Steeds meer HR afdelingen zijn op zoek naar manieren om sneller en effectiever in te kunnen spelen op de snel veranderende behoefte van de (interne) klant. De ontwikkeling van een wendbare organisatie valt of staat met de betrokkenheid van HR. Maar hoe ziet Agile HR er eigenlijk uit in de praktijk?
In ons boek ‘Agile HR: de (on)misbare rol van HR in wendbare organisaties’ onderscheiden we 4 belangrijke niveaus waarop Agile HR een bijdrage levert aan wendbaarheid.
- Organisatie. HR levert een bijdrage aan de transformatie van mens en organisatie
- HR afdeling. Als afdeling omarmt HR wendbare manieren van werken
- Teams. Zelforganiserende teams nemen HR-verantwoordelijkheden op zich
- HR instrumenten. Traditionele HR-processen ontwerpen we opnieuw om aan te sluiten bij een kort-cyclische omgeving
Het ontwikkelen van wendbaarheid met en vanuit HR speelt zich op elk niveau af. De uitdagingen van de organisatie bepalen op welk niveau de meeste nadruk komt te liggen en welke interventies het meest betekenisvol zijn.
Agile HR in detail
Wat ons betreft heeft HR een cruciale rol in het doen slagen van een agile transformatie. Geen andere afdeling die over zoveel kennis en kunde van mens en systeem beschikt. Het is hierom dan ook belangrijk dat HR vroegtijdig in dit proces betrokken wordt, dan wel zelf proactief aansluit.
HR speelt in op de snel veranderende behoefte van de klant (medewerker en manager). Dit vraagt om een strategische focus op je mensen (zij zijn immers je organisatie) en tactische aanpassing van je HR instrumentarium. Zo biedt je met agile belonen ruimte voor testen en leren, en brengt een agile functiehuis meer ruimte voor ontwikkeling in de breedte.
Het vraagt van HR dat zij kan adviseren over – en activeren van agility op onderwerpen als leiderschap, talentontwikkeling, recruitment en de samenstelling van onze teams.
Zoals eerder gezegd speelt het ontwikkelen van wendbaarheid met en vanuit HR zich op vier niveaus af.
- Organisatie (niveau)
HR levert een bijdrage aan de transformatie van mens en organisatie
Welke transformatie aanpak jouw organisatie ook kiest, de rol van HR-professionals is cruciaal. Zowel bij de praktische ondersteuning van teams en managers en het wegnemen van weerstand, als bij het scheppen van belangrijke randvoorwaarden voor wendbaar werken, zoals vrij verkeer van talent. Dit vraagt lef en biedt een mooie kans om HR meer strategisch neer te zetten. Hierin is HR analytics een vereiste, om de strategische keuzes direct te kunnen testen.
HR zorgt voor de verbinding tussen de strategische doelen van de organisatie en het menselijk potentieel om dit te verwezenlijken. Met als doel zo veel mogelijk klantwaarde te creëren.
Binnen Agile HR onderzoeken we de verschillende agile organisatie modellen, ontdekken we wat dit betekent voor cultuur en leiderschap, organiseren langs waardestromen en samenstellen van stabiele teams.
- HR afdeling
Als afdeling omarmt HR wendbare manieren van werken
“Verbeter de wereld, begin bij jezelf!”
Door als HR zelf alvast een aantal agile technieken en werkwijzen eigen te maken, ongeacht wat de rest van de organisatie doet, kun je sneller reageren op kansen en problemen in de organisatie en waardevolle resultaten behalen. En met die nieuwe manier van werken, kun je anderen weer inspireren.
HR is niet langer de handhaver van de ‘hark’ en het functiehuis, maar helpt in de rol van coach en kartrekker om naar een agile organisatie en agile mindset te groeien. Agile teams vragen om een HR-afdeling die snel en kortcyclisch kan leveren. Hiervoor is nodig dat HR zelf ook transparant en kortcyclisch werkt met wendbare raamwerken als Scrum, Kanban en Agile Portfolio Management. Door goed te prioriteren en iteratief te werken, kan HR snel(er) waarde creëren.
Een geschikte manier voor prioriteren is Agile Portfolio Management. Bij het inzetten daarvan, blijkt een HR-afdeling vaak te veel prioriteiten en projecten te hebben. Het maken van slimme keuzes vergroot de wendbaarheid van het HR-team. Uiteindelijk ontstaat een situatie voor HR waarin iedereen op hoofdlijnen van elkaars projecten op de hoogte is, snel besluiten kan nemen en daardoor tijdig kan bijsturen.
