In deze casus beschrijven we hoe we te werk zijn gegaan en welke voorwaarden bijdroegen aan het succes van de aanpak. Willemijn Dijk, Agile Coach bij Organize Agile, vertelt over de aanpak.
Tijd voor een nieuwe aanpak
Ondanks de inspanningen om de jarenlange overlast in de buurt tegen te gaan, en de ontwikkeling van de campus Hoogvliet, met VO-scholen, woningen, sporthal en Art Studio, direct naast de wijk, bleef de Lampreibuurt een zware onvoldoende scoren op leefbaarheid ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Het werd daarom tijd voor een nieuwe aanpak.
De Gemeente Rotterdam sprak de wens uit voor een onorthodoxe aanpak. Een integraal team dat middels een Agile werkwijze, veerkrachtig handelt, prioriteert, focus houdt, van buiten naar binnen werkt en zo continu concrete en zichtbare waarde voor bewoners oplevert. Daarop stelden zij eind 2020 een integraal team samen met Scrum als best passende werkwijze om deze wijkaanpak op een wendbare manier vorm te geven. Dit team heeft als opdracht een antwoord te vinden op de complexe vraagstukken rond de leefbaarheid, veiligheid en zelfredzaamheid van de bewoners.
Dit multidisciplinaire scrum team bestaat, voor het eerst, naast de teamleden uit de verschillende gemeentelijke clusters (Stadsontwikkeling, Stadsbeheer, Werk & Inkomen, Maatschappelijke Ontwikkeling, Gebiedsorganisatie en Directie Veilig) ook uit vertegenwoordiging vanuit de Politie en woningcorporatie Vestia.
Verder werd gezorgd voor een nauwe samenwerking met voor de wijk belangrijke stakeholders zoals de eigenaar van het partycentrum de Flamingo, die naast een feestlocatie ook een belangrijke maatschappelijke rol speelt in de wijk. Daarnaast werden ook verschillende welzijnspartijen en actieve bewoners betrokken. Zelf vervulde ik de rol van Scrum Master en begeleidde ik het team op deze ontdekkingstocht.
“Al vanaf het begin zat er heel veel energie in het team. Daardoor heeft het team meteen mooie resultaten weten te boeken, de aanpak met scrum heeft hier zeker aan bijgedragen. Het team kon actief inspelen op de actualiteit, en schakelde snel als nieuwe mogelijkheden zich voor deden.”
Concerndirecteur Bestuurs- en Concernondersteuning, Ahmed Kansouh.
Hoe begin je met zo’n wendbare wijkaanpak?
Het is 5 november wanneer ik voor het eerst kennis maak met de teamleden van de integrale aanpak in de Lampreibuurt. De huidige Corona-maatregelen zorgen ervoor dat we met elkaar afspreken in Teams. Ik tel negen vakjes in het scherm, we zijn met een aardig grote groep. We maken persoonlijk kennis. Dat vind ik belangrijk, omdat je toch een poosje met elkaar gaat optrekken. Zeker ook omdat je niet voltijd samenwerkt, helpt het om te weten met wie je te maken hebt.
Met hulp van Mural konden we er een echte werksessie van maken. Met dit software programma brachten we de doelen en ambities in beeld. Eline Seijbel, wijkmanager Hoogvliet Zuid en gebiedsaccounthouder Hoogvliet, had de rol van product owner en trapte af met een inspirerende doorkijk op wat ze wil bereiken voor de wijk. Tijdens deze kick-off sessie en kennismaking wordt door het team razendsnel een teamnaam; LampreiBeter en een gezamenlijk doel geformuleerd, de zogeheten teamstory. Hieruit rollen drie duidelijke ambities:
- De bewoners hebben stappen gemaakt in hun zelfredzaamheid
- Er is een zichtbare verbetering in de fysieke omgeving van de wijk
- De overlast (bedreigingen en intimidaties) in de buitenruimte zijn afgenomen (dit is gemeten)
Het uiteindelijke doel van het LampreiBeter team is de leefbaarheid van de Lampreibuurt vergroten. Dit zodat de mensen weer fijn en beter kunnen wonen en hun perspectief, zowel individueel als gemeenschap, verbreed wordt.
