Focus op de klant
De zorgsector is behoorlijk risicomijdend. Ook niet zo gek natuurlijk, het gaat wel over mensen. Het is spannend om te experimenteren en los te laten wat je jarenlang hebt gedaan. Neem bijvoorbeeld langetermijnplannen. Als manager in de zorg werd ik getraind in strategische personeelsplanning. Welke mensen met welke competenties heb je de komende jaren nodig? Dat vond ik super ingewikkeld en bovendien niet zinvol, maar ik moest wél een plan maken. In de zorg is zo veel wet- en regelgeving waar je je aan moet houden, dat die de focus op de klant weleens verdrukt. Bovendien krijg je vaak financiering op basis van je plannen. Natuurlijk is het nodig doelen te stellen, maar laten we loslaten dat plannen altijd op een bepaalde manier moeten en proberen aan te sluiten bij de klant. Er is ook veel onderaannemerschap in de zorg, waarbij het gaat over wie wat betaalt in plaats van over een gezamenlijke resultaatafspraak voor de klant. Het zou prachtig zijn als we meer in samenwerking gaan denken en minder in contracten.
Eigenaarschap bij het team én de klant
Eigenaarschap in de zorg heeft twee kanten. Ten eerste zijn zelforganiserende teams in opkomst. Hoe zorg je er nu voor dat het eigenaarschap echt bij het team ligt? Ten tweede ligt eigenaarschap niet alleen bij het team, maar ook bij de patiënt, je klant. De klant zit steeds vaker met de zorgverleners om tafel en dat is heel mooi. De plannen zijn transparanter en je kunt bijvoorbeeld familie of andere naastbetrokkenen uitnodigen mee te kijken. Zo wordt de behandeling meer van de klant zelf. Het eigenaarschap bij de klant houden blijkt in de zorg best spannend te zijn. Nu neemt vaak de behandelaar het voortouw in behandelplanbesprekingen. Maar hoe tof zou het zijn als je hiervan een soort retrospective maakt waarbij je visueel inzichtelijk maakt wat er is gedaan, wat er gaat gebeuren en waar problemen zitten? Dan ga je meer mee in het ritme van de klant.
Multidisciplinaire teams zorgen voor wendbaarheid
Binnen de zorg is de balans lastig tussen resultaten behalen enerzijds en voldoende tijd en aandacht aan klanten (cliënten) kunnen besteden anderzijds. Het tijdschrijven heeft – gelukkig – plaatsgemaakt voor resultaatgestuurd werken. Maar hoe doe je dat nu goed? Steeds vaker gaan we uit van een holistisch perspectief. Dat vraagt om een goede samenwerking tussen verschillende expertises. Je hebt multidisciplinaire teams nodig en een goede ketensamenwerking om de juiste zorg te kunnen bieden. En misschien wel het belangrijkste: vertrouwen. Ook hier komt eigenaarschap om de hoek kijken. Er moet een helder kader zijn om in tijden van crisis snel te kunnen handelen en te vertrouwen op elkaars competenties. Een snel besluitvormingsproces is belangrijk, want je kunt niet steeds op toestemming wachten van je manager.
Starten met Agile in de zorg
Wie in de zorg wil starten met Agile werken kan in korte tijd winst behalen door:
– Werkzaamheden visueel te maken: gebruik bijvoorbeeld een bord waarop de taken staan, per dag, per week en per maand. Welke taken moeten er gebeuren en wie is daar verantwoordelijk voor? Door dit visueel inzichtelijk te maken krijg je focus als team. Je komt in een flow en hoeft niet eindeloos te praten over lijstjes en documenten. Lang moeten (bij)praten weerhoudt je ervan snel te kunnen inspelen op wat het moment vraagt. Je ziet op het bord in één oogopslag hoe je je ervoor staat. Ook als je elkaar niet iedere dag ziet, wat veel gebeurt in de zorg. Het geeft bovendien plezier en energie aan je team als je samen ziet wat je hebt bereikt. En ontstaat er een probleem, dan heb je dat snel boven water. Je kunt dan meteen bedenken wat je eraan gaat doen en wie dat gaat doen.
– Retrospectives: retrospectives zijn momenten van reflectie op bijvoorbeeld het proces of op de samenwerking als team. Het is niet realistisch te verwachten in de zorg dat iedereen altijd tegelijk aanwezig is, maar dat moment van reflectie is wel heel belangrijk. Er is altijd tijd te kort en dan is het belangrijk hier een ritme in te hebben, dus plan dat moment structureel in.
Meet up en congres over Agile in de zorg
Ook in de zorg is een verandering van mindset de belangrijkste voorwaarde om Agile te gaan werken. Zet de klant centraal en vraag je steeds af hoe je waarde kunt leveren. Voelen jij en je team je veilig genoeg om te experimenteren? Dat hoeft niet meteen organisatiebreed en groots, maar kan ook in een klein scrumproject waarvan je het probleem kent, maar de oplossing nog niet. Er is zo veel mogelijk! Hoe doet jouw zorgorganisatie dat? Hebben jullie al stappen op het Agile vlak gezet en waar lopen jullie tegenaan? Wat gaat super goed? Wij horen het heel graag!