“Toen vanuit de teams de behoefte groeide om de samenwerking anders te organiseren, zijn we gaan experimenteren met Agile Portfolio Management. We zijn nu een jaar verder en de professionals geven aan meer inzicht te hebben in elkaars werk, met meer energie te overleggen en elkaar makkelijker te vinden. De teams leren HR-instrumenten en activiteiten steeds beter te verbinden aan de strategische doelen. En het gevoel daar samen verantwoordelijk voor te zijn, groeit. De kortcyclische feedback zet aan tot afspraken die nu waarde toevoegen in plaats van verlammende discussies over lange termijn personeelsplannen.” – Farid el Baktit, Manager HR bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
- Teams (niveau)
Ondersteunen van stabiele teams
Agile HR draagt bij aan de zelforganisatie van teams. De teams zijn zo in staat beslissingen en eigenaarschap te nemen over hun werk. Met de groei van het aantal stabiele, multidisciplinaire teams in de business, ontstaat de vraag welke R-verantwoordelijkheden zij krijgen. Gaan zij ook beloning, leren & ontwikkelen en recruitment zelf organiseren? Als de teams dat doen, heeft dat een belangrijke impact op de rol van HR. Dit is een voorbeeld van de manier waarop Transavia dit heeft opgelost in het geval van recruitment:
“Onze zelforganiserende teams in de business zijn nauw betrokken bij het recruitmentproces. Vaak neemt iemand uit het team met de rol van ‘coach’ of ‘coördinator’ het initiatief om te werven. Sollicitatiegesprekken gebeuren met de teamleden, aangevuld door iemand die de rol van HR-support vervult. De persoon in deze rol bedient een aantal teams tegelijk.” – Daan Noordeloos, Circle Lead Organizational Development, Transavia
In het algemeen ligt er de kans voor HR om heldere HR-kaders te formuleren, het niveau van agile werken en denken binnen teams te stimuleren en te meten en daarbij leiders zo te trainen en te ontwikkelen dat ze de stabiele teams ondersteunen en beschermen.
Naast dat HR de rol heeft om teams en hun samenwerking te versterken, heeft HR ook de rol om de juiste talenten aan te trekken, behouden en ontwikkelen. Denk aan het in lijn brengen van de employer branding met de waarden en overtuigingen van de organisatie, waardoor de juiste talenten zich aangesproken voelen. Maar ook helderheid scheppen over rollen en taken en het in kaart brengen welke skills en competenties noodzakelijk zijn om succesvol te zijn. Door hierop vervolgens te selecteren en ontwikkelen kom je tot de verschillende verantwoordelijkheden van deze HR-rol. Kort gezegd betekent dit dat HR alles in het werk stelt om individuen te laten ‘bloeien’.
Een belangrijk kenmerk die bepalend is voor de bloei van individuen binnen Agile organisaties, is de Learning Agility. Learning Agility meet of iemand het potentieel in zich heeft om zich dingen snel eigen te maken. In een snel veranderende, onzekere en complexe context, is het van belang dat individuen niet terugdeinzen voor experimenteren, plezier halen uit complexe dingen ontrafelen, constructief zijn naar zichzelf en anderen, van hen leren en zelfverzekerd en gedreven zijn om resultaten te behalen.
Wij ondersteunen HR bij het bepalen van de juiste profielen en hoe je de ontwikkeling van individuen vormgeeft op het gebied van wendbaarheid. Daarnaast helpen we bij het ontwikkelen van het HR-instrumentarium (zoals werving en selectie, maar ook performance management, coaching en opleiding), zodat deze aansluit bij de ontwikkeling van medewerkers.
- HR instrumenten
Het (her)uitvinden van HR-instrumenten
Diverse organisaties experimenteren met nieuwe HR-instrumenten, zoals apps waarmee collega’s elkaar direct feedback geven, verzuimbestrijding op basis van HR-analytics en recruitment via aanbevelingen op sociale netwerken.
Agile HR vernieuwt HR-instrumenten om een teamgerichte, wendbare organisatie te laten groeien. En met elk nieuw instrument, verdwijnen er oude.
Organize Agile verleent advies en ondersteuning bij het vernieuwen van HR-instrumenten. Bijvoorbeeld over de onderwerpen:
- Functioneren en beoordelen
Bij een kort-cyclische wereld hoort een nieuwe vorm van performance management, met een minder formele gespreksvorm en sneller ingrijpen bij disfunctioneren. - Klantwaarde
Traditionele HR-processen ontwerpen we opnieuw om aan te sluiten bij de kortcyclische omgeving van de klant (leidinggevende en medewerker) - Ontwikkelen
Zeker bij zelforganiserende teams zijn vaardigheden in aanspreken, feedback en feedforward belangrijk. HR kan hierin ondersteunen en coachen met behulp van Agile ontwikkelinstrumenten. - Strategische personeelsplanning
Het komen tot zo’n planning is een moeizaam proces, met beperkt resultaat. Een agile oplossing hiervoor is bijvoorbeeld HR Big Room Planning. Hierbij zijn teams aan zet om hun behoefte aan talent en vaardigheden te delen en samen te plannen voor de komende periode. - Recruitment
Op dit onderwerp zien we een spanning tussen hiring managers en (interne) recruiters. Door de samenwerking tussen deze partijen te verbeteren -en het proces slim in te richten met Kanban en technieken uit Scrum- komen de belangrijkste kandidaten sneller binnen. Uiteraard is de stap daarna om pre- en onboarding te verbeteren met agile tools en technieken. - Functies en rollen
Om wendbaarheid te vergroten en T-shaped people te stimuleren is een wendbaar functiehuis met rollen nodig. Lees vast onze 5 tips voor een Agile functiehuis blog.
Verder lezen
- Aan de slag met Agile HR?
- Agile HR Boek
- State of Agile HR
- 5 tips voor een agile functiehuis
- 8 lessen voor een wendbaar HR o.b.v. State of Agile HR rapport
- Video over Agile HR bij BSH Nederland
- Agile topvrouwen met Janine Vos, CHRO bij Rabobank
- Blog over Zelforganisatie – De rol van management en HR + het nieuwe belonen