Ik help het team vervolgens om de ambities te vertalen naar de product backlog die als werkvoorraad geldt. Daarmee is het team klaar om echt van start te gaan.
Online meeting team LampreiBeter
Hoe zag die samenwerking er in de praktijk uit?
Het werk van de product backlog werd door het team in 4-weekse sprints gerealiseerd. Tussendoor vindt 2 keer per week een stand-up plaats om te kijken of sprint doelen gerealiseerd kunnen worden of dat zich onverwachte knelpunten voordoen. Na afloop van de sprint vindt een review plaats: het team levert op waar ze aan gewerkt heeft en de stakeholders en belanghebbenden, zoals bijvoorbeeld de eigenaresse van een buurthuis, agenten, handhavers, actieve bewoners en de gebiedsdirecteur van Hoogvliet, geven feedback om zo continu te toetsen of het team waarde heeft geleverd, zo nodig te verbeteren en consequent samen op te trekken.
Het team blikt tot slot terug op de afgelopen sprint, het proces en de samenwerking tijdens de retrospective om zo de samenwerking te verbeteren. Vervolgens wordt het nieuwe werk voor de volgende 4 werken gepland op basis van urgentie en waarde tijdens de sprintplanning.
Mijn rol was om het team te begeleiden bij deze stappen, hen te coachen op waarde gerichter kijken naar hun werk, sterker te worden als team, te leren prioriteren en focus te houden. Maar ook om Eline als Product Owner te begeleiden in haar rol bij het prioriteren van de Product Backlog en het stakeholdermanagement. Om te zorgen dat dit team kon blijven doorgaan met deze manier van werken zijn Eline en ik halverwege gesprekken gaan voeren met potentiële interne Scrum Masters. Ik vond het belangrijk bij deze gesprekken aanwezig te zijn om zowel goed kennis te kunnen maken met mijn opvolger als ook voor een zorgvuldige overdracht en schaduw coaching te kunnen faciliteren.
“Het was voor mij totaal nieuw, maar wat een fijne manier van werken! Mede door de goede start met begeleiding van Willemijn waren we vanaf dag 1 een team en werkten we samen aan de verbetering van de buurt. Niet de organisatie of afdeling waar we werken is belangrijk, maar het gezamenlijke resultaat. “
Product Owner team LampreiBeter, Eline Seijbel.
Wat is volgens jou de kracht van de werkwijze?
Ik denk dat dat een combinatie van factoren is. Zowel in de werkwijze die aanzet tot een andere kijk op werk en resultaten als de samenstelling van het team.
- Het werken met ceremonies en sprints dwong het team vooraf al keuzes te maken en focus te houden.
De bekende quote van Henrik Kniberg ‘Stop starting, start finishing’ werd hun mantra. Door het kortcyclisch werken is zij in staat snel te schakelen en acties te ondernemen die direct bijdragen aan het oplossen van de opgave. Men leert continu te switchen tussen kort en lang termijn. - Het kortcyclisch feedback ophalen bij de eindgebruiker (bewoner/stakeholders) maakt dat ze leren denken in eindproducten.
Wat is nu van waarde voor de bewoner? We kunnen een communicatieplan schrijven, maar wat merkt de bewoner hier nu eigenlijk van? - Het team leert steeds meer te experimenteren.
Elke sprint wordt er een hypothese gesteld die zo snel mogelijk getoetst wordt. Is de meldingsbereidheid laag omdat men angstig is? Laten we flyers door de brievenbus doen met een anonieme QR code om dit te onderzoeken. Is er een taalbarrière? Laten we inschrijvingsdagen voor gratis taallessen organiseren. Continu daagt het team elkaar uit te denken vanuit de bewoner. Wat leeft daar, wat wensen zij en waar helpen wij hen echt mee? - De uiteindelijke slagkracht van het team zit hem natuurlijk ook in de multidisciplinariteit.
