Eén van de Modern Agile principes is: “Maak veiligheid een randvoorwaarde”. Dat geldt uiteraard ook voor fysieke veiligheid, en niet alleen psychologische veiligheid. Je hoeft geen Personeelswetenschappen te hebben gestudeerd om te weten dat dit principe een succesfactor voor organisaties is op de lange termijn. Medewerkers die geen veiligheid ervaren, kunnen nooit het maximale uit zichzelf halen en daarmee nooit een geweldig team worden. De wetenschappelijke literatuur staat bomvol met onderzoeken die dit principe ondersteunen. En ook vele organisaties, zoals Google, stelden bij zichzelf vast dat psychologische veiligheid de meest bepalende factor is voor het bereiken van hoge teameffectiviteit.
Waarom is psychologische veiligheid binnen teams en organisaties zo essentieel? Psychologische veiligheid is de motor voor teamprestaties. Psychologische veiligheid stimuleert het team namelijk om te leren, en heeft daarmee veel invloed op de effectiviteit van het team. Om samen te kunnen leren is, niet heel verrassend, goed samenwerken met elkaar cruciaal.
De sleutel tot succes: leren samenwerken
Samenwerken is vandaag de dag niet meer weg te denken uit organisaties: werk is simpelweg te complex van aard om volledig alleen uit te kunnen voeren. Ik ken geen enkele organisatie die puur en alleen de optelsom is van het succes van eenzijdige inspanningen. Zelfs een zelfstandig ondernemer zal moeten samenwerken om succesvol te zijn. Werk vraagt vandaag de dag een uitgebreide mix van kennis, competenties en skills. Een set die je in je eentje niet zo makkelijk meer beheerst.
Daarnaast vragen competitieve en dynamische omgevingen binnen en buiten organisaties om continue verbetering. Het vraagt te leren, veranderen en innoveren. Effectieve samenwerking tussen individuen en groepen, binnen en buiten de organisatie, op verschillende niveaus, is de sleutel tot dit leren, veranderen en innoveren.
Samenwerken is daarmee gewoonweg een bittere noodzaak voor het succes van organisaties. Maar effectief samenwerken is behoorlijk lastig. Zo is Opgavegericht Werken niet voor niets één van de meest complexe vraagstukken binnen gemeenten.
Daarbuiten is samenwerken voor het succes en welzijn van een individu een buitengewoon belangrijke factor. Sterker nog, voor alle teamleden. Psychologische veiligheid is daarom absoluut noodzakelijk voor het het ontketenen van het volledige potentieel van een team.
Wanneer het onveilig is
Sommige organisaties leggen de lat voor hun medewerkers expres hoog, en schromen niet om dit expliciet te maken. Ze vragen alleen het beste van medewerkers. Nu kun je denken, dat daagt lekker uit, maar het gevolg is mogelijk het tegenovergestelde: mensen worden in feite risico-avers. Waardoor niemand een experiment aan durft, het anders probeert te doen, of zijn of haar nek uitsteekt om de échte problemen eens aan te grijpen. Terwijl dat nou juist hetgeen is wat we willen bereiken. In zo’n cultuur kunnen medewerkers bang zijn om iets te verliezen, zijn ze bang voor vergelding in de één of andere vorm.
Teams kunnen ook zo’n verlies-cultuur creëren. Ze spreken niet over blunders of mislukkingen. Teamleden tonen zich niet kwetsbaar. Feedback wordt nauwelijks gevraagd of gegeven. En als het wordt gegeven, voelen mensen zich aangevallen. Men spreekt veilig de groep aan over ‘de fout’, in plaats van de persoon die verantwoordelijk was voor dat ene stukje werk. Het blijft afstandelijk en abstract, er is geen gevoel van inclusie, openheid en verantwoordelijkheid.
De grote boosdoener: verliezen
In veilige omgevingen durven mensen risico’s te nemen. Want risico’s nemen is spannend, het impliceert immers de kans op verlies. Denk aan een gok in het casino: de spanning dat je je geld verliest (of juist wint) is de reden dat je daar überhaupt bent. Denk nu eens aan een gok met je professionele image. Dat doe je liever niet. De kans dat je kunt verliezen, of de kans op een afstraffing, weerhoudt je van het nemen van risico´s. Dat gevoel wil je dus uitsluiten.
Zoals met veel onderwerpen het geval is, zijn leiders van een organisatie in de gelegenheid om het juiste voorbeeld te geven. Naast het team, kunnen ook zij bijdragen aan een veilige omgeving. Toch zie ik dit weinig gebeuren. Hoe vaak heb je een directeur of manager horen spreken over zijn of haar blunders, of onwetendheid? Of over zijn of haar ontwikkelpunten? En hoe vaak heb je de uitnodiging gekregen om datgene te bespreken wat niemand bespreekt, terwijl jullie het eigenlijk wel zouden moeten bespreken? Ja, dit vergt flink wat lef en moed van leiders. Immers, de reden dat zij het niet doen, is waarschijnlijk dezelfde als die van een ander: angst om iets te verliezen.
Leuk voorbeeld van de Vice Chairman van Dun & Bradstreet: hij kwam met een Failure Wall die voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar en aan te vullen was.
