1. Houd het simpel
Wanden vol zeer ingewikkelde informatie en spreadsheets, waarbij een presentatie nodig is om het te begrijpen, is niet de bedoeling. Hiermee lijkt het alsof je organisatie transparant is, maar eigenlijk begrijpt niemand wat er staat. Kortom maak een obeya room met elkaar. Bepaal welke informatie iedereen wil zien en hoe je deze informatie visueel maakt.
2. Actualiseer in een vast ritme
Het risico bestaat dat je de obeya in januari vult en dat je daarna geen update meer doet. Het is dan een waardeloze ruimte met oude informatie. Dit vraagt dus ook van je organisatie dat je een agile strategie hanteert die aanpasbaar blijft. Kortom: zorg dat ieder team (en dus ook directie) de informatie voortdurend bijwerkt. Het kan helpen om de datum erop te zetten, zodat meteen inzichtelijk is hoe oud de informatie is.
3. Pas de bestaande overlegstructuur aan
Om de obeya echt voor je te laten werken moet de vergaderstructuur aangepast worden. De agenda van het managementteam vul je met prioriteiten van dat moment. Aan de hand van de overzichten neemt het leiderschap besluiten. De rol van het management verandert naar het aanscherpen van kaders, bijstellen van doelen, keuzes maken en het slechten van drempels zodat de werkvloer kan doen wat nodig is om de klant goed te bedienen en productiedoelen te halen. De transparantie die je beoogt, vergt ook dat je kijkt naar wie aansluiten in de overleggen om metrics toe te kunnen lichten. En nog een voordeel: obeya meetings zijn vaak strak, kort en inspirerend.
4. Let op de onderstroom
Hoe ‘objectief’ een obeya er ook uit kan zien, uiteindelijk speelt in een gesprek van een directie veel meer dan de zichtbare feiten. En juist in het voeren van het gesprek ligt de sleutel. Als men hierin kwetsbaarheid kan laten zien, ruimte houdt om fouten toe te geven en met elkaars persoonlijkheden leert werken, levert dat een vermenigvuldiging op van de teameffectiviteit. Een goede coach of facilitator zorgt ervoor dat de obeya niet alleen de plek is waar informatie zichtbaar is, maar waar ook het goede gesprek plaatsvindt. Soms over wat er te zien is, maar soms ook over wat onzichtbaar is.
5. Maak de obeya aantrekkelijk
De schoonheid van de obeya kamer trekt mensen aan. Met mooie wandplaten zoals die van Agile Walls, kies je zelf de modellen die je deel wilt maken van de obeya en combineer je die tot een indrukwekkende muur. Door kleuren en vormen al in de achtergrond te verwerken, wordt het geheel meer dan een verzameling post-its.
Tot slot, het gebruik van een obeya is niet een eenmalige exercitie: het is een nieuwe werkwijze die je verankert in je organisatie. Een goed begin is dus het halve werk. Hier vertellen we je meer over hoe wij dat aanpakken.
Lees ook: 3 voordelen van werken met Obeya