Stond de Buurtstudio onder water? Dan kon deze lekkage meteen vanuit de gemeente gerepareerd worden. Was er overlast door hangjongeren? De Politie was meteen in staat om extra camera’s op te hangen. Omdat het mandaat en de beslissingsbevoegdheid echt bij het team ligt kan er razendsnel gehandeld worden. Corona-bus, taallessen, handhaving opschroeven, er waren directe lijnen. De toevoeging van Sandra, de wijknetwerker van Hoogvliet, was ook van onschatbare waarde. Doordat zij elke week een ronde door de buurt maakt bracht ze verhalen van de straat naar het team. Daarmee wakkerde ze drive van het team alleen maar verder aan. - Een mooi neveneffect tot slot: de bevlogenheid werkt ook op andere collega’s enorm aanstekelijk.
Iedereen kijkt uit naar de maandelijkse review van dit team om te zien wat ze deze maand gepresteerd hebben en tegelijkertijd een glimp mee te krijgen van de bruisende energie die er binnen het team heerst.
‘’Wat mooi is te ervaren is dat deze manier van werken veel meer plezier, passie, creativiteit en teamspirit heeft gerealiseerd. Niet alleen ben je als teamlid betrokken bij iets heel tastbaars, waardoor je tijdens de reviews ook echt iets kon laten zien, je wordt ook ineens gevraagd na te denken over de hele reis in plaats van een enkele stappen. Er is meer kruisbestuiving, meer creativiteit en ik ben in korte tijd echt heel hecht geworden met mijn mede teamleden’’
Teamlid Francis Bousselmame.
Hoe ga je om met een agile team in Corona tijd?
Het ‘Lamprei Beter’ team zorgt door haar multidisciplinariteit en manier van werken voor een verbeterde verbinding tussen de verschillende clusters en belanghebbenden met als al resultaat ook beter aansluitende oplossingen voor de buurt.
Het niet fysiek bij elkaar zijn was echter een groot gemis. Niet alleen werd er een extra beroep gedaan op de digitale vaardigheden van de teamleden, het in contact komen met de bewoners was ook een extra opgave. Eline pakte dit als Product Owner goed op en coachte haar team waar nodig om digitaal mee te kunnen doen. De reviews vonden en vinden digitaal plaats waarbij de teamleden altijd iets visueels voorbereiden, een presentatie, poster, filmpje etc. Veel communicatie werd digitaal via social media kanalen gedaan richting de bewoners. Het team koos er echter wel bewust voor de inloopspreekuren voor de bewoners in de Flamingo fysiek door te laten gaan om zo toch ook fysiek bereikbaar te blijven voor de bewoners.
Met de voeten in de klei
Toen het team startte, was Sandra, de wijknetwerker van Hoogvliet nog slechts een stakeholder. Al snel merkte het team dat zij een ontzettend belangrijke speler was en dat zij ook aan voorkant van het proces nodig was. Na de tweede sprint werd het team, tot vreugde van iedereen, verrijkt door Sandra’s deelname. Zij had als netwerker goede relaties met de bewoners. Haar soms verdrietige persoonlijke verhalen vanuit de buurt brachten de teamleden meer beeld van en gevoel bij de buurt. Zij is de spreekbuis en wist waar de grootste pijn lag. Wekelijks doet Sandra een ronde door de buurt. Zij spreekt met de bewoners lokale ondernemers en de politie / handhavers. Ontzettend waardevol voor het team om iemand te hebben die echt de voeten in de klei heeft en weet waar het lekt en dus wat van waarde en dus succes is.
Kun je voorbeelden geven van de successen van dit team?
Er zit veel energie op deze aanpak, voornamelijk omdat de successen elkaar in rap tempo opvolgen. Zo wordt er een nieuwsbrief visueel ontworpen om bewoners beter te informeren. Het team organiseert een buurtdag waarbij oude spullen kunnen worden ingeleverd bij een pop-up milieupark en de bewoners samen klussen en schoonmaken. Ook kunnen de buurtbewoners zich tijdens deze dag vrijwillig aanmelden voor taallessen, zijn er workshops voor ouders en tal van spelactiviteiten voor de kinderen.