Zelf ervaar je het waarschijnlijk ook. Je hebt vast eens in de wandelgangen of per Whatsapp een situatie over (niet: met) een collega besproken. Een stuk makkelijker dan recht voor zijn raap zeggen wat je van dat nieuwe idee vindt. Het niet zeggen voorkomt de kans op gezichtsverlies. Ook als gesprekspartner laat je een collega meestal wegkomen met die ene opmerking in de wandelgangen. Het zal de persoon om wie het gaat nooit bereiken (tenzij via roddelcircuit). Het effect: een gemiste kans om de onderlinge relatie en de prestaties van het individu, het team, en de organisatie te verbeteren. En een bommetje onder de verhoudingen, wanneer de tamtam haar werk doet.
Elke dag een stukje veiliger
In het dagelijks handelen spelen medewerkers een belangrijke rol in het aanmoedigen van gedrag dat bijdraagt aan de psychologische veiligheid. Een paar weken terug nam een collega aanstoot aan een opmerking van een ander. Ik zei: “Anders bel je toch even en geef je aan wat het met je doet?”, wetende dat het niet zo simpel is. Toen ik later hoorde dat ze had gebeld om het erover te hebben, was ik enorm trots op de manier waarop wij als team omgaan met elkaar, en vooral op de rol die mijn collega daar zelf in nam. Het was duizend keer makkelijker geweest om het moment voorbij te laten gaan. Maar door lef te tonen en toch te bellen, creëerde ze de mogelijkheid om te groeien. Ze creëerde kansen om te verbeteren. Voor haar, voor de ander, voor de relatie tussen hen, en voor ons team en daarmee de organisatie.
Wanneer ik een team ondersteun, start ik direct met werken aan de psychologische veiligheid. Een aantal dingen die ik probeer:
- Ik benoem dat we lekker veel gaan oefenen, doen & experimenteren. We gaan het anders doen. Buiten bestaande kaders denken en doen, risico’s nemen. Daardoor gaan we fouten maken. We gaan waarschijnlijk een keer iemand pissig maken of we gaan volledig de mist in. En als dat gebeurt, dan gaan we goed onderzoeken waarom dit gebeurde, zodat we hiervan leren. Niet om eens lekker een piraat te zijn, maar om te ervaren wat het voor mooie dingen oplevert als je niet bang bent gestraft te worden of om iets te verliezen. It’s part of the improvement game.
- Ik vertel het aan het team wanneer ik zelf een blunder ben begaan, of het nu in mijn privé leven is of zakelijk, en moedig hen aan om ook hun missers te bespreken. En als ze het niet willen, dan is dat ook goed. Het moet natuurlijk niet. Zolang ze maar voelen dat het kan.
- Ik nodig uit tot discussie. Ik betwist aannames en nodig kritische mensen uit om kritisch te blijven. En als er een goede discussie op gang is gekomen, dan benadruk ik hoe gaaf het is dat we hier zo’n goed gesprek over hebben. Het is prima dat scherpe gesprekken worden gevoerd. Dat mag en is wenselijk. Alleen al dat proces, elkaar uitdagen en bevragen, kritisch zijn zonder dat de relatie daaronder lijdt, daar wordt het team en de uitkomst van hun harde werken zó veel beter van. Niet vergeten om vervolgens ook even stoom af te blazen met elkaar.
- Ik moedig het team aan om te vertrouwen op hun eigen kennis en kunde. Om erop te vertrouwen dat als het werk niet aan de eisen voldoet, dit vanzelf naar boven komt door de feedback die we ophalen. Ik daag uit om niet tot in de eeuwigheid de puntjes op de i te blijven zetten. Het is op een gegeven moment ‘good enough for now, safe enough to try’. Ze mogen best eens een gokje nemen door iets op te leveren dat niet af is, of door iets te doen wat afwijkt van ‘het normale’. We horen vanzelf wel hoe het beter kan wanneer we feedback ophalen.
- En ik nodig het team uit om er zelf op toe te zien dat ze de psychologische veiligheid waarborgen. Blijven ze nieuwsgierig naar elkaar? Luisteren ze nog goed? Zien ze het wanneer iemand stil blijft? Draagt iedereen bij aan de groep? Is niemand (te) dominant? Zijn ze bewust een omgeving aan het creëren waarin iedereen zich uit durft te spreken? Dit zijn checkvragen, waar het team zelf verantwoordelijk voor is.
Eén van de manieren om bovenstaand gedrag te stimuleren, is door met elkaar een Team Manifesto op te stellen. Hierin schrijf je op hoe je met elkaar wenst om te gaan. Je maakt afspraken over normen en waarden van het team, als het ware. Het is belangrijk dat het hele team zich committeert aan de normen en waarden, en dat zij zelf het naleven ervan bewaken. Zo houden ze elkaar scherp en ontwikkelen ze actief een veilige werkomgeving voor iedereen.
Agile is relevant voor elke organisatie
Psychologische veiligheid kan zoveel moois doen met een individu, met een team en met een hele organisatie. Ik gun het echt elk persoon om zo bewust en actief bezig te zijn met het verbeteren van de psychologische veiligheid. Gun het jezelf en elkaar. Het is even spannend, maar het levert zoveel moois op, en niet alleen voor jezelf.
Psychologische veiligheid is één van de belangrijkste principes van Modern Agile. Ze maken zoveel mogelijk wat Agile Agile maakt: experimenteren, verbeteren, samenwerken met de klant, feedback ophalen… Of je nu een gemeente bent, een studentenvereniging of een investeerder, elke organisatie is gebaat bij de agile manieren van denken en doen. Het is zó veel meer dan ‘wendbaar zijn’, post-its plakken en hippe termen. Eigenlijk is alleen het principe van psychologische veiligheid van Modern Agile al een reden om met jezelf en je collega’s de route naar een geweldig team te bewandelen!
