblemen en uitloop leidde. Een duidelijk leermoment voor ons. Deelnemers kunnen wel vanuit 2D deelnemen in Virtual Reality bijeenkomsten, maar dan is het beter om geen applicaties te combineren, maar om dat vanuit één omgeving te doen.
Na de demo was het tot slot tijd voor de retrospective. Tijdens de retrospective werd het duidelijk dat de IT teams met enthousiasme terugkijken op de sprint in VR. Velen voelden het gevoel van nabijheid, merkten een verbetering in concentratie en communicatiegemak. Al met al werd het beschouwd als een aanzienlijke verbetering vergeleken met de 2D vergaderapplicatie die normaal gebruikt werd. De meerwaarde van Virtual Reality was duidelijk te zien, en daarom gaven de teams aan er graag mee door te willen. Niet als gimmick, maar als serieuze aanvulling van de hybride werkmix.
Onze leerpunten voor hybride samenwerken in VR
Wat zijn voor ons de belangrijkste opbrengsten van deze opdracht, die we in de toekomst kunnen (blijven) gebruiken voor vlammende (agile) teams in VR? Dit is samen te vatten in de volgende punten:
Lef is de sleutel. Dit zijn de eerste teams die het aandurfden om hun daadwerkelijke werk in een 3D omgeving met elkaar te doen. Dat gaat verder dan even snuffelen of spelen met VR. Het wordt hiermee een serieuze productiviteitstool. Of zoals Meta het noemt: een VR Infinite Office.
Een observatieperiode is bij dit soort opdrachten erg van belang. Het faciliteert de benodigde tijd om de verschillende dynamieken binnen de teams te ontdekken en om eventuele uitdagingen op tijd te herkennen. Tijdens deze opdracht was het bijvoorbeeld een uitdaging om werkomgeving van de klant aan te sluiten op de VR applicaties waarmee wij werken. Omdat we dit al vroeg tijdens de observatie herkenden, hadden we genoeg tijd om hier voor de aanvang van de VR sprint een passende oplossing voor te vinden.
In een andere blog vertelden we al hierover; de VR applicaties waarmee wij werken ontwikkelen zich razendsnel. Dit betekent dat wij als experts snel moeten meebewegen met deze updates, om ervoor te zorgen dat wij klanten ten alle tijden de beste ervaring aanbieden. Vlak voor de aanvang van de sprint was er een aanzienlijke update in één van de applicaties. Denk aan de mogelijkheid om video inclusief audio te streamen binnen een VR samenwerkingsruimte.
Tot slot hebben wij gedurende deze opdracht het effect van onderling leren duidelijk gezien. Waar wij eerst onboarding sessies individueel deden, hebben we het tijdens deze opdracht in kleine groepen gedaan. Het bleek een waardevolle aanpassing te zijn, aangezien de leden van beide teams sneller de basis onder de knie kregen op basis van feedback die ze aan elkaar gaven. Gedurende de sprint waren er veel momenten waarop soortgelijke kennisuitwisseling plaatsvond. Het resultaat hiervan was dat niemand significant achterliep qua VR vaardigheden.