De multidisciplinariteit van de teamleden draagt bij aan het snelle succes van de aanpak. Men zit dichter bij de uitvoering. waardoor sneller gehandeld kan worden. Je komt er veel sneller achter wat er al in de wijk gebeurd. Denk bijvoorbeeld aan aanwezig zijn bij het uitdelen van de voedselpakketten uitdelen om zo een praatje te maken met de bewoners.
Voorbeeld nieuwsbrief met iedere maand iemand in de ‘spotlights’ leuke activiteiten en evenementen.
“Een integrale samenwerking in de Lampreibuurt is de basis voor een geslaagd einddoel. Doordat alle kennis snel en makkelijk te vinden is, creëren we sneller oplossingen of passende maatregelen voor de gevonden problemen en uitdagingen. Hierdoor hebben we een positieve impact op de leefbaarheid en veiligheid in de wijk en haar bewoners.”
Teamlid Annelijn Boender.
Struikelblokken
In het begin was het team nog niet zo multidisciplinair als dat het nu is. Vanaf het begin was er wel externe vertegenwoordiging vanuit de Politie, maar miste het zoals eerder genoemd de daadwerkelijke slagkracht om direct te kunnen acteren. Door de wijknetwerker toe te voegen aan het team, kon het team de oplossingen van begin tot eind realiseren, zonder afhankelijkheden van derden.
Een groter struikelblok was de beperkte tijd die de teamleden voor dit traject hadden. Men is dit er tot op heden naast aan het doen, wat maakte dat het vaak versnipperde uurtjes waren en het ook kwetsbaar was voor andere planningen en prioriteiten.
Do’s & Don’ts voor een wendbare wijkaanpak
Do’s
- Nodig zowel de bewoners als ook de invloedrijke stakeholders consequent uit voor de review. Het is slechts 30 minuten maar is heel bepalend voor het draagvlak en het snel kunnen acteren.
- Ga buiten de taakomschrijvingen van je eigen functieprofiel als dit nodig is. Geen ‘ja maar dat staat niet in mijn functieomschrijving’. Zorg dus ook dat dit organisatorisch goed geregeld is en men hier erkenning voor krijgt.
- Bouw als gemeente meer ruimte in voor het oppakken van dit soort initiatieven.
- Zorg dat het team écht multidisciplinair is. Zowel intern als extern vertegenwoordigd.
- Leg de autonomie en het eigenaarschap zo laag mogelijk. Dit bevordert de betrokkenheid en slagkracht van het team.
Dont’s
- Wees niet te gefocused op vertegenwoordiging vanuit iedere afdeling maar zoek juist die pitbull met lef en passie voor het vraagstuk en met een missie de wijk/ buurt ook duurzaam te verbeteren.
- Laat mensen dergelijke opgaven niet naast hun reguliere werk doen. Dit leidt niet alleen tot het rationeel kiezen voor het werk waar ze op beoordeeld worden maar zorgt er ook voor dat men veel werkdruk en een gebrek aan focus en daadkracht ervaart.
Wat hoop jij dat andere gemeenten leren van deze wendbare wijkaanpak?
Wijkgericht werken is steeds meer een hot item binnen de overheid aan het worden. De vraag is echter waar deze opgave belegd gaat worden. Binnen een directie of juist (organisatie)overstijgend? Durven organisaties het aan echt te investeren en mensen voor langere tijd vrij te maken of moeten deze mensen het er naast blijven doen? Het belangrijkste is dat er een duurzame aandacht uitgaat naar buurten en wijken en niet alleen wanneer zich hier problemen voordoen. Er zijn geen quick fixes voor dergelijke complexe opgaven. Alleen duurzaam bouwen aan de kracht van de wijk met een dedicated en multidisciplinair team werkt. Vergeet vooral niet juist de nadruk te leggen op de potentie en eigenheid van de wijk en haar bewoners centraal te stellen. Want daar doe je het uiteindelijk voor.
Team LampreiBeter
