overzicht

Bij de loodgieter thuis lekt de kraan

Het is vrijdagochtend 18 mei 2018, tijd voor de twee-wekelijkse teammeeting! We staan met ons hele team van Scrum Company bij ons ontwikkelportfolio. Ik vertel enthousiast dat ik met Àpun aan de voorbereiding van het HR congres heb gewerkt en Mikel deelt dat hij hulp nodig heeft bij het schrijven van een offerte. Al snel verzanden we in een uitgebreid gesprek over ons acquisitieproces en verliezen we focus. Er worden veel goede ideeën geopperd maar tegelijkertijd zakt de energie en stijgt de frustratie..
Datum
18 januari 2019
Auteur
Bart Claassen

Het afgelopen half jaar hebben we voor ons gevoel hard gewerkt. Opdrachtgevers hebben zichzelf door middel van onze coaching bevrijd van ouderwetse command and control structuren. We hebben organisaties geholpen sneller en meer klantwaarde op te leveren en teams geholpen om effectiever samen te werken. Toch merken we een hoop ergernis. Waarom lopen onze eigen meetings zo stroperig en wordt er zoveel gepraat? Waarom starten we met veel energie aan verschillende dingen, maar maken we ze niet af? Dat terwijl we onze klanten hier juist op coachen.

De kraan lekt

Een groot deel van het probleem is dat we met steeds meer mensen zijn. Leuk natuurlijk, maar effectief communiceren en samenwerken wordt steeds moeilijker. We hebben ons eigen scaled agile probleem.

Eigenlijk is het natuurlijk heel gênant om toe te moeten geven dat bij de loodgieter ook de kraan lekt. Gelukkig hebben we wel gezamenlijk de wil om er wat aan te doen. Ook zijn we niet de enigen met dit probleem, we krijgen steeds vaker de vraag van groeiende organisaties of we hen ook kunnen helpen met agile werken. Hoe ‘doe’ je niet alleen agile maar, ’ben’ je dit ook als persoon, als team en dus als organisatie? Het lastige binnen teams is dat ze vaak weinig tijd vrij maken om echt samen werk te verzetten.

Wat gaat er mis? Met een team van agile coaches samen ons team begeleiden lukt niet. We  concluderen dat we een aantal problemen hebben. Iedereen heeft een mening, en we verzanden gemakkelijk in procesdiscussies. We maken te weinig tijd vrij om echt ontwikkelwerk te doen. We plannen te makkelijk andere ad-hoc dingen er overheen. Daarnaast pakken we het ontwikkelwerk veelal in verschillende kleine groepjes, of eigenlijk nog vaker, alleen op. We willen alles samen beslissen, wat zorgt voor veel overbodige afstemming. We vinden ons werk wel allemaal heel belangrijk. Dit betekent dat we vaak ‘s avonds laat en in het weekend nog aan het werk zijn om het toch gedaan te krijgen. Passie genoeg, maar echt gezond is het niet.

 

De reparatie

Dat het anders moet, zijn we het met elkaar over eens, maar hoe? We zijn gestart met de stabiele teams te vormen. Rekening gehouden met onze persoonlijkheden, kennis en ambities. Mooi, het team is gevormd! Een van de onderdelen, zo weten we uit ervaring, is dat de randvoorwaarden goed moeten zijn en je daar op tijd naar moet kijken. We werken het beste als we bij elkaar zitten, we besluiten om op kantoor wekelijks fysiek samen te werken. We maken tijd vrij: het tweewekelijkse overleg is naar een wekelijkse meeting gegaan, zodat we nu kortcyclisch samenwerken. Met alle collega’s op de vrijdag op kantoor aan het werk zorgt voor binding en de mogelijkheid tot samenwerken. Focus! Door samen op één plek twee uur samen te werken aan één deliverable. Om bezig te zijn met de dingen die de meeste waarde opleveren, prioriteren we constant waar ieder team mee aan de slag gaat. Dit is uiteraard een continu proces.

Het blijkt nog best lastig ons ook echt aan de voorgenomen ontwikkeltijd te houden. Ondanks dat we allemaal heel goed de waarde van focus en prioritering kennen werken we in het begin toch te vaak aan wat urgent, in plaats aan wat belangrijk is. We besluiten dat samenwerktijd heilig is, het maakt niet uit wat er verder op de agenda staat: samenwerktijd is altijd belangrijker.

In eerste instantie wijzen we geen teamfacilitator aan, omdat we er vanuit gaan dat we dit als agile coaches toch zouden moeten kunnen. Maar geleidelijk neemt Michiel de rol op zich.

Getting shit done 

We maken een sprong vooruit in de tijd. Het is de eerste vrijdag van het nieuwe jaar waarop we allemaal aanwezig zijn. Na het uitwisselen van nieuwjaarskussen en de check in, gaan we in stabiele teams aan het werk. Elk team mag zelf beslissen hoe ze gaat werken maar de gemene deler is dat ze allebei een openbare transparante backlog hebben. Daarnaast maken we op het agile portfolio zichtbaar wat de samenhang is tussen het ontwikkelwerk van de teams. Waar we voorheen zelfsturend waren, hebben de teams nu een echte product owner (PO) die helder aangeeft ‘wat’ er gedaan moet worden.

Nienke heeft als product owner van mijn team de backlog al geprioriteerd. We krijgen in twee uur met vijf personen snel concrete dingen voor elkaar als onze leads in kaart brengen en de prioritering daarvan. Ook deze blog schrijven wij samen in twee uur. Niet meer een vrijdag vol overleggen, die je verlaat met een actielijst voor het weekend, maar iedere week samenwerken als een stabiel team. Juist doordat we met elkaar twee uur per week hebben is er geen tijd voor overbodige dingen en krijgen we dingen af. Allemaal het resultaat van gericht, gefocust en met plezier samenwerken!

Bart Claassen